2.      Assistente de reprografia

Visão geral do posto

Sob a supervisão do Técnico Superior de Conferências, o Técnico de Reprografia/Documentação da CEDEAO desempenha um papel fundamental  como responsável pela supervisão das funções de reprografia e documentação dentro da organização e pela supervisão dos assistentes reprografia. Este cargo incluia gestão da produção e dos materiais impressos, garantindo a operação e manutenção eficientes de equipamentos de reprografia, e supervisionando o processo de documentação para manter os elevados padrões de qualidade e precisão. O titular do cargo também desempenha um papel crítico no desenvolvimento e implementação de políticas e procedimentos de gestão de documentos institucionais. De igual modo  também deve ser capaz de realizar formação prática  em equipamentos de reprografia, desenvolver TDR para formações relevantes e fornecer especificações técnicas para os equipamentos e programas informáticos de reprografia. Deverá também elaborar planos de confidencialidade de documentos, assistir nas assinaturas eletrónicas e outras áreas relevantes relacionadas com a proteção e inviolabilidade dos documentos.

Funções e responsabilidades

·       Usar e monitorizar o cumprimento com as normas gráficas institucionais da  CEDEAO para todas as correspondências e meios de comunicação relevantes.

·       Trabalhar com os Redactores, Terminólogos e outros funcionários relevantes do DCP para produzir o Guia de Estilos da Comissão.

·       Acompanhar  a operação e manutenção de todos os equipamentos, incluindo fotocopiadoras, impressoras e scanners.

·       Assegurar a produção de materiais impressos de alta qualidade, como relatórios, manuais e apresentações.

·       Monitorizar o processo de documentação, garantindo que os documentos são produzidos, arquivados e facilmente recuperáveis.

·       Implementar e manter medidas de segurança de documentos para proteger informações confidenciais.

·       Liderar os esforços de digitalização para armazenamento eletrónico e distribuição de documentos.

·       Supervisionar e fornecer orientação para o pessoal da reprografia e documentação.

·       Realizar/recomendar sessões de formação para melhorar as competências e o conhecimento dos membros da equipa.

·       Acompanhar  o desempenho da equipa e dar o feedback para uma melhoria contínua.

·       Desenvolver e implementar políticas e procedimentos para a gestão de reprografia e documentação.

·       Assegurar a conformidade com as normas da CEDEAO.

·       Rever e melhorar continuamente os processos de documentação para melhorar a eficiência e a qualidade.

·       Responder a pedidos de serviços de reprografia e documentação de vários departamentos, respeitando os canais aprovados de receção e envio.

·       Dar aconselhamento especializado e apoio ao pessoal sobre o uso de equipamentos e práticas de documentação.

·       Lidar com questões e resolver problemas relacionados com serviços de reprografia e documentação.

·       Acompanhar  a utilização de equipamentos e tecnologias da reprografia  garantir a reprodução confidencial de documentos, enquanto também fiscaliza o cumprimento com as  políticas e procedimentos internos.

·       Acompanha regularmente os níveis de aprovisionamento de materiais e equipamentos de reprografia para garantir a disponibilidade contínua para as necessidades de reprodução de documentos.

·       Gerir e garantir a conformidade com os requisitos de licenciamento de direitos de autor para documentos e materiais copiados.

• Dar apoio ocasional fora do horario de expediente.
• Exercer quaisquer outros deveres que possam ser necessários periodicamente.

HABILITAÇÕES LITERÁRIAS E EXPERIÊNCIA

·       Pelo menos licenciatura ou equivalente) em Gestão da Informação, Secretariado, Administração de Empresas, Ciências da Biblioteca, Gestão de Dados de Tecnologia da Informação, Administração Pública ou uma área semelhante de uma universidade de prestígio reconhecido.

·       Formação avançada ou certificação em sistemas de reprografia e gestão documental é uma vantagem adicional.

·       Cinco (5) anos de experiência profissional como responsável em serviços de reprografia, gestão de documentos e supervisão de projetos.

• Compreensão comprovada das melhores práticas e tendências atuais no planeamento dentro da indústria de reprografia e documentação.
• Conhecimento demonstrado das regras e regulamentos regionais da CEDEAO relacionados com reprografia e documentação.
• Experiência comprovada no desenvolvimento e fornecimento de programas de formação ou sessões educativas relacionadas com reprografia e documentação.
• A experiência profissional numa organização internacional é uma vantagem adicional.

·       Capacidade de aproveitar eficazmente a IA para melhorar a consistência e a padronização e para qualquer outra aplicação relevante para o campo.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos 

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

• Capacidade de persuadir/influenciar terceiros a analisar um determinado ponto de vista, adotar uma nova ideia ou implementar novos métodos e abordagens.
• Capacidade de liderar uma equipa de estagiários/funcionários com menos experiência e incutir um espírito de trabalho em equipa para envolver os funcionários e alcançar um conjunto definido de tarefas.
• Capacidade de respeitar a cadeia de hierárquica de modo adequado.
• Capacidade de resolver desafios com o mínimo de orientação e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação.
• Capacidade de utilizar o Código de Ética para gerir a si próprio, a terceiros, gerir informação e os recursos.
• Capacidade de orientar os terceiros e criar circuitos de retorno com superiores, colegas e subordinados para construir relações de trabalho robustas e melhorar o desempenho.
• Contribuir para a manutenção dos objetivos e padrões de desempenho da unidade.
• Competências interpessoais com a capacidade de manter um cliente informado sobre o progresso ou retrocessos em projetos de relevância para os prazos, qualidade e quantidade.
• Capacidade de interagir proativamente com os clientes e construir relações de confiança fortes  com base no respeito mútuo e contacto regulares.
• A capacidade de estabelecer e manter a credibilidade profissional com os clientes/partes interessadas de modo a se antecipar as suas necessidades atenuar os problemas e equilibrar cuidadosamente as obrigações profissionais com a necessidade de ser sensível e atento às suas necessidades.
• Capacidade de aconselhar, consultar e orientar outros sobre assuntos relacionados com responsabilidades funcionais atribuídas e padrões estabelecidos de serviço ao cliente .
• Demonstrar respeito pelas diferenças culturais, equidade e capacidade de se relacionar bem com pessoas de origens , nacionalidade, genero, etnia, raça e religião diferentes.
• Compreensão de visões culturais diversas especialmente na África Ocidental, com sensibilidade às diferenças de grupo; capacidade de destinguir os preconceitos e praticar tolerância e empatia.
• Capacidade de ouvir ativamente, considerar as preocupações das pessoas e aplicar bom senso, tato e diplomacia.
• Capacidade de trabalhar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que beneficia de pontos fortes diversos que reúnem práticas inovadoras.
• Capacidade e responsabilidade de incorporar perspetivas de género e assegurar a participação igualitária de mulheres e homens em todas as áreas do trabalho.
• Capacidade de encorajar, promover e defender as pessoas de uma forma imparcial e transparente.
• Conhecimento das instituições, setores, programas e políticas da CEDEAO.
• Conhecimento dos requisitos operacionais internos da CEDEAO para os programas, projetos, serviços e sistemas necessários para realizar as tarefas  e atingir objetivos de desempenho.
• O conhecimento das regras e procedimentos da CEDEAO relacionadas com as suas responsabilidades e  capacidade de explicá-las claramente a tareceiros.
• Conhecimento da cultura da CEDEAO, estruturas e questões de desempenho e prioridades que afetam as suas funções.
• Conhecimento das tendências, indicadores, desafios e oportunidades de desenvolvimento dos Estados-Membros no que se refere ao projeto/programa atribuído ao cargo.
• Capacidade de estudar dados / informações de uma variedade de fontes, identificar anomalias, tendências e problemas, apresentar conclusões e fazer recomendações.
• Capacidade de dividir problemas ou processos em partes-chave para identificar e resolver falhas nos objetivos , garantia de qualidade, conformidade e desempenho da unidade.
• Conhecimento e capacidade de aplicar técnicas para gerar ideias criativas e novas abordagens para atingir objetivos.
• Capacidade de usar evidências e pesquisas para informar políticas e programas e identificar fontes de informação relevantes e adequadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou comités internos.
• Demonstrar proficiência informática operacional usando ferramentas apropriadas.
• Capacidade de fazer bom uso de gráficos e tabelas  apresentar dados numéricos de forma eficaz para a elaboração de  relatórios/propostas técnicas semi-complexas e editar/verificar modelos, cartas, etc.
• Capacidade de transmitir informação de forma clara e concisa de forma sucinta e organizada, quer de forma escrita como oral,
• Apresentar  competências interpessoais, fazer apresentações, expressar opiniões e debater ideias com outros de forma construtiva.
• Domínio das tecnologias de comunicação da informação (TIC).
• Domínio oral e escrito de uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês e português). O domínio de uma língua adicional será considerado como uma vantagem.
• Capacidade de E implementar um plano de ação individual para atingir objetivos específicos.
• Identificar, organizar e monitorizar tarefas para facilitar a execução.
• Capacidade de contribuir e/ou liderar projetos de acordo com padrões e técnicas de gestão de projetos aceites, para coordenar contribuições de outros para definir e cumprir prazos.
• Capacidade de organizar o trabalho, definir prioridades e trabalhar dentro de prazos, dando atenção a detalhes, partes interessadas, indicadores e riscos.
• Capacidade de identificar, recolher e avaliar indicadores para monitorizar o desempenho e tomar medidas proativas de ajustes, caso for necessário.