HIÉRARCHIQUE

2.      ASSISTANT(E) EN REPROGRAPHIE

APERÇU DU POSTE 

Sous la supervision du Chargé/de la Chargée principal(e) des conférences, le Chargé/la Chargée de la reprographie/documentation à la CEDEAO occupe un poste clé, consistant à superviser les fonctions de reprographie et de documentation au sein de l’organisation et à superviser les Assistants en reprographie. Ce poste implique la gestion de la production et des documents imprimés, en veillant au bon fonctionnement et à la maintenance du matériel de reprographie, et en supervisant le processus de documentation afin de maintenir des normes élevées de qualité et d’exactitude. Le/la titulaire du poste joue également un rôle essentiel dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques et procédures de gestion des documents de l’entreprise. Il/elle devrait également être en mesure de dispenser une formation pratique sur le matériel de reprographie standard, d’élaborer des Termes de référence pour les formations pertinentes et de fournir des spécifications techniques pour le matériel et les logiciels de reprographie. Il/elle doit également concevoir des plans de confidentialité des documents, fournir des avis sur les signatures électroniques et d’autres domaines pertinents liés à la protection et à l’inviolabilité des documents.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS 

·       Utiliser la Charte graphique de la CEDEAO et veiller à son respect dans l’ensemble de la correspondance et des médias pertinents.

·       Collaborer avec les rédacteurs de comptes rendus, les terminologues et les autres membres du personnel de la Division des conférences et du protocole concernés afin d’élaborer le guide de rédaction de la Commission.

·       Superviser le fonctionnement et la maintenance de tous les équipements de reprographie, notamment les photocopieurs, les imprimantes et les scanners.

·       Veiller à ce que la production de documents imprimés, tels que les rapports, les manuels et les présentations, soit de haute qualité.

·       Superviser le processus de traitement des documents, en veillant à ce qu’ils soient soigneusement produits, archivés et faciles à retrouver.

·       Mettre en œuvre les mesures de sécurité des documents et les maintenir afin de protéger les informations sensibles.

·       Piloter les efforts de numérisation en vue du stockage et de la diffusion des documents par voie électronique.

·       Superviser le personnel de reprographie et de documentation et lui fournir des orientations.

·       Organiser/recommander des séances de formation afin d’améliorer les compétences et les connaissances des membres de l’équipe.

·       Assurer le suivi des performances de l’équipe et fournir des rétroactions en vue d’une amélioration continue.

·       Élaborer des politiques et des procédures pour la gestion de la reprographie et des documents et les mettre en œuvre.

·       Veiller au respect des normes et règlements de la CEDEAO.

·       Passer en revue en permanence les processus de documentation et les améliorer afin d’accroître l’efficacité et la qualité.

·       Répondre aux demandes de services de reprographie et de documentation émanant de divers départements, tout en respectant les canaux de réception et d’envoi approuvés.

·       Fournir des avis d’expert et un soutien au personnel sur l’utilisation de l’équipement de reprographie et les pratiques de documentation.

·       Traiter les demandes et résoudre les problèmes liés aux services de reprographie et de documentation.

·       Contrôler l’utilisation du matériel et des technologies de reprographie afin de garantir la reproduction confidentielle des documents, tout en veillant au respect des politiques et procédures de l’organisation.

·       Contrôler à intervalles réguliers le niveau des stocks de fournitures et d’équipements de reprographie afin d’assurer une disponibilité permanente pour les besoins de reproduction des documents.

·       Gérer les exigences en matière de licences de droits d’auteur pour les documents et le matériel reproduits et veiller à leur respect.

·       Fournir une assistance occasionnelle en dehors des heures de travail.

• Effectuer toute autre tâche qui pourrait être requise de temps à autre.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un diplôme de Licence ou d’un diplôme équivalent en gestion de l’information, en administration de bureau, en administration des affaires, en bibliothéconomie, en gestion des données informatiques, en administration publique ou dans un domaine similaire, délivré par une université reconnue.

·       Avoir suivi une formation de niveau avancé ou obtenu un certificat dans le domaine de la reprographie et des systèmes de gestion des documents constitue un atout supplémentaire.

·       Justifier de cinq (5) années d’expérience assortie de responsabilité progressives dans le domaine des services de reprographie, de la gestion des documents et de la supervision de projets.

• Avoir une connaissance avérée des meilleures pratiques et des tendances actuelles en matière de planification dans l’industrie de la reprographie et de la documentation.
• Avoir une connaissance avérée des règles et réglementations régionales de la CEDEAO relatives à la reprographie et à la documentation.
• Jouir d’une expérience avérée dans l’élaboration et la mise en œuvre de programmes de formation ou de séances d’information en rapport avec la reprographie et la documentation.
• Avoir travaillé pour le compte d’une organisation internationale constitue un atout supplémentaire.

·       Être capable d’exploiter de manière efficace l’intelligence artificielle pour améliorer la cohérence et la normalisation et pour toute autre application pertinente dans le domaine.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

• Disposer d’une capacité avérée à persuader/influencer les autres afin de prendre en considération un point de vue donné, d’adopter une nouvelle idée ou de mettre en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques.
• Être apte à diriger une petite équipe de stagiaires/d’employés débutants et à lui insuffler un esprit d’équipe de manière à mobiliser les employés et à réaliser un ensemble bien défini d’activités.
• Être en mesure de respecter la hiérarchie comme il convient.
• Être capable de résoudre les problèmes qui se posent avec un minimum de directives et/ou de recommander et d’expliquer des solutions ou des alternatives pour approbation.
• Être en mesure de se référer au Code de déontologie de la CEDEAO pour sa propre gouverne ainsi que pour gérer les autres, les informations et les ressources.
• Être capable d’encadrer les autres et de créer des boucles de rétroactions avec les superviseurs hiérarchiques, les collègues et les employés temporaires afin de nouer de solides relations de travail et d’améliorer les performances.
• Contribuer au maintien des objectifs et des normes de performance de l’unité organisationnelle.
• Avoir un bon sens des relations interpersonnelles et être capable de tenir les clients informés des progrès ou des revers des projets en ce qui concerne le calendrier, la qualité et la quantité.
• Être apte à interagir de manière proactive avec les clients et à nouer de solides relations de confiance fondées sur le respect mutuel et des discussions régulières.
• Être à même d’établir et de maintenir une crédibilité professionnelle auprès des clients/parties prenantes de sorte à anticiper leurs besoins, à atténuer les problèmes et à trouver un juste équilibre entre les obligations professionnelles et la nécessité d’être sensible et réceptif à leurs besoins.
• Être en mesure de fournir des conseils, des avis, des orientations et de guider d’autres personnes sur des questions relatives aux responsabilités assignées en matière de service à la clientèle et aux normes de service à la clientèle établies.
• Faire preuve de respect pour les différences culturelles, d’équité et de capacité à nouer de bonnes relations avec des personnes d’origines, de nationalités, de genres, d’ethnies, de races et de religions différents.
• Avoir une bonne compréhension des différentes perceptions culturelles, en particulier en Afrique de l’Ouest, et être sensible aux différences entre les groupes ; être capable de remettre en question les préjugés et de faire preuve de tolérance et d’empathie.
• Être à même de pratiquer une écoute active, de prendre en compte les préoccupations des autres et de faire preuve de discernement, de tact et de diplomatie.
• Être capable de travailler dans un environnement interactif diversifié et inclusif qui tire parti de la diversité des forces.
• Être capable d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail, et en assumer la responsabilité.
• Être capable d’encourager les gens, de leurs donner les moyens d’agir et de les défendre de manière impartiale et transparente.
• Avoir une bonne connaissance des institutions, des secteurs, des programmes et des politiques de la CEDEAO.
• Avoir une bonne connaissance des exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, de projets, de services et de systèmes, afin d’accomplir les tâches assignées et d’atteindre les objectifs de performance.
• Posséder une bonne connaissance des règles et procédures de la CEDEAO liées aux responsabilités assignées et être capable de fournir des explications claires sur celles-ci à d’autres personnes.
• Avoir une bonne connaissance de la culture, des structures et des questions de performance et des priorités de la CEDEAO ayant un impact sur les responsabilités attribuées.
• Avoir une bonne connaissance des tendances, des indicateurs, des défis et des opportunités en matière de développement des États membres dans le cadre du projet/programme relevant de son poste.
• Être en mesure d’étudier des données/informations provenant de diverses sources, d’identifier les anomalies, les tendances et les problèmes, de présenter les résultats et de formuler des recommandations.
• Être capable de décomposer les problèmes ou les processus en éléments clés afin d’identifier et de combler les lacunes en matière de service, d’assurance de la qualité, de conformité et d’objectifs de performance.
• Posséder des connaissances sur les techniques permettant de générer des idées créatives et de nouvelles approches pour atteindre les objectifs, et être capable de les mettre en œuvre.
• Être apte à utiliser les données probantes et la recherche pour orienter les politiques et les programmes et identifier les sources d’information pertinentes et appropriées, notamment les parties prenantes, les institutions régionales et/ou les comités internes.
• Faire preuve de compétences informatiques opérationnelles en utilisant les outils appropriés.
• Être capable d’utiliser judicieusement des graphiques et des tableaux pour présenter des données numériques de manière efficace, de rédiger des rapports/propositions techniques semi-complexes et d’éditer/contrôler des modèles, des lettres, etc.
• Être à même de transmettre des informations de manière claire, concise et structurée, aussi bien par écrit qu’à l’oral,
• Faire preuve de compétences interpersonnelles, faire des présentations, exprimer des opinions et débattre d’idées avec d’autres personnes de manière constructive.
• Avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).
• S’exprimer couramment, à l’oral et à l’écrit, dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (Anglais, Français et Portugais). La connaissance d’une autre langue constitue un atout supplémentaire.
• Être capable d’élaborer un plan d’action individuel visant à atteindre des objectifs de travail spécifiques et de le mettre en œuvre.
• Identifier, organiser et contrôler les tâches tout au long du processus pour en faciliter l’exécution.
• Être capable de contribuer à des projets et/ou de les conduire conformément aux normes et techniques acceptées de gestion de projets, de coordonner les contributions d’autres personnes afin de fixer les délais et de les tenir.
• Être capable d’organiser le travail, de définir des priorités et de travailler dans le respect des délais, en prêtant attention aux détails, aux parties prenantes, aux indicateurs et aux risques.
• Être en mesure d’identifier, de collecter et d’évaluer des indicateurs afin de contrôler les performances et de prendre des mesures correctives proactives, le cas échéant.