APERÇU DU POSTE

Sous la supervision du Chargé/de la Chargée principal(e) de programmes de conférence, le/la titulaire du poste sera chargé(e) de la planification et de la coordination des activités quotidiennes, de tous les aspects de la logistique et de la gestion des activités pour toutes réunions et tous les événements de la CEDEAO et interprétera l’ordre de préséance officiel dans ce cadre. Si nécessaire, il/elle coordonne, prépare et, en collaboration avec des homologues d’autres Directions, apporte un appui à l’organisation de conférences/réunions en présentiel et par visioconférence de haute qualité et à l’élaboration de budgets par les assistants chargés des conférences pour toutes les réunions, manifestations en tenant compte des taux standard officiels applicables pour les services. Il/elle fournira des conseils à la hiérarchie sur l’adéquation des installations de conférence à approuver par la Commission, tout en ayant recours à la technologie appropriée pour le déploiement de la logistique des réunions.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

·       Planifier et coordonner les détails logistiques des événements tels que les conférences, les réunions d’affaires, les séminaires, les ateliers, les manifestations de célébration des employés et les événements organisés par visioconférence, conformément aux droits établis, à l’ordre de préséance, aux taux standard et aux ressources budgétaires approuvées.

·       Superviser l’attribution des locaux pour les réunions et des espaces connexes, préparer le plan d’installation conformément aux exigences des réunions standard de la Commission de la CEDEAO et en observant l’ordre de préséance.

·       Aider à la préparation des conférences internationales accueillies par la CEDEAO.

·       Prendre l’initiative de l’élaboration de la liste préliminaire et de la consignation des points de l’ordre du jour, de la liste des participants, des notes administratives, des courriers d’invitation et des documents de routine concernant la préparation des réunions statutaires et techniques.

·       Déployer et superviser les assistants chargés des conférences dans la prestation de services de gestion événementielle pendant les réunions techniques statutaires de la CEDEAO et pour tous les événements conformément aux instructions de la Direction.

·       Initier et analyser les demandes de réunions émanant des services organiques et superviser la préparation et la diffusion du calendrier annuel des événements de la Commission, ainsi que du calendrier hebdomadaire des réunions et des événements.

·       Veiller à ce que les dispositions protocolaires soient en place lors des cérémonies, des événements officiels et autres.

·       Avoir recours à la technologie pour effectuer les tâches susmentionnées.

·       Fournir un soutien administratif dans le cadre de l’organisation de la logistique des réunions.

·       Organiser, gérer et déployer tous les prestataires de services et fournir les informations nécessaires à la hiérarchie aux fins de confirmation des services à l’administration générale.

·       Formuler, élaborer et mettre en œuvre des politiques de gestion des événements, des objectifs stratégiques, des objectifs et des programmes pour l’équipe.

·       Fournir un appui-conseil aux responsables du gouvernement hôte sur les exigences logistiques, financières et autres relatives au protocole d’accord sur l’accueil des réunions de la CEDEAO et l’ordre de préséance de la Communauté.

·       Mettre en forme et assurer le traitement de la documentation relative aux réunions.

·       Superviser et communiquer avec les prestataires de services engagés pour assurer la restauration et ceux chargés de l’infrastructure d’accueil de l’événement afin de garantir un niveau de service élevé.

·       Fournir un soutien administratif et de recherche à la haute direction, et dans ce cadre tenir des registres et assurer le classement de documents de référence importants et hautement confidentiels.

·       Rédiger des rapports de mise à jour mensuels à l’intention du Chargé/de la Chargée principal(e) de programmes de conférence selon que de besoin.

·       Développer et retenir les talents, notamment en menant à bien les évaluations des performances, le développement personnel et les plans de succession de manière efficace et dans les délais impartis.

• Fournir une assistance occasionnelle en dehors des heures de travail.
• Entreprendre toute autre tâche, telle que confiée par le supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un diplôme de licence en sciences politiques, en administration publique, en sciences sociales, en sciences humaines ou dans un domaine connexe, délivré par une université/grande école reconnue.

·       Avoir une qualification professionnelle en relations publiques/communication de masse, en hôtellerie, en gestion hôtelière ou en gestion logistique serait un atout.

·       Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience assortie de responsabilités progressives en matière de gestion de conférences, d’accueil, de gestion hôtelière, de protocole, d’information du public, de relations extérieures ou dans un domaine connexe.

·       Avoir une bonne connaissance des normes, règles et coutumes en matière de protocole diplomatique international, y compris des pratiques développées au sein du système de la CEDEAO ou d’une organisation internationale similaire.

·       Avoir une bonne connaissance du protocole des services diplomatiques et de liaison dans une organisation gouvernementale ou internationale, y compris une expérience en matière d’établissement de relations de travail constructives avec les gouvernements hôtes.

·       Justifier d’une expérience avérée en matière d’organisation de conférences internationales, notamment la planification de voyages.

·       Avoir une expérience professionnelle dans le système de la CEDEAO ou dans une organisation intergouvernementale est souhaitable et une expérience significative en matière d’organisation d’événements/de réunions dans un cadre international est requise.

·       Avoir une maîtrise de tous les logiciels de MS Office et des logiciels de gestion événementielle (ETouches, Evenbrite, Cvent).

·       Posséder de très bonnes capacités de lecture, de rédaction et de compréhension d’une deuxième langue officielle de travail de la CEDEAO.

·       Avoir une maîtrise avancée de tous les logiciels de MS Office et de SAP.

·       Avoir une connaissance pratique des outils informatiques de conception graphique.

·       Être en mesure d’exploiter l’intelligence artificielle pour stimuler l’efficacité et la performance

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·       Disposer d’une capacité avérée à persuader/influencer les autres afin de prendre en considération un point de vue donné, d’adopter une nouvelle idée ou de mettre en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques.

·       Être apte à diriger une petite équipe de stagiaires/d’employés débutants et à lui insuffler un esprit d’équipe de manière à mobiliser les employés et à réaliser un ensemble bien défini d’activités.

·       Être capable de résoudre les problèmes qui se posent avec un minimum de directives et/ou de recommander et d’expliquer des solutions ou des alternatives pour approbation.

·       Être en mesure de se référer au Code de déontologie de la CEDEAO pour sa propre gouverne ainsi que pour gérer les autres, les informations et les ressources.

·       Être capable d’encadrer les autres et de créer des boucles de rétroaction avec les supérieurs hiérarchiques, les collègues ainsi que les employés temporaires afin de nouer de solides relations de travail et d’améliorer les performances.

·       Avoir un bon sens des relations interpersonnelles et être capable de tenir un client informé des progrès ou difficultés des projets par rapport aux délais à la qualité et à la quantité.

·       Être capable d’interagir de manière proactive avec les clients et de nouer de solides relations de confiance fondées sur le respect mutuel et des discussions régulières.

·       Être capable de bâtir et maintenir une crédibilité professionnelle auprès des clients/partenaires d’une manière qui anticipe sur leurs besoins atténue les problèmes et équilibre soigneusement les obligations professionnelles avec la nécessité d’être sensible et réceptif à leurs besoins.

·       Être en mesure de conseiller, d’informer, de consulter et d’orienter les autres sur des questions concernant les responsabilités assignées en matière de service à la clientèle et les normes de service à la clientèle établies de la CEDEAO.

·       Contribuer au maintien des objectifs et normes de performance de l’unité organisationnelle.

·       Faire montre de respect, d’équité et de sa capacité à entretenir de bonnes relations avec des personnes d’origines, de nationalités, de sexes, d’ethnies, de races et de religions différents.

·       Avoir une bonne compréhension de la diversité des perceptions culturelles, en particulier en Afrique de l’Ouest, assortie d’une sensibilité aux différences entre les groupes ; être capable de remettre en question les préjugés et de faire preuve de tolérance et d’empathie.

·       Avoir le sens de l’écoute active, prendre en compte les préoccupations des individus et faire preuve de jugement, de tact et de diplomatie.

·       Être capable de travailler dans un environnement interactif diversifié et inclusif qui tire parti de forces diverses.

·       Être capable d’encourager les gens, de leurs donner les moyens d’agir et de les défendre de manière impartiale et transparente.

·       Avoir une bonne connaissance des institutions et des secteurs de la CEDEAO (par exemple : emplacement, mandat, interrelations, programmes, services et professions).

·       Avoir une bonne connaissance des exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, de projets, de services et de systèmes nécessaires à la réalisation des affectations de travail et à l’atteinte des objectifs de performance.

·       Avoir une bonne maîtrise des règles et procédures de la CEDEAO liées aux responsabilités assignées et savoir les expliquer clairement aux autres.

·       Avoir une bonne connaissance de la culture, des structures et des questions de performance de la CEDEAO ainsi que des priorités ayant un impact sur les responsabilités assignées.

·       Être capable d’étudier des données/informations provenant de diverses sources, d’identifier les anomalies, les tendances et les problèmes, de soumettre des conclusions et de formuler des recommandations judicieuses.

·       Être capable de décomposer les problèmes ou les processus en composantes clés pour identifier et résoudre les lacunes en matière de service, d’assurance-qualité, de conformité et de cibles de performance.

·       Avoir une bonne maîtrise des techniques permettant de générer des idées créatives et de nouvelles approches de l’atteinte des objectifs et être capable de les appliquer.

·       Avoir un bon sens du jugement assorti d’une aptitude à l’utilisation des données probantes et des recherches pour éclairer les politiques et programmes et identifier les sources d’information pertinentes et appropriées, notamment les parties prenantes, les institutions régionales et/ou les comités internes.

·       Avoir une maîtrise opérationnelle avérée de l’utilisation de l’informatique pour communiquer à l’aide d’outils tels que le courrier électronique, le logiciel de traitement de texte, Excel, PowerPoint et les sites des médias sociaux.

·        être capable de produire des tableurs, des graphiques et des diagrammes complexes pour faire connaître les tendances, les conclusions, les observations, etc.

·       Être capable de faire un usage judicieux des graphiques et tableaux pour une présentation efficace de données numériques, de rédiger des rapports/propositions techniques semi-complexes et de corriger/contrôler des modèles, des lettres, etc.

·       Être capable de transmettre des informations de manière précise et concise, de façon succincte et organisée, à l’écrit comme à l’oral, par le biais de médias électroniques ou imprimés.

·       Avoir un bon sens des relations interpersonnelles et être capable de nouer des relations, de faire des présentations, d’exprimer des opinions et de débattre d’idées avec d’autres personnes de manière constructive.

·       S’exprimer couramment dans l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais).

·       Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre un plan d’action individuel visant à atteindre des objectifs de travail spécifiques et d’identifier, d’organiser et de contrôler des tâches tout au long du processus pour en faciliter l’exécution.

·       Être capable de contribuer à des projets et/ou de les conduire conformément aux normes et techniques acceptées de gestion de projets, de coordonner les contributions des autres afin de fixer les délais et de les tenir.

·       Avoir une capacité avérée à organiser le travail, à fixer des priorités et à travailler dans le respect des délais, en prêtant attention aux détails, aux parties prenantes, aux indicateurs et aux risques.

·       Avoir une capacité avérée à identifier, à recueillir et à évaluer des indicateurs pour le suivi des performances et à prendre des mesures correctives proactives si nécessaire.