·       Gestion du changement, éthique et conformité

·       Gestionnaire de bureau

·       Agent de bureau

APERÇU DU POSTE

Le/la titulaire du poste devra assurer le rôle de Conseiller Principal du Président de la Commission de la CEDEAO concernant les questions administratives et procédurales. Il/elle devra assister le Président dans l’exercice de ses fonctions de Directeur Général des Institutions de la Communauté et de Secrétaire des organes politiques de la CEDEAO, à savoir le Conseil des Ministres et la Conférence des Chefs d’État et de Gouvernement. Il/elle devra assurer la direction et l’orientation stratégique de la gestion de l’efficacité de la Commission en ce qui concerne la mise en œuvre des décisions, des politiques, des règles et des règlements de la Communauté et garantir une conduite éthique et la conformité aux textes pertinents de la Communauté.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS :

Le/la Secrétaire général(e) est le/la Chef(fe) du Secrétariat administratif de la Commission. Sous l’autorité du Président, il/elle exerce les fonctions ci-après :

·       Assurer la fonction de conseiller/conseillère principal(e) du Président sur les questions relatives à la politique et à la procédure des institutions.

·       Veiller à la conformité aux textes, règles et règlements de la Communauté.

·       Assurer le Secrétariat de la Commission, en ce qui concerne la planification, la gestion et le service des réunions de gestion, des réunions statutaires et des travaux des organes politiques de la CEDEAO.

·       Veiller à ce que toute la documentation relative aux réunions et aux travaux des organes politiques soit correctement préparée, dûment traitée et transmise en temps opportun aux États membres et aux autres entités concernées.

·       Veiller à ce que les résultats des réunions, tels que les décisions et les rapports, soient dûment finalisés et diffusés en temps opportun aux États membres et aux autres entités concernées.

·       Assister le Président de la Commission dans le suivi de la mise en œuvre des décisions des organes politiques de la communauté.

·        Assurer la continuité d’une direction à l’autre et être le/la principal(e) dépositaire de la mémoire institutionnelle.

·       Assurer la communication entre le Président et les autres membres de la Commission et des Institutions.

·       Établir un lien horizontal entre les départements et les directions pour une mise en œuvre harmonieuse, cohérente et efficace des décisions de la CEDEAO.

·       Veiller à ce que ces documents politiques et réglementaires soient correctement stockés et accessibles à tout moment et gérer une banque de données de la documentation de la Communauté.

·       Traiter toutes les questions relatives à l’éthique et à la conformité aux règles et règlements de la communauté au sein de la Commission.

·       Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le Président.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un diplôme de Master2 (ou d’un diplôme équivalent) décerné par une Université reconnue dans une discipline liée au mandat de l’organisation et au poste. Il s’agit notamment d’un diplôme de Master2 en Relations internationales, en Sciences Politiques, en Droit, en Diplomatie, en Administration Publique ou dans tout autre domaine connexe.

·       Justifier de quinze (15) années d’expérience à responsabilité progressive dans les domaines des relations internationales, du droit, de la gestion d’entreprise, des affaires politiques, à un poste de direction, assortie d’un minimum de sept ans d’expérience sur des questions liées à la région de la CEDEAO ; justifier d’une expérience de travail avec les États membres et les délégations dans le contexte des organisations internationales ; justifier d’une expérience avérée dans la facilitation des processus de prise de décision nationaux ou intergouvernementaux.

·       Justifier d’une expérience dans l’élaboration de politiques et de stratégies, de la gestion du changement et de questions connexes, avec des résultats/impacts géographiques étendus.

·       Avoir une longue expérience de la rédaction de rapports et de la supervision d’équipes importantes et diversifiées

·       Avoir la capacité à diriger l’élaboration, la gestion et l’examen de rapports et de documents sur des questions techniques et politiques.

·       Avoir une connaissance et justifier d’une expérience dans l’application pratique des politiques, de la gestion, des règlements et des procédures administratives, budgétaires et de dotation en personnel de la CEDEAO.

·       Justifier d’au moins sept (7) années d’expérience progressive en tant que cadre supérieur dans l’établissement de partenariats stratégiques, la collaboration et l’obtention d’un consensus avec de multiples parties prenantes sur des questions essentielles et/ou complexes.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES ESSENTIELLES AYANT TRAIT À LA CEDEAO

·       Faire preuve de passion et d’engagement envers les principes, les valeurs et l’éthique de la fonction publique et la pratique de la responsabilisation dans la gestion du secteur public.

·       Être en mesure d’inspirer, de motiver et d’engager les autres collaborateurs pour résoudre des problèmes et régler des conflits, modifier le style du leadership, répondre aux exigences de la situation, et mener avec succès des missions dans des environnements incertains et instables ; savoir entretenir une culture dans laquelle les intervenants se tiennent personnellement responsables des résultats.

·       Faire preuve de cohérence dans les actions et le respect des valeurs, des méthodes, de la confidentialité, de l’éthique, des mesures, des principes, des attentes et des résultats, ce qui passe par un profond engagement à faire ce qu’il faut pour la bonne cause, quelles que soient les circonstances.

·       Faire preuve de perspicacité politique, démontrer un sens aigu de discernement, de tact et de la diplomatie nécessaires pour travailler avec divers groupes d’intérêt et parties prenantes, exercer une influence sur l’orientation de la politique et contribuer à sa mise en œuvre, promouvoir le respect des principes de gouvernance, respecter les réglementations et promouvoir la vision de l’organisation, et faire progresser les priorités stratégiques en rapport avec la mission de la CEDEAO.

·       Veiller au respect scrupuleux de la hiérarchie.

·       Faire preuve de capacité à promouvoir des perspectives équilibrées sur la direction et l’instance dirigeante de l’organisation afin de maintenir la mission, la vision et les valeurs de la CEDEAO au cœur de la prise de décision et des actions du personnel.

·       Être en mesure de mener des négociations à enjeux élevés avec des usagers de haut niveau, tout en tenant compte des différents agendas, des normes culturelles et facteurs contextuels propres aux parties prenantes d’une part, ainsi qu’aux intérêts de la CEDEAO, d’autre part. Faire montre d’une capacité à s’associer avec des usagers internes et externes.

·       Capacité à identifier et à tirer parti des opportunités qui se présentent avec d’autres institutions, des agences spécialisées, des assemblées nationales et régionales et des acteurs et partenaires de premier plan afin d’atteindre les objectifs fixés.

·       Être capable de s’engager personnellement à faire progresser les objectifs de la CEDEAO en vue d’améliorer les services aux usagers et les relations avec les parties prenantes ; s’assurer que des mesures appropriées soient établies pour assurer l’excellence du service aux usagers.

·       Avoir une bonne connaissance des exigences des affaires communautaires, équilibrée par une compréhension de la capacité interne, de la culture et du climat de l’institution.

·       Comprendre les divers points de vue culturels, en particulier en Afrique de l’Ouest, et être sensible aux différences de groupes, considérer la diversité comme une opportunité ; avoir une hauteur de vue par rapport aux préjugés et à l’intolérance.

·       Avoir une compréhension approfondie de la structure organisationnelle de la CEDEAO, de la culture de l’environnement de travail et de sa dynamique.

·       Jouer un rôle de premier plan dans la définition de l’éthique, des valeurs et de la culture de l’organisation en les communiquant et en les illustrant de manière constante.

·       Être capable et avoir la passion de soutenir activement les politiques et les principes de gestion en matière de diversité, de servir de modèle et de défendre les politiques et les principes de diversité.

·       Comprendre l’inclusion, l’impact des préjugés inconscients et savoir gérer et exploiter la diversité ; être en mesure d’établir/appliquer le lien entre la diversité et l’innovation, et de superviser un système de valorisation des compétences inclusif, transparent et intelligible.

·       Être capable et assumer la responsabilité de l’intégration d’une perspective sensible au genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines professionnels.

·       Être capable d’identifier les obstacles aux principes d’équité, de justice et de transparence, de superviser les indicateurs de diversité pour la planification et l’élaboration des programmes et de créer un environnement de travail exempt de discrimination et de harcèlement.

·       Avoir une bonne connaissance de la Commission de la CEDEAO, des autres institutions et agences spécialisées de la CEDEAO et de leurs relations, ainsi qu’une compréhension du fonctionnement des parlements nationaux et régionaux, leurs liens culturels et géopolitiques et leurs intérêts communs/partagés.

·       Posséder une excellente connaissance de la mission de la Commission de la CEDEAO, du cadre juridique et des approches en matière d’élaboration des politiques.

·       Avoir une connaissance avérée de l’Acte additionnel et du Règlement intérieur de la Commission de la CEDEAO, dont la mise en œuvre est nécessaire pour le bon fonctionnement de l’institution.

·       Établir des contrôles internes rigoureux ainsi que le suivi et l’évaluation des programmes, des plans et des politiques.

·       Avoir une connaissance approfondie des politiques et pratiques de la CEDEAO en matière de marchés publics, de finances et de ressources humaines, ainsi que des réformes internes et des initiatives de renforcement des capacités.

·       Faire preuve de créativité dans la réflexion, innover ou créer des alternatives, envisager de nouvelles possibilités, remettre en cause les hypothèses et être ouvert à des informations supplémentaires.

·       Être apte à hiérarchiser les initiatives à prendre pour rester concentré sur les principaux objectifs, tout en traitant des demandes multiples et des priorités concurrentes.

·       Pouvoir faire des compromis tout en mesurant les avantages et les inconvénients potentiels d’une idée ou d’un plan d’action.

·       Savoir analyser les rapports ou les relations de travail entre plusieurs services, agences et institutions, reconnaître les obstacles ou les défis potentiels et proposer des solutions ou des alternatives pour atteindre les priorités stratégiques.

·       Être en mesure d’obtenir des informations, des avis et des recommandations de diverses sources afin de prendre des décisions en connaissance de cause, de formuler des conclusions et de conduire le changement.

·       Œuvrer sans cesse à étoffer ses connaissances et son expérience en entretenant des relations avec les différents intervenants, les partenaires et les médias, afin d’établir des relations et de définir des schémas dans des domaines de connaissances a priori disparates.

·       Communiquer de manière stratégique, en tenant compte des aspects tels que le choix opportun de la période de diffusion du message et la forme de la communication ; traiter avec tact les questions complexes posées spontanément par d’autres personnes telles que les députés et les hauts fonctionnaires, les groupes d’intérêts spéciaux, les citoyens ou les médias.

·       Faire passer des messages complexes avec clarté et fiabilité à des publics très variés, en utilisant la méthode de la communication bidirectionnelle pour obtenir l’avis et la compréhension des autres.

·       Établir stratégiquement des réseaux et des contacts pour soutenir les idées, les initiatives et les directives ; veiller à ce que des plans de communication soient élaborés et mis en œuvre pour que le public soit informé en temps opportun.

·       Faire preuve d’aptitudes d’écoute active pour encourager une meilleure communication entre les membres de l’équipe, faire preuve d’attention à leur égard et faire qu’ils se sentent valorisés et stimuler l’engagement des employés dans toutes les institutions et agences.

·       Avoir la capacité d’articuler avec clarté les liens entre la stratégie de l’organisation et les objectifs de l’institution ; de concevoir et de diffuser un schéma organisationnel exhaustif et convaincant suscitant un élan réciproque ; de transmettre son enthousiasme au regard des perspectives ; de se poser en champion ou en promoteur des stratégies de changement et du programme d’action.

·       Avoir la maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).

·       Bonne communication orale et écrite dans une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance d’une autre langue serait un atout supplémentaire.

·       Avoir des aptitudes pour définir des objectifs clairs, compatibles avec les stratégies convenues, identifier les activités et missions prioritaires, ajuster les priorités selon les besoins, allouer suffisamment de temps et de ressources à la réalisation des tâches.

·       Savoir prévoir les risques et anticiper les imprévus lors de la planification, suivre et ajuster les plans et les actions sur les besoins ; savoir faire un usage optimal de son temps.

·       Pouvoir traduire les orientations stratégiques, y compris la vision, la mission et les valeurs en stratégies efficaces ; savoir développer, diriger et assurer une communication valable de la vision partagée, des valeurs, de la mission et de l’orientation stratégique pour inspirer et influencer les autres collaborateurs ; permettre à l’organisation de faire face aux tendances, problèmes et opportunités émergents et à long terme.

·       Promouvoir le développement de stratégies innovantes et recourir à des partenariats stratégiques pour renforcer l’impact de l’organisation et de la CEDEAO.

·       Définir les attentes en matière de performances, insuffler l’excellence et valoriser les performances ; superviser la mise en œuvre et le suivi des programmes de gestion des performances afin de s’assurer que tous les employés satisfont aux attentes en matière de performance.