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Oficial Principal, Administração, Recursos Humanos & Finanças

09 Jun, 2020
TÍTULO DO CARGO Oficial Principal, Administração, Recursos Humanos & Finanças
INSTITUIÇÃO Comissão da CEDEAO
GRAU P5
SALÁRIO ANUAL UC56, 339.24, USD88, 892.05
STATUS PERMANENTE
AGÊNCIA Autoridade Reguladora Regional do Sector da Eletricidade da CEDEAO (ERERA)

 

DEPARTAMENTO
DIREÇÃO Presidente
DIVISÃO Administração, Finanças & Recursos humanos
SOB A SUPERVISÃO DE Presidente
RESPONSÁVEL PELA SUPERVISÃO DE

 

·      RH & Funcionário Administrativo

·      Finança & Oficial de Contabilidade

LOCAL DE AFECTAÇÃO ACCRA, GHANA
As candidaturas devem ser submetidas para: b10padminhrf@ecowas.int

SÍNTESE DA FUNÇÃO:

Sob a supervisão do Presidente, o titular do cargo será responsável pelo planeamento, co-coordenação e direção da administração, recursos humanos, finanças e serviços de apoio das Instituições.

 

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

•        Garantir o planeamento, coordenação e controlo das atividades da Direção;

•        gerir a organização e a disciplina do pessoal, incluindo a lista de presença, lista de licença, elaboração da escala de serviço, recrutamento de pessoal em articulação com a Comissão da CEDEAO e o Conselho Regulador da ERERA;

•        auxiliar na formulação, implementação e revisão de políticas administrativas, procedimentos e decisões da ERERA;

•        auxiliar na implementação dos regulamentos e procedimentos financeiros da CEDEAO;

•        administrar a organização dos serviços postais e correios da organização;

•        garantir a preparação do orçamento da organização;

•        garantir a gestão e elaboração de relatórios dos fundos dos doadores;

•        garantir o bom funcionamento das funções administrativas em andamento, incluindo as condições, espaço, equipamentos  de trabalho e o sistema de recuperação de dados;

•        auxiliar na identificação das necessidades operacionais e desenvolver e apoiar a implementação do Plano Anual de Compras da organização;

•        conferir informações para as diferentes divisões da ERERA, elaborar o orçamento e o programa de trabalho e monitorizar o orçamento e o programa de trabalho da unidade;

•        monitorizar a quitação a fornecedores e adjudicatários individuais por serviços prestados;

•        coordenar o envio/transporte, despachos aduaneiros e a preparação de toda a documentação relacionada;

•        supervisionar outros funcionários da Administração, Recursos Humanos e Finanças;

•        fornecer informações aos funcionários sobre procedimentos, processos e práticas de administração do escritório;

•        garantir a implementação de todas as iniciativas que permitirão uma gestão racional do material, recursos humanos (logística e procedimentos);

•        garantir a preparação de relatórios objetivos, precisos e coerentes, em conformidade com as Regras e Regulamentos da CEDEAO/ERERA;

•        garantir a comunicação eficiente das ações implementadas e dos resultados ao Presidente;

•        garantir a coerência das ações e atividades implementadas com os objetivos específicos da Direção e os objetivos gerais da Instituição;

•        definir as principais orientações dos controlos e indicadores a serem implementados, bem como a estrutura para a apresentação de relatórios ao Conselho da ERERA;

•        assessorar o Presidente em questões relacionadas à adequação para nomeações, bem-estar e disciplina do pessoal e outros tipos de movimento do pessoal; gestão das relações, tendências e desenvolvimentos do pessoal nas áreas de recursos materiais, financeiros e humanos;

•        executar quaisquer outras tarefas que possam ser atribuídas pelo supervisor.

 

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

·         Mestrado (ou equivalente) em Administração e Finanças, Administração de Empresas ou em uma disciplina afim, obtido de uma universidade reconhecida.

·         10 anos de experiência profissional em licitação, recursos humanos, administração, gestão de operações financeiras e orçamentárias em organizações internacionais ou multinacionais, incluindo 5 anos a nível de supervisão;

·         conhecimento dos regulamentos e procedimentos financeiros da CEDEAO e ter capacidade de os aplicar;

·         capacidade demonstrada de proporcionar consultoria técnica em uma ampla gama de áreas administrativas, financeiras e de contabilidade;

·         conhecimento demonstrado no desenvolvimento de redes para apoiar dados financeiros.

 

LIMITE DE IDADE Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

 

 

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

·         capacidade de liderar programas e projetos que lhe são atribuídos, providenciando a perícia necessária em termos de gestão e operação exigida para o cumprimento do mandato da organização;

·         capacidade de liderar pelo exemplo e organizar o trabalho em equipa para incentivar a cooperação a fim de alcançar resultados almejados, defender e criar impulso para a mudança e promover o engajamento dos funcionários;  desenvolver e implementar controlos internos para o programa piloto a fim de gerir potenciais barreiras à implementação;

·         capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;

·         excelentes competências de autogestão, demonstrando ética e integridade, confidencialidade e respeito pelos controlos internos de regras, delegações e transparência;

·         capacidade de reunir competências/conhecimentos complementares, avaliar contribuições individuais e reconhecer/abordar realizações e deficiências de uma maneira que traga sucesso contínuo à organização;

·         conhecimento de gestão de programas em um nível normalmente adquirido com uma certificação em gestão de programas.

•        Capacidade de pesquisar pontos de referência e tendências para trazer as melhores recomendações para o desenvolvimento e melhoria de programas/projetos que melhor sirvam a comunidade/organização;

•        competências interpessoais e de trabalhar em rede bem desenvolvidas para buscar feedback, informações e dados de uma rede de profissionais de vários países/setores/organizações e para identificar e priorizar os requisitos mais essenciais da comunidade;

•        capacidade de gerir e coordenar iniciativas de gestão de clientes e fazer recomendações;

•        capacidade de desenvolver e implementar as melhores práticas de serviços ao cliente;

•        capacidade de desenvolver e implementar planos, programas e iniciativas de gestão das partes interessadas para obter adesão a novas iniciativas, a fim de melhor compreender os pontos de vista divergentes, obter recursos e aumentar a perceção de sucesso.

•        Capacidade de demonstrar diplomacia, tato e respeito a pessoas de diferentes origens, entendendo diversas visões culturais, especialmente as da África Ocidental, com a capacidade de converter a diversidade em oportunidades para melhorar os resultados de programa/operacionais;

•        Capacidade de criar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficie de diversos pontos fortes, reunindo práticas inovadoras;

•        Capacidade de manter a objetividade na gestão de conflitos, independentemente de diferenças/posições culturais, diferenças de género, e encorajar outros funcionários a superar preconceitos e diferenças culturais e de género.

•        capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e garantir a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;

•        capacidade de servir o interesse de equipas/organizações/comunidades multinacionais culturalmente diversas e pessoas portadoras de deficiência, sem preconceitos.

•        Compreensão da estrutura organizacional, dinâmicas e expetativas associadas da CEDEAO que lhe são exigidas para colaborar, participar, contribuir e liderar de forma eficaz;

•        conhecimento do mandato, plano estratégico/prioridades da CEDEAO, bem como da situação económica, política e social e tendências nos Estados-membros, no que se refere ao escopo do cargo incumbido;

•        conhecimento das melhores práticas da CEDEAO, abordagens de gestão de programas e técnicas de pesquisa para liderar e/ou contribuir para o desenvolvimento ou avaliação de programas, projetos ou iniciativas;

•        conhecimento das normas e procedimentos da CEDEAO, de forma a interpretar e aplicar adequadamente o texto das diretivas, proporcionar aconselhamento técnico, orientar os outros e avaliar o desempenho.

•        Capacidade de analisar uma situação, usando indicadores para avaliar os custos, benefícios, riscos e chances de sucesso na tomada de decisões;

•        capacidade de reunir informações de diferentes fontes para identificar a causa dos problemas, consequências de causas de ação alternativas, possíveis obstáculos e formas de evitar o problema no futuro;

•        capacidade de decompor situações/informações muito complexas em termos simples para explicar recomendações e conclusões destinadas a resolver problemas ou melhorar operações/programas/projetos;

•        capacidade de desenvolver novos insights sobre situações, aplicar soluções inovadoras para problemas e projetar novos métodos de abordar questões ou situações desconexas quando os métodos e procedimentos estabelecidos não forem aplicáveis ou não forem mais eficazes.

•        Capacidade de comunicar com impacto, de forma clara, concisa, sucinta e organizada, transmitindo credibilidade & confiança ao fazer apresentações, definir expectativas e explicar questões complexas;

•        capacidade de ouvir com atenção e interpretar corretamente as mensagens dos outros e responder adequadamente;

•        competências técnicas de redação e edição;

•        exibir habilidades de escuta ativa para encorajar uma comunicação mais forte entre os membros da equipa, para mostrar cuidado e fazê-los sentir-se valorizados e para impulsionar o engajamento dos funcionários em todas as instituições e agências;

•        capacidade de proporcionar feedback construtivo, demonstrar reconhecimento, corrigir deficiências e motivar os subordinados diretos a trabalhar com desempenho máximo;

•        proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);

•        fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). o conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.

•        Competências de gestão organizacional e de projeto/programa, com experiência significativa na identificação de prazos, metas, custos e recursos necessários para proporcionar resultados operacionais/de programas/de projetos de acordo com a abordagem de gestão baseada em resultados;

•        capacidade de definir metas e alvos efetivos para si mesmo, outros e a unidade de trabalho e ajustar prioridades de trabalho ou de projeto em resposta a mudanças das circunstâncias;

•        capacidade de usar a abordagem participativa no planeamento de projetos e identificar lacunas que afetam o cumprimento das expetativas do programa/projeto e de elaborar e implementar os planos de intervenção necessários para construir a tarefa desejada;

•        capacidade de implementar práticas rigorosas de monitorização e avaliação e de estabelecer cronogramas de relatórios regulares relevantes para os principais resultados;

•        capacidade de planear, organizar, controlar recursos e estar em conformidade com políticas, procedimentos e protocolos para atingir metas específicas.

 

 

 

 

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