• Oficial Administrativo
• Oficial de Finanças
• Oficial de Comunicação

SÍNTESE DA FUNÇÃO:

Sob a supervisão do Diretor de Administração, Finanças e TIC, o incumbente coordenará, liderará e supervisionará todas as atividades relacionadas à administração, finanças e comunicação no CEREEC.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES:

• Coordenar e garantir o cumprimento dos procedimentos financeiros dos vários Contratos de Financiamento do Centro e do manual de procedimentos;
• auxiliar na implementação dos regulamentos e procedimentos financeiros da CEDEAO;
• supervisionar o contabilista para operar e manter as contas especiais atualizadas:
• estabelecer um sistema de registo e arquivamento dos comprovativos e documentos financeiros do Centro;
• criar e implementar um sistema de controlo de gestão;
• administrar a organização dos serviços postais e correios da organização;
• garantir a preparação do orçamento da organização;
• garantir a gestão e elaboração de relatórios dos fundos dos doadores;
• elaborar e apresentar demonstrações financeiras mensais, em especial, relatórios de gestão e financeiros trimestrais para o Departamento Financeiro da CEDEAO, doadores e análises do Conselho de Administração;

• garantir o bom funcionamento das funções administrativas em andamento, incluindo as condições, espaço, equipamentos de trabalho e o sistema de recuperação de dados;
• auxiliar na identificação das necessidades operacionais e desenvolver e apoiar a implementação do Plano Anual de Compras da organização;
• supervisionar a contabilidade e a gestão de caixa do Centro;
• coordenar e preparar os dados e informações necessários para as missões de auditoria interna e externa;
• participar da elaboração dos relatórios intermediários e anuais das atividades do Centro;
• apoiar a administração na criação de dados financeiros relacionados ao Ciclo do projeto;
• preparar e monitorizar a implementação dos orçamentos do Centro e analisar variações de implementação;
• supervisionar a preparação de demonstrações financeiras mensais, em especial, relatórios trimestrais de gestão e financeiro para as análises anuais dos doadores;
• participar no estabelecimento de Manuais Administrativos, Financeiros e Contabilísticos de Procedimentos e/ou Operações para projetos negociados ou subvenções do Centro;
• garantir o cumprimento dos procedimentos financeiros dos vários contratos de financiamento do Centro, do manual de procedimentos e dos manuais de operações;
• garantir a gestão de contas especiais e acompanhar os pagamentos diretos;
• fazer o acompanhamento das faturas dos fornecedores e preparar os pagamentos;
• supervisionar a preparação de relatórios periódicos sobre o estado das contas e as reconciliações bancárias;
• garantir a gestão de contas especiais e acompanhar os pagamentos diretos;
• supervisionar as atividades de administração e gestão de recursos humanos, tais como: manter arquivos pessoais, assinatura de contratos de seguro de saúde, pagamento de contribuições e pensões sociais, documentos de acompanhamento com organizações sociais, monitorizar a aposentadoria de funcionários, avaliações de desempenho, treinamento, recrutamento, salários e outros benefícios, bem-estar do pessoal, etc.
• supervisionar as atividades relacionadas com a comunicação e a visibilidade interna do Centro;
• assegurar a admissão de novos recrutados, aprendizes e estagiários;
• gerir viagens e missões do pessoal;

• desempenhar qualquer outra missão oficial que lhe seja designada pelos superiores.

LIMITE DE IDADE Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

§  Mestrado (ou equivalente) em Administração e Finanças, Administração de Empresas ou em uma disciplina afim, obtido de uma universidade reconhecida.

§  ser membro de uma Associação de Contabilidade, Gestão ou Administração será uma vantagem.

§  10 anos de experiência profissional em licitação, recursos humanos, administração, gestão de operações financeiras e orçamentárias em organizações internacionais ou multinacionais, incluindo 5 anos a nível de supervisão;

§  conhecimento dos regulamentos e procedimentos financeiros da CEDEAO e ter capacidade de os aplicar;

§  capacidade demonstrada de proporcionar consultoria técnica em uma ampla gama de áreas administrativas, financeiras e de contabilidade;

§  conhecimento demonstrado no desenvolvimento de redes para apoiar dados financeiros.

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

§  capacidade de liderar programas e projetos que lhe são atribuídos, providenciando a perícia necessária em termos de gestão e operação exigida para o cumprimento do mandato da organização;

§  capacidade de liderar pelo exemplo e organizar o trabalho em equipa para incentivar a cooperação a fim de alcançar resultados almejados, defender e criar impulso para a mudança e promover o engajamento dos funcionários; desenvolver e implementar controlos internos para o programa piloto a fim de gerir potenciais barreiras à implementação;

§  excelentes competências de autogestão, demonstrando ética e integridade, confidencialidade e respeito pelos controlos internos de regras, delegações e transparência;

• Capacidade de pesquisar pontos de referência e tendências para trazer as melhores recomendações para o desenvolvimento e melhoria de programas/projetos que melhor sirvam a comunidade/organização;
• competências interpessoais e de trabalhar em rede bem desenvolvidas para buscar feedback, informações e dados de uma rede de profissionais de vários países/setores/organizações e para identificar e priorizar os requisitos mais essenciais da comunidade;
• capacidade de desenvolver e implementar planos, programas e iniciativas de gestão das partes interessadas para obter adesão a novas iniciativas, a fim de melhor compreender os pontos de vista divergentes, obter recursos e aumentar a perceção de sucesso.
• Capacidade de demonstrar diplomacia, tato e respeito a pessoas de diferentes origens, entendendo diversas visões culturais, especialmente as da África Ocidental, com a capacidade de converter a diversidade em oportunidades para melhorar os resultados de programa/operacionais;
• Capacidade de criar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficie de diversos pontos fortes, reunindo práticas inovadoras;
• Capacidade de manter a objetividade na gestão de conflitos, independentemente de diferenças/posições culturais, diferenças de género, e encorajar outros funcionários a superar preconceitos e diferenças culturais e de género.
• capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e garantir a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;
• capacidade de servir o interesse de equipas/organizações/comunidades multinacionais culturalmente diversas e pessoas portadoras de deficiência, sem preconceitos.
• Compreensão da estrutura organizacional, dinâmicas e expetativas associadas da CEDEAO que lhe são exigidas para colaborar, participar, contribuir e liderar de forma eficaz;
• conhecimento do mandato, plano estratégico/prioridades da CEDEAO, bem como da situação económica, política e social e tendências nos Estados-membros, no que se refere ao escopo do cargo incumbido;
• conhecimento das melhores práticas da CEDEAO, abordagens de gestão de programas e técnicas de pesquisa para liderar e/ou contribuir para o desenvolvimento ou avaliação de programas, projetos ou iniciativas;
• conhecimento das normas e procedimentos da CEDEAO, de forma a interpretar e aplicar adequadamente o texto das diretivas, proporcionar aconselhamento técnico, orientar os outros e avaliar o desempenho.
• Capacidade de analisar uma situação, usando indicadores para avaliar os custos, benefícios, riscos e chances de sucesso na tomada de decisões;
• capacidade de reunir informações de diferentes fontes para identificar a causa dos problemas, consequências de causas de ação alternativas, possíveis obstáculos e formas de evitar o problema no futuro;
• capacidade de desenvolver novos insights sobre situações, aplicar soluções inovadoras para problemas e projetar novos métodos de abordar questões ou situações desconexas quando os métodos e procedimentos estabelecidos não forem aplicáveis ou não forem mais eficazes.
• Capacidade de comunicar com impacto, de forma clara, concisa, sucinta e organizada, transmitindo credibilidade & confiança ao fazer apresentações, definir expectativas e explicar questões complexas;
• exibir habilidades de escuta ativa para encorajar uma comunicação mais forte entre os membros da equipa, para mostrar cuidado e fazê-los sentir-se valorizados e para impulsionar o engajamento dos funcionários em todas as instituições e agências;
• proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);
• fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). o conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.
• Competências de gestão organizacional e de projeto/programa, com experiência significativa na identificação de prazos, metas, custos e recursos necessários para proporcionar resultados operacionais/de programas/de projetos de acordo com a abordagem de gestão baseada em resultados;
• capacidade de usar a abordagem participativa no planeamento de projetos e identificar lacunas que afetam o cumprimento das expetativas do programa/projeto e de elaborar e implementar os planos de intervenção necessários para construir a tarefa desejada;
• capacidade de planear, organizar, controlar recursos e estar em conformidade com políticas, procedimentos e protocolos para atingir metas específicas.