·       de l’Administration, des Ressources Humaines,

·       du Protocole, de passation de marchés, etc.

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RÉSUMÉ DU POSTE

Sous la supervision du Greffier en Chef, le/la titulaire du poste est chargé d’interpréter les grandes visions et orientations émanant des Instances dirigeantes, ainsi que de définir et d’assurer la réalisation des buts et objectifs conformément au mandat de l’Institution. Il/elle assure le leadership et la gestion d’un ou de plusieurs secteurs clés d’activités techniques.

En outre, le titulaire du poste est responsable de la coordination des activités financières, administratives et celles relatives aux ressources humaines, à l’informatique, aux Services des langues et protocole de la Cour. Il ou elle fournit des orientations pour la préparation du budget annuel de la Cour et conseille tous les départements et le personnel sur les questions financières et celles relatives à la préparation des budgets. Il ou elle doit veiller à la stricte conformité en matière budgétaire, assurer le suivi et la justification de l’utilisation de l’ensemble des comptes. La sécurité du personnel et des ressources de la Cour relève de la responsabilité du titulaire du poste, par conséquent, il lui incombe la responsabilité d’assurer la mise en application et le respect de politiques et procédures appropriées en la matière.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

·       Communiquer clairement au personnel, la vision de la Cour, expliquer dans quelle mesure les activités du département s’inscrivent dans cette vision et expliquer les stratégies pour mener à bien les tâches requises.

·       Faire preuve d’une capacité d’adaptation aux rapides changements techniques, politiques, sociaux ou économiques.

·       Rester en contact permanent avec le Greffier en chef et les autres Directeurs pour s’assurer de l’harmonie du travail avec les autres départements.

·       Définir les buts, les objectifs, les activités ainsi que les budgets s’inscrivant dans le plan global de la Cour.

·       Évaluer et faire le suivi de la réalisation des objectifs, négocier les ajustements appropriés en ce qui concerne les objectifs et les budgets.

·       Contribuer à la mise en œuvre du plan opérationnel annuel.

·       Mettre en œuvre au sein du département, le concept de résultats axés sur la performance.

·       Organiser le département de manière efficiente, avec des liens ou rapports hiérarchiques clairement établis, une bureaucratie réduite au minimum et un niveau optimal de délégation de pouvoirs et responsabilités.

·       Travailler en étroite collaboration avec le Greffe ou le département pour assurer la délivrance de façon efficace et efficiente, de services tels que les recrutements, les décisions relatives aux performances, les promotions et les questions connexes.

·       S’assurer que les politiques et procédures administratives et financières soient observées strictement et les délais respectés, sans que la qualité du travail soit compromise.

·       Superviser le processus de planification de la performance individuelle du personnel au sein du département, au moyen des systèmes en place pour la planification et l’évaluation de la performance.

·       Donner aux collaborateurs de façon périodique et rapide, le retour d’information sur leurs performances.

·       Assurer la planification, la coordination et le suivi des activités au sein de la division des Finances, de l’Administration et des ressources humaines ainsi que du Service chargé de passation des marchés.

·       Créer un climat favorable de travail au sein de la Cour, pour encourager la participation des membres du personnel et améliorer leur performance.

·       Coordonner la gestion administrative et financière de la Cour conformément à la réglementation de la CEDEAO.

·       Coordonner l’élaboration du projet de budget annuel de la Cour et sa finalisation.

·       Coordonner les différentes fonctions et responsabilités administratives.

·       Assurer la gestion des ressources humaines, matérielles et des services selon des conditions pouvant être déterminées par les règlements.

·       Veiller à l’exécution stricte du budget conformément aux procédures comptables prévues et à la réglementation de la CEDEAO.

·       Assurer le fonctionnement, le suivi et la justification de l’utilisation des comptes de la Cour. (Toutes opérations sur les comptes bancaires doivent se faire uniquement sur autorisation du Président et au nom de la Cour).

·       Être le seul dépositaire légal de l’administration de tous les fonds, avoirs et chéquiers placés sous le contrôle du département.

·       Être financièrement responsable de toutes les opérations de la Cour, et être également responsable de la bonne tenue des registres comptables de la Cour.

·       Cosigner tous les chèques tirés sur les comptes bancaires de l’Organisation.

·       Tenir une comptabilité de tous les fonds et actifs sous la forme approuvée par le règlement financier de la CEDEAO.

·       Transmettre des rapports mensuels et annuels au Greffier en chef, tel que prévu dans le Règlement financier de la CEDEAO/Cour.

·       S’assurer la mise en place de politiques adéquates en matière de gestion des ressources humaines, de l’administration, de passation des marchés, des TIC, ainsi que des services de conférences et des langues.

·       Superviser les activités du personnel du département.

·       Encadrer directement la technique de conception ou de mise en œuvre de programmes et de projets dans un domaine dans lequel il dispose d’une expertise de haut niveau.

·       Représenter la Cour dans des réunions techniques ou au sein de groupes de travail ; délivrance de discours, négociation d’accords, médiation dans le cadre de litiges avec l’approbation du Président.

·       Conduire ou participer aux missions techniques dans le cadre de la mise en œuvre de projets et de programmes au nom de la Cour.

·       Jouer le rôle de conseil sur des questions relevant de son domaine d’expertise.

• S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être assignées par le Chef de l’Institution.

• Donner des orientations et des directives au jour le jour à toutes les divisions de la Direction de l’administration et des finances dans la gestion de toutes les étapes du cycle de travail conformément aux textes et procédures juridiques de la CEDEAO.
• Piloter l’amélioration des systèmes et des processus et assurer une automatisation de haut niveau des processus manuels au sein du département.
• Formuler des stratégies et concevoir des solutions innovantes si nécessaire pour résoudre les problèmes/conflits dans le processus de travail administratif.
• Donner des orientations dans l’élaboration des plans de travail et de passation des marchés et s’assurer qu’ils sont conformes aux directives de la CEDEAO.
• Superviser la gestion de la division de passation des marchés et de tous les exercices connexes et assurer le strict respect du code de passation de marchés de la CEDEAO.
• Superviser l’élaboration et la mise en œuvre des plans de travail pour toutes les divisions de la direction, ainsi que l’évaluation de la performance du personnel.
• Veiller à assurer le renforcement des capacités et la formation du personnel de la Direction.
• Superviser les aspects administratifs de toute la gestion des actifs ou des infrastructures.
• Diriger l’élaboration et la gestion du budget annuel de la direction et fournir un rapport périodique sur l’utilisation du budget au Président de la Cour, au Commissaire chargé des Services internes et au Greffier en chef.
• Superviser la formulation et diriger la défense du budget de la Cour.
• En collaboration avec le service juridique, le chef de l’administration et des ressources humaines et l’équipe du service de passations des marchés, superviser la gestion des contrats ; élaborer et mettre en œuvre des systèmes de gestion des contrats à l’intention du département.
• Certifier toutes les demandes de paiement pour l’exécution des contrats et s’assurer que tous les livrables sont respectés dans les délais spécifiques.
• Préparer un rapport trimestriel et annuel complet pour le département.
• Assurer la mise en œuvre des directives pertinentes du donateur relatives au projet connexe.
• Gérer et évaluer la performance du personnel.
• Préparer le rapport annuel du Département.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

• Être titulaire d’un diplôme de Master 2 ou équivalent en comptabilité ou en finances, ou en administration des affaires (MBA), ou en administration publique, ou en finances, ou en économie, ou dans une discipline similaire, obtenu dans une université reconnue.

·       Justifier de douze (12) années d’expérience, à des postes de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de la gestion des finances et de l’administration des opérations budgétaires, de la gestion financière, ou dans un domaine connexe, dont six (6) années d’expérience professionnelle pertinente à l’international et cinq (5) années à un niveau de supervision.

·    Avoir une bonne connaissance des normes comptables internationales du secteur public en matière de budgétisation et de l’innovation (IPSAS) conformément à la réforme des finances publiques des compétences en gestion fiscale et un sens des affaires ;

·    Avoir une connaissance approfondie des directives des donateurs pour les projets et une expérience significative en gestion de la communication dans des institutions internationales, régionales ou nationales ;

·    Avoir une expérience en renforcement des capacités, du suivi et évaluation et avoir une capacité à produire des rapports de haut niveau ;

·    Avoir une capacité technique à fournir des conseils spécialisés sur un large éventail de questions relatives aux services généraux tels que le service de passation des marchés, le greffe, le magasin, le transport, et faire montre d’une capacité professionnelle à superviser de grands projets et initiatives complexes ;

·    avoir des aptitudes professionnelles avérées et une maîtrise des principes, techniques et pratiques en rapport avec un ou plusieurs services spécialisés dans un large éventail de domaines tels que les ressources humaines, les finances, l’informatique,  la passation des marchés, la gestion de projet, la communication, la gestion des biens, la gestion des services de construction, la gestion des dossiers et des documents et autres  domaines de services au sein d’institutions internationales et/ou de services publics ;

·    Des connaissances de base et des compétences en matière de l’administration générale ainsi qu’à la gestion de projet constituent un atout ;

·    Avoir une expérience en gestion de projet et/ou en technologie de l’information.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

• Avoir une expérience de leadership de haut niveau dans le domaine de l’établissement de partenariats stratégiques, du travail collaboratif et de la recherche de consensus avec de multiples parties prenantes internes et/ou externes sur des questions complexes dans des organisations gouvernementales ou internationales multidisciplinaires.
• Avoir une bonne connaissance du mandat, du Plan stratégique ou des priorités de la CEDEAO, ainsi que de l’état ou des tendances du point de vue économique, politique et social des États membres, en rapport avec son propre domaine d’activité.
• Faire montre de cohérence et de constance en ce qui concerne les actions, les valeurs, les méthodes, la confidentialité, l’éthique, les mesures, les principes, les attentes et les résultats, ce qui dénote un engagement ferme à faire en toute circonstance, ce qui est juste pour la bonne cause ;
• Être capable d’établir et d’entretenir des rapports efficaces de collaboration avec les chefs d’institutions, les élus ainsi que les fonctionnaires statutaires afin de faciliter le respect des procédures, avoir l’engagement des uns et des autres, régler les conflits et mobiliser l’appui des uns et des autres au profit du changement.
• Être capable respecter la hiérarchie.
• Avoir la capacité de promouvoir la culture du résultat.
• Être capable d’assurer le leadership, la gestion et la supervision technique de toutes les activités des projets et des livrables des programmes conformément aux pratiques et normes juridiques et administratives de la CEDEAO.
• Être capable d’évaluer de façon périodique, la performance du personnel conformément au système de gestion de la performance de la CEDEAO et de l’encadrer de façon à assurer de sa part des niveaux élevés de motivation, d’engagement, de capacité et de travail en équipe ;
• Être capable d’assurer la supervision de la gestion des projets, le contrôle interne et la gestion des ressources financières et pouvoir résoudre les problèmes avec confiance et compétence tout en s’assurant de prendre les décisions de façon impartiale et non partisane.
• Être capable de faire preuve d’initiative et d’ingéniosité nécessaires pour répondre de façon simultanée à une variété de besoins des parties prenantes, et au même moment, accomplir une multiplicité de tâches et obtenir des résultats positifs.
• Être capable de travailler en synergie avec les différentes parties prenantes en vue d’atteindre des objectifs en matière de mise en place et de suivi des normes et indicateurs de service.
• Pouvoir motiver et encourager autrui à promouvoir ou à adopter les bonnes pratiques en matière de service client.
• Pouvoir identifier et améliorer les services et la relation client à travers des réseaux appropriés et trouver les voies et moyens innovants d’aborder ces questions de manière responsable et transparente.
• Avoir une bonne connaissance de l’environnement réglementaire en matière de lutte contre les discriminations et en ce qui concerne les droits de la personne et être capable de mettre en place des stratégies visant à promouvoir un environnement de travail inclusif et une organisation saine, respectueuse de la diversité culturelle, de l’égalité des genres et exempte de harcèlements et de discriminations.
• Faire montre de compréhension vis-à-vis de la diversité des opinions du point de vue culturel, en particulier au sein de l’Afrique de l’Ouest, être sensible aux différences qui existent entre les groupes, aux questions liées au genre et être capable de contribuer à l’élaboration et au plaidoyer en faveur de politiques qui prennent en compte la question du genre et celle des différences culturelles.
• Être capable de promouvoir un environnement de travail interactif, diversifié et inclusif pouvant réunir avec efficacité, un large éventail d’idées et d’expériences en faveur de la résolution des problèmes, et pouvoir élaborer des projets ou programmes et améliorer les résultats.
• Être capable de prendre en compte les questions de genre et de s’assurer d’une participation équitable des hommes et des femmes dans tous les domaines de la vie professionnelle.
• Être capable de faire preuve d’objectivité dans la gestion des conflits, indépendamment des différences culturelles ou de points de vue, des différences liées au genre, et pouvoir aider d’autres membres du personnel à surmonter les préjugés liés à la culture et au genre.
• Avoir une bonne compréhension de la structure organisationnelle de la CEDEAO, de la culture et de la dynamique de son environnement de travail.

• Être capable de se servir de la connaissance du cadre juridique, des priorités stratégiques et des normes opérationnelles de la CEDEAO pour élaborer ou actualiser les politiques et programmes et/ou pour mettre en œuvre les politiques et programmes de manière durable et efficace.
• Avoir un sens aigu de la vie institutionnelle, sociale et politique, et faire montre d’un grand engagement vis- à-vis de la vision et du mandat de la CEDEAO, et avoir une connaissance approfondie de la situation et des tendances économiques, politiques et sociales qui existent dans les États membres.
• Avoir une très bonne capacité de jugement et de prise de décision sur les questions relatives à l’élaboration de politiques et stratégies qui sont importantes pour la réalisation du mandat de la CEDEAO et pour l’amélioration des résultats au niveau des États membres.
• Être capable d’analyser les rapports ainsi que la dynamique socio-économique et institutionnelle et pouvoir identifier les obstacles ou les défis potentiels et mettre en place des solutions innovantes ou des mesures alternatives pour surmonter les obstacles et réaliser les priorités stratégiques et opérationnelles.
• Être capable de prévoir et d’interpréter les effets des changements environnementaux (du point de vue social, économique et politique), de leurs impacts et de faire des recommandations y afférentes.
• Être capable d’identifier les forces et les faiblesses, de stimuler la créativité, de réduire la résistance au changement et d’améliorer la réalisation d’objectifs stratégiques.
• Être en mesure de prendre des décisions prudentes en matière de gestion des ressources humaines, financières et matérielles.
• Être capable d’avoir une écoute active et de comprendre les points de vue des autres afin de porter des jugements, prendre des décisions ou formuler des recommandations de façon éclairée.
• Être capable d’établir de multiples relations de collaboration avec l’extérieur en vue d’appuyer les objectifs stratégiques et opérationnels ; pouvoir identifier les questions clés qui existent et assurer la gestion des principaux acteurs avec des plans de communication et de gestion des parties prenantes bien conçues.
• Être capable de communiquer avec clarté et conviction, de faire une présentation convaincante, capable de véhiculer de nouvelles connaissances, de nouvelles idées et perspectives et permettant une meilleure compréhension des enjeux et des défis.
• Faire preuve d’une écoute attentive afin d’encourager les membres de l’équipe à mieux communiquer entre eux, faire preuve de sollicitude envers ces derniers afin qu’ils se sentent valorisés et susciter l’engagement du personnel dans l’ensemble des institutions et agences.
• Avoir d’excellentes aptitudes de négociation et de gestion des conflits, axées sur l’établissement et le maintien de relations efficaces de collaboration.
• Avoir une maitrise parfaite des technologies de l’information et de la communication (TIC).
• Avoir une bonne maitrise (orale et écrite) de l’une quelconque des langues officielles de la CEDEAO que sont l’anglais, le français et le portugais. La connaissance pratique de l’une quelconque des deux autres langues serait un avantage.
• Être capable de planifier, de définir clairement des objectifs de façon cohérente, de superviser de manière efficace les pratiques de gestion de la performance afin de s’assurer de l’atteinte des objectifs conformément aux normes établies.
• Être capable de fixer des objectifs de façon efficace et de gérer le changement d’une manière qui démontre de la résilience, du sang-froid et une perspective positive dans un environnement d’incertitude et d’ambiguïté.
• Pouvoir favoriser le développement des talents sur le plan organisationnel et sur le plan individuel tout au long de la mise en œuvre de plans qu’ils soient stratégiques, ou opérationnels, ou qu’ils soient élaborés au profit des programmes, projets et individus.
• Être en mesure de mettre en œuvre des plans, de mobiliser des personnes, d’identifier les facteurs essentiels de succès, d’atténuer les risques, de faire le suivi des indicateurs et de faire des observations et des commentaires, d’initier des mesures correctives et de renforcer les capacités en vue de la durabilité.
• Être capable d’instaurer un mécanisme rigoureux de suivi et d’évaluation et de tirer des enseignements des échecs et des erreurs en vue d’une amélioration continue