UC 35,815.21/USD 56,509.24

Date limite de soumission des candidatures: 15 mai 2024

APERÇU DU POSTE

L’assistant(e) apporte un appui aux Chargées de programme de manière efficace dans les activités quotidiennes de l’institution, selon les besoins desdits Responsables.

Le titulaire du poste initie des tâches et fournit une assistance administrative dans toutes les opérations liées aux activités du programme.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• Rédiger les Termes de références, lettres d’invitation et rapports de réunions internes ;
• Préparer les documents de travail pour les réunions internes et externes de la Cellule en charge du programme.
• Assurer la liaison et le suivi des correspondances internes et externes pour les activités des programmes.
• Aider à la gestion et à l’organisation des activités administratives pour les réunions du programme.

·       Contribuer à répondre aux besoins d’hébergement lors des ateliers, des séminaires et des forums.

• Tenir à jour une base de données des participants aux réunions du programme.
• Veiller à ce que le système de remplissage de la Cellule en charge du programme soit correctement entretenu.

·       Aider à la préparation des rapports périodiques sur l’état d’avancement des travaux de la Cellule en charge du programme, à la rédaction des procès-verbaux des réunions, des discours, des lettres et d’autres documents pertinents, selon les besoins de la Cellule.

• Aider à la mise à jour des listes de points focaux dans les pays membres.

·       Assurer la liaison avec les Points focaux dans les Pays membres pour les actions de suivi portant sur la transmission des correspondances.

• Contrôler et satisfaire les besoins matériels de l’Unité des programmes.
• Aider au suivi de toutes les Conventions, Protocoles d’accord et Accords de programmes entre l’institution et les tiers.
•  Établir une base de données des partenaires et autres parties prenantes intervenant dans le cadre des activités du programme.
• Participer à la gestion du Centre de documentation.
• Entreprendre d’autres tâches connexes, qui peuvent être assignées par les Responsables du programme.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’au moins d’un Brevet de Technicien (BT)/OND ou équivalent dans un domaine pertinent au domaine spécialisé ou d’intérêt ; des formations spécialisées en Gestion de Programme/Projet sont souhaitables.

·       Faire preuve d’au moins de 5 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’administration de programmes ou de projets, la coopération technique ou dans un domaine connexe est requis.

·       Connaissance pratique de la gestion de programmes dans le domaine du genre, notamment la maîtrise des applications informatiques.

·       Capacité à organiser les informations/données pour faciliter le travail des Chargés de Programme, notamment la connaissance des systèmes de classement ECM pertinents et des procédures, directives et processus relatifs à la correspondance en vue de préparer et d’utiliser des documents et canevas administratifs.

·       Connaissance et capacité à identifier les ressources requises pour les programmes/projets et à effectuer des activités spécialisées spécifiques visant au fonctionnement efficace et efficient de l’équipe du programme.

·       Connaissance des politiques, processus et procédures internes en général et particulièrement de ceux relatifs à l’administration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des programmes/projets, à la coopération technique, à la programmation et à la budgétisation.

·       Connaissance avérée des méthodes de gestion de projet (notamment la gestion budgétaire, le suivi et l’évaluation des rapports).

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·     Être capable de faire preuve de crédibilité lorsqu’il s’agit d’expliquer les règles, les normes et les attentes (par exemple, les délais) afin de garantir la conformité et le respect des attentes en matière de travail.

·     Être apte à se motiver et/ou à inciter les autres à s’engager dans des discussions qui se traduiront par des recommandations visant à améliorer les processus, les modèles ou d’autres outils de travail.

·     Être en mesure d’adopter une approche positive du travail d’équipe, de participer activement aux discussions et à la réalisation des objectifs de l’équipe.

·     Être capable d’assumer la responsabilité de sa propre carrière et de ses propres performances avec l’aide occasionnelle du supérieur hiérarchique/de l’encadreur.

·     Être apte à renforcer ses capacités et celles des autres en partageant ses connaissances, ses outils, son expertise et son expérience avec d’autres personnes afin de rester compétent et bien informé dans l’exécution du rôle qui lui est assigné.

·     Avoir des aptitudes interpersonnelles, d’écoute et de multitâche avec une bonne compréhension des responsabilités du service client et du rôle dans la représentation des valeurs de la CEDEAO dans toutes les interactions.

·     Être capable de prendre l’initiative visant à résoudre les problèmes courants liés aux tâches assignées, en faisant preuve de discernement et en impliquant des collègues ou des supérieurs hiérarchiques, le cas échéant.

·     Être en mesure de travailler au sein d’une équipe afin de résoudre les problèmes et d’améliorer les services.

·     Savoir gérer efficacement son temps et organiser son espace de travail de manière à répondre aux attentes en matière de performances liées aux services aux clients qui lui sont confiés.

·     Être apte à orienter les personnes vers la source appropriée en vue d’obtenir de plus amples informations et à demander de l’aide lorsqu’il est débordé par les demandes des clients.

·     Être capable d’appliquer des approches pertinentes et appropriées sur le plan culturel avec des personnes issues de divers milieux culturels.

·     Avoir des compétences avérées en matière de gestion de la diversité afin d’interagir avec les individus d’une manière appropriée d’un point de vue culturel et conformément aux règles/politiques de la CEDEAO.

·     Être capable de reconnaître les idées préconçues et les points de vue stéréotypés de certains groupes et individus et d’adopter avec succès des comportements inclusifs et appropriés du point de vue culturel.

·     Être capable d’intégrer les perspectives de genre et de garantir la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité et en assumer la responsabilité.

·     Posséder une bonne connaissance de la gestion de la diversité en ce qui concerne les attentes professionnelles quotidiennes et les tâches assignées.

·     Avoir une parfaite connaissance du mandat et des objectifs opérationnels de la CEDEAO en rapport avec les responsabilités qui lui sont confiées.

·     Être capable de se tenir au fait des activités, des calendriers et des objectifs du département en rapport avec l’équipe de travail et le domaine fonctionnel.

·     Posséder une bonne connaissance des procédures de la CEDEAO en rapport avec le travail qui lui est assigné et être capable de faire preuve de discernement dans leur application.

·     Faire preuve d’un intérêt et d’un engagement soutenus à l’égard des valeurs et des activités de la CEDEAO dans l’exercice quotidien de ses fonctions.

·     Disposer des compétences nécessaires pour maintenir, traiter et fournir des informations exactes conformément aux tâches qui lui sont assignées.

·     Être capable d’organiser les dossiers et les informations pour en faciliter la recherche et la tenue des registres.

·     Être en mesure de repérer les erreurs, d’agir rapidement pour les corriger et de tirer les enseignements de l’expérience.

·     Avoir la connaissance et la capacité de remettre en question les hypothèses fondamentales concernant les façons acceptées de faire les choses dans un esprit d’amélioration.

·     Être capable d’utiliser les technologies actuelles pour communiquer efficacement, par exemple les logiciels de bureautique, y compris les tableurs, le traitement de texte et les logiciels de présentation graphique ; être capable de dactylographier et de mettre en forme des présentations, des rapports, des manuels, des bulletins d’information, le contenu de sites web et avoir une parfaite maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).

·     Avoir des compétences éprouvées en matière de partage de l’information en utilisant la technologie et en respectant les processus et pratiques établis.

·     Avoir des compétences avancées en matière d’affirmation de soi et de communication à l’oral, avec une capacité avérée à reconnaître et à comprendre la validité des points de vue d’autrui et à y répondre de manière constructive.

·     S’exprimer couramment à l’oral et à l’écrit dans l’une des langues officielles de la Communauté de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La maîtrise d’une autre langue constituera un atout.

·     Être capable de consacrer du temps à des tâches spécifiques de manière à tenir les délais et à répondre aux attentes en matière de qualité/quantité.

·     Avoir un bon sens de l’organisation et une excellente capacité à scinder le travail en plusieurs parties et à se focaliser d’abord sur les étapes les plus importantes.

·     Être apte à contribuer au maintien des normes de performance de l’organisation tout au long de la mise en œuvre de nouveaux processus, pratiques et plans adoptés par le Département et pertinents pour les tâches qui lui sont confiées.

·     Être en mesure d’assurer le suivi des progrès accomplis et d’envisager de nouveaux objectifs dans le cadre des responsabilités qui lui sont confiées.