• Chargé des ressources humaines
• Agent des approvisionnements

• GAMBIA, BANJUL

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur de l’administration et des finances, le titulaire du poste est chargé de fournir les services administratifs et de gérer les ressources humaines de l’agence.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

·       Planifier, coordonner et contrôler les activités de la division.

·       Coordonner l’organisation et la discipline du personnel, y compris la présence, les registres de congés, la rédaction du calendrier des tâches, le recrutement du personnel auxiliaire (entretien et rédaction des lettres de nomination, contrôle des transports et système d’archivage).

·       Assurer l’organisation des services de postage de l’organisation ;

·       Aider à préparer les budgets de l’agence.

·       Assurer la bonne exécution des fonctions administratives courantes, notamment en ce qui concerne l’environnement, l’espace et l’équipement de travail, de même que le système de recherche d’informations.

·       Aider à identifier les besoins opérationnels.

·        Développer et soutenir la mise en œuvre du plan annuel d’approvisionnement de l’organisation.

·       Contribuer au budget/programme de travail de la direction et assurer le suivi du budget et du programme de travail des divisions.

·       Suivre les paiements en contrepartie des services rendus par les fournisseurs, prestataires et entrepreneurs individuels.

·       Coordonner les expéditions/frets, les dédouanements et la préparation de tous les documents connexes.

·       Assurer l’immersion des nouveaux agents et des stagiaires.

·       Superviser d’autres employés de l’administration et des ressources humaines.

·       Renseigner le personnel sur les procédures, les processus et les pratiques d’administration du bureau.

·       Assurer la mise en œuvre de toutes les initiatives qui permettront une gestion rationnelle du matériel et des ressources humaines (logistique et procédures).

·       Rendre efficacement compte des mesures mises en œuvre et des résultats obtenus au Directeur de l’administration et des finances.

·       Participer à la rédaction des rapports semestriels et annuels des activités du Centre.

·       Veiller à la cohérence des actions et activités mises en œuvre par rapport aux objectifs spécifiques de la direction et aux objectifs généraux de l’Agence ;

·       Définir les principales orientations des contrôles et les indicateurs à mettre en place, ainsi que le cadre de présentation des rapports à la direction.

·       Conseiller le Directeur de l ‘ administration et des finances sur les questions relatives à la justesse des choix en vue de nomination, au bien-être et à la discipline du personnel et à d’autres formes de mobilité personnelle, à la gestion des relations avec le personnel, aux tendances et à l ‘ évolution dans les domaines des ressources matérielles, financières et humaines.

·       Diriger des initiatives de dialogue avec les employés afin de promouvoir un environnement de travail positif, favoriser la cohésion de l’équipe et améliorer la satisfaction globale des travailleurs.

·       Gérer les questions relatives aux relations avec les employés, la résolution des conflits et les mesures disciplinaires, conformément aux politiques établies et aux exigences légales.

·       Veiller à l’efficience des processus relatifs aux opérations et les services des ressources humaines, l’amélioration continue et les principales mesures de performance au sein de l’agence.

·       Se tenir au fait des tendances et des meilleures pratiques en matière de ressources humaines et d’administration, tout en apportant des idées novatrices pour améliorer les processus et les pratiques organisationnels.

·       Préparer et présenter des rapports à la haute direction sur les activités administratives et des RH, en fournissant des idées et des recommandations en termes d’améliorations ;

·       Contribuer continuellement à l’examen et à la mise à jour des politiques des opérations et services des RH.

·       S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait être assignée par le supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

Être titulaire d’un diplôme de Master (ou équivalent) en Gestion des Ressources Humaines, Administration des Affaires ou en Sciences Sociales d’une université reconnue.

·       Justifier d’au moins dix (10) années d’expérience professionnelle en administration ou gestion des ressources humaines dont deux (2)   au niveau international et cinq (5)  à un poste de responsabilité hiérarchique.

·       Avoir une bonne connaissance des politiques, processus et procédures (PPP) dans les domaines administratifs, des ressources humaines et des TIC.

·       Être apte à fournir des conseils techniques dans un large éventail de domaines administratifs, financiers et comptables.

·       Avoir une expérience dans l’application des politiques et pratiques de budgétisation et de passation de marchés.

·       Avoir la capacité de fournir des conseils techniques sur un large éventail de questions administratives, de ressources humaines et de TIC.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

PRINCIPALES COMPÉTENCES RELATIVES À LA CEDEAO

·       Être apte à diriger les programmes et les projets qui lui sont assignés, en faisant montre de l’expertise managériale et opérationnelle requise, afin d’assurer l’accomplissement du mandat de l’organisation ;

·       Savoir diriger par l’exemple et organiser le travail d’équipe de sorte à encourager la coopération pour favoriser la réalisation des résultats recherchés, impulser un élan en faveur du changement pour assurer l’adhésion des employés, développer et mettre en œuvre des contrôles internes pour un programme pilote de gestion des obstacles potentielles à la mise en œuvre.

·       Veiller au respect scrupuleux de la hiérarchie.

·       Justifier d’excellentes compétences en matière d’autogestion, faire preuve d’éthique, d’intégrité et de respect dans le contrôle interne des règles, des délégations et de la transparence.

·       Réunir des compétences et des expertises complémentaires, évaluer les contributions individuelles, reconnaître le travail bien fait et corriger les lacunes afin d’assurer le succès permanent de l’organisation.

·       Attester des connaissances en gestion de programmes reflétant le niveau d’une personne certifiée en la matière.

·       Avoir la capacité de faire des recherches sur les repères et les tendances afin de formuler les meilleures recommandations pour l’élaboration et l’amélioration des programmes/projets qui serviront le mieux la communauté/l’organisation.

·       Posséder de très bonnes aptitudes en matière de réseautage et de relations interpersonnelles permettant de faciliter les retours d’informations et de données provenant d’un réseau de professionnels de plusieurs pays/secteurs/organisations et d’identifier et prioriser les besoins les plus critiques de la Communauté.

·       Être capable de gérer et de coordonner les initiatives concernant la gestion de la clientèle, pour formuler des recommandations.

·       Être en mesure d’élaborer et de mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière de services à la clientèle.

·       Avoir la capacité d’élaborer et de mettre en œuvre des plans de gestion des parties prenantes, des programmes et des initiatives visant à favoriser l’appropriation des nouvelles initiatives, la meilleure compréhension des opinions dissidentes, l’obtention de ressources et le renforcement du sentiment de réussite.

·       Faire preuve de diplomatie, de tact et de respect envers des personnes d’origines diverses, comprendre divers points de vue culturels, notamment en Afrique de l’Ouest, et avoir la capacité de transformer la diversité en opportunités pour améliorer les programmes/résultats opérationnels.

·       Avoir la capacité d’instaurer un environnement interactif, inclusif, tirant profit de la diversifié de forces et réunissant les pratiques novatrices.

·       Être capable de rester objectif dans la gestion des conflits, indépendamment des différences de culture, de position, de genre, et encourager les autres membres du personnel à surmonter les préjugés liés à la culture et au genre.

·       Avoir la capacité et assumer la responsabilité d’intégrer une perspective sensible au genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.

·       Être capable de servir les intérêts d’équipes/d’organisations/de communautés reflétant une grande diversité culturelle et de personnes vivant avec un handicap, en ne tenant pas compte des préjugés.

·       Bien comprendre la structure organisationnelle de la CEDEAO, sa dynamique et les attentes qui s’y rattachent, pour être en mesure de collaborer, de participer, de contribuer et de diriger avec efficacité.

·       Avoir une bonne connaissance du mandat de la CEDEAO, de ses plans et priorités stratégiques, ainsi que de la situation économique, politique et sociale des Etats membres, telle qu’elle se rapporte à son propre domaine d’activité.

·       Être au fait des bonnes pratiques en vigueur à la CEDEAO, des approches de gestion de programme et des techniques de recherche, pour être en mesure de diriger et/ou de contribuer à l’élaboration ou l’évaluation de programmes, de projets ou d’initiatives.

·       Bien connaitre les règles et procédures de la CEDEAO afin de pouvoir interpréter de manière appropriée et appliquer les directives, donner des avis techniques, assurer l’encadrement d’autres agents et évaluer les performances.

·       Pouvoir analyser une situation en recourant à des indicateurs pour en évaluer les coûts, les avantages, les risques et les chances de succès, en vue de la prise de décisions.

·       Être capable de rassembler des informations provenant de différentes sources pour identifier la cause des problèmes, les conséquences pouvant résulter de la mise en œuvre de mesures alternatives, les obstacles potentiels, ainsi que les moyens d’éviter le problème à l’avenir.

·       Être en mesure de décomposer en termes simples des situations ou des informations très complexes pour expliquer des recommandations et des conclusions en vue de résoudre des problèmes ou d’améliorer des opérations/programmes/ projets.

·       Être en mesure d’examiner des situations sous différents angles, d’appliquer des solutions novatrices aux problèmes et de concevoir de nouvelles méthodes de règlement des conflits lorsque les méthodes et procédures établies paraissent inapplicables ou obsolètes.

·       Avoir la capacité de communiquer et de créer un impact, de façon claire et concise, succincte et organisée, afin de susciter la crédibilité et la confiance lors des présentations, de la définition des attentes et de l’explication de questions complexes.

·       Posséder la capacité d’écouter attentivement, d’interpréter correctement les messages des autres et de réagir de façon appropriée.

·       Attester de compétences probantes en rédaction et en relecture de documents techniques ;

·       Faire preuve d’écoute active pour encourager une collaboration plus étroite entre les membres de l’équipe, faire preuve d’attention, leur faire sentir qu’ils sont valorisés et susciter leur engagement dans toutes les institutions et agences.

·       Pouvoir faire preuve d’un esprit constructif dans ses évaluations, reconnaitre le travail bien fait, corriger les lacunes et s’efforcer de motiver les subordonnés pour obtenir un rendement optimal.

·       Avoir une bonne maîtrise des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) ;

·       Savoir écrire et parler couramment l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais).

·        La connaissance pratique d’une des deux autres langues constituerait un atout supplémentaire.

·       Attester de compétences organisationnelles et de gestion de projets/programmes avec une expérience significative en matière de fixation de délais, d’objectifs, de coûts et de ressources nécessaires à la réalisation des résultats opérationnels des programmes et/ou projets, conformément à l’approche de gestion axée sur les résultats.

·       Avoir la capacité de fixer des objectifs et des cibles efficaces pour soi-même, pour les autres et pour le service, ainsi que d’ajuster les priorités du travail ou du projet suivant l’évolution des circonstances.

·       Être en mesure d’utiliser une approche participative dans la planification des projets, d’identifier les lacunes a qui affectent la réalisation des résultats des programmes/projets, de concevoir et de mettre en œuvre les plans d’intervention nécessaires à la réalisation de la tâche souhaitée.

·       Pouvoir mettre en œuvre des pratiques rigoureuses de suivi et évaluation et définir des calendriers de présentation de rapports réguliers sur les principales réalisations.

·       Avoir la capacité de planifier, d’organiser, de contrôler les ressources et de veiller au respect des politiques, procédures et protocoles en vue d’assurer la réalisation des objectifs spécifiques.