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Assistente de Direção (Secretarios Biligual) x 22 – G5 / G6 / G7
TÍTULO DO CARGO Assistente de Direção (Secretarios Biligual) x 22 – G5 / G6 / G7
INSTITUIÇÃO Comissão da CEDEAO
NÍVEL G5 / G6 / G7
SALÁRIO ANUAL UC25,527.53, USD40,277.34/UC30,178.98, USD47,616.39/UC34,933.43, USD55,117.96
AGÊNCIA
DEPARTAMENTO Administração Geral & Conferência
DIREÇÃO Administração Geral
DIVISÃO
SUPERVISOR HIERARQUICO Diretor Hierárquico
SUPERVISÃO
LOCAL DE AFECTAÇÃO ABUJA, NIGERIA
Applications should be sent to: bsofficemanager@ecowas.int

 

SÍNTESE DA FUNÇÃO

Sob a supervisão do Diretor, o Assistente de Direção deve desempenhar um papel vital no bom funcionamento do departamento. Desde o acolhimento de visitantes, à receção de chamadas, a marcação de compromissos, a organização da agenda do seu superior, a redação de documentos de correspondência e arquivo, suas funções serão essenciais para as atividades diárias do Departamento / Direção. Nesse sentido, ele / ela deve ser bastante acessível e recetivo face a demandas concorrentes de partes internas e externas.

 

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

§  Gestão da agenda do Supervisor: receber e dar as boas vindas aos visitantes; organizar e gerir compromissos; manter a agenda do supervisor; fazer chamadas telefónicas; verificar chamadas recebidas para garantir sua importância e possibilidade de resposta; gerir o diário e a agenda do Diretor;

§  Gestão administrativa: organizar reuniões, tomar notas, redigir o relatório; receber, redigir, digitar e acompanhar as cartas administrativas; reservas de salas de reuniões; fornecer suprimentos para o escritório; gerir os documentos recebidos e enviados.

§  Gestão de correio: criar um sistema de registo de e-mails recebidos e enviados; garantir arquivamento e classificação de documentos; gerir documentos (entrada e saída, classificação das cartas); garantir o acompanhamento dos documentos enviados ao Diretor para assinatura;

§  Gestão de documentos & arquivos: Garantir o arquivamento e classificação de cópias impressas de todas as documentações e disponibilizá-las mediante solicitação.

§  Desempenhar qualquer outra tarefa designada pelos superiores.

 

QUALIFICAÇÂO ACADÉMICA E EXPERIÊNCIA

§  Diploma Vocacional Nacional ou equivalente em estudos de secretariado ou administração ou área relacionada de uma instituição superior reconhecida;

§  6 Anos de experiência em serviços administrativos e de secretariado;

§  Bom senso e capacidade de tomar decisões razoáveis com pouca supervisão;

§  Conhecimento de software informático e sistemas de classificação ECM relevantes e procedimentos, diretrizes e processos relacionados a correspondência para preparar e usar documentos e modelos administrativos.

 

LIMITE DE IDADE Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

 

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS DA CEDEAO

§  Capacidade de fornecer sugestões com base em observações próprias que melhorarão a maneira como o trabalho é realizado e conduzirão com confiança sua execução conforme solicitado;

§  Experiência em trabalhar efetivamente como membro da equipa, orientar equipas e, ocasionalmente, liderar discussões e / ou substituir outras funções de liderança, conforme necessário;

§  Capacidade de apoiar a equipa, mantendo-se a par das iniciativas, eventos e necessidades da mesma, auxiliando os líderes da equipa conforme necessário;

§  Capacidade de trabalhar sob pressão e ser confiável para obter resultados;

§  Capacidade de assumir a responsabilidade pela própria carreira e desempenho e de se envolver regular e independentemente em atividades de autoavaliação;

§  Capacidade de desenvolver e manter as habilidades e os conhecimentos necessários para desempenhar efetivamente a função.

§  Excelente ética no trabalho, positividade, motivação, flexibilidade e capacidade de resolver problemas para realizar tarefas associadas à função;

§  Capacidade de tomar iniciativa para resolver problemas semi-rotineiros e fazer recomendações para melhorar a qualidade / quantidade de serviços aos clientes;

§  Desejo ardente de ajudar outras pessoas em várias circunstâncias relevantes para a própria área de trabalho e de indicar a pessoa adequada para obter mais assistência, conforme necessário;

§  Capacidade de trabalhar em equipa para articular as necessidades dos clientes;

§  Capacidade de gerir seu próprio tempo de forma eficaz e atender aos padrões e objetivos de serviço relacionados às responsabilidades atribuídas.

§  Entende como ter acesso a recursos ou serviços internos para aprimorar a conscientização cultural e busca ativamente melhorar as habilidades multiculturais ao interagir com outras pessoas com formação cultural e linguística diversa, especialmente na África Ocidental;

§  Capacidade de escutar atentamente as ideias, solicitações e preocupações das pessoas e de entender, adotar e desenvolver habilidades de gestão da diversidade de acordo com as regras / políticas da CEDEAO;

§  Capacidade e responsabilidade de incorporar perspetivas de género e garantir a participação igual de homens e mulheres em todas as áreas de trabalho;

§  Capacidade de reconhecer noções preconcebidas e visões estereotipadas de certos grupos e indivíduos e adotar com sucesso comportamentos inclusivos e culturalmente adequados;

§  Compreensão básica do mandato das organizações da CEDEAO e suas funções, particularmente as da própria instituição / agência;

§  Conhecimento dos procedimentos e práticas de rotina da CEDEAO no que se refere às responsabilidades atribuídas e ferramentas de trabalho;

§  Capacidade de aplicar os padrões da CEDEAO para envio de e-mail e outras tarefas rotineiras e manter registos e informações referentes ao trabalho designado, de acordo com as regras e regulamentos;

§  Capacidade de aplicar os procedimentos da CEDEAO relevantes às tarefas e demonstrar a compreensão dos sistemas, processos, regras e / ou padrões associados o suficiente para explicar sua necessidade e identificar erros e consequências.

§  Aptidões numéricas com a capacidade de coletar, agrupar, classificar e resumir dados seguindo instruções claras e simples;

§  Capacidade de inovar com procedimentos estabelecidos, com vista a melhorar o desempenho e / ou resultados;

§  Capacidade de detetar e corrigir erros e manter registos precisos de indicadores / informações simples;

§  Capacidade de recolher e organizar informações e dados de maneira simples e compreensível.

§  Capacidade de fornecer informações precisas e completas aos supervisores / colegas de trabalho / clientes, conforme solicitado, usando bom senso, tato e diplomacia;

§   Capacidade de usar computadores com habilidades avançadas de processamento de texto, incluindo um conhecimento prático de planilhas, banco de dados, inter / intranet, correio eletrónico/ email e médias sociais;

§  Capacidade de ler / ouvir e entender instruções de rotina e executá-las com supervisão limitada;

§  Capacidade de produzir material escrito claro, conciso, lógico e gramaticalmente correto nas três línguas oficiais da CEDEAO e ter igual proficiência na linguagem verbal;

§  Capacidade de resolver problemas com outras pessoas de maneira sincera, educada, oportuna e direta;

§  Proficiência em tecnologias de comunicação da informação (TIC);

§  Fluência em expressões orais e escritas num dos idiomas oficiais da Comunidade da CEDEAO (Inglês, Francês & Português). O conhecimento de um idioma adicional será uma vantagem complementar.

§  Capacidade de organizar tarefas rotineiras de trabalho, de identificar soluções para abordar prioridades contraditórias ou incertezas na realização de tarefas novas ou em mudança;

§  Capacidade de desenvolver metas de trabalho e identificar as etapas necessárias para atingir essas metas;

§  Capacidade de entender e contribuir para os objetivos da equipa ou da unidade de trabalho, conforme orientação do supervisor;

§  Capacidade de trabalhar dentro de práticas de escritório bem estabelecidas e equilibrar várias tarefas dentro dos prazos estabelecidos.

 

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