UC56,591.37 / USD 89,289.87

Les candidatures devront être envoyées à l’adresse: b45procuroffintellserv@ecowas.int

Date limite de soumission des candidatures: 15 mai 2024

APERÇU DU POSTE

Sous la supervision du Responsable de la Passation de Marchés (P5), le/la titulaire du poste assure la gestion des activités quotidiennes de passation de marchés (notamment pour les subventions) au sein de la division, depuis la demande jusqu’à la fourniture des services intellectuels.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

• Préparer et exécuter des plans annuels de passation de marchés afin de répondre aux besoins opérationnels et commerciaux sur la base des exigences énoncées dans les plans d’activité et les budgets de la Direction.
• En liaison avec le service des Finances, assurer le financement en temps voulu et/ou la résolution de tout problème de financement concernant les activités de passation de marchés.
• Se tenir au courant des conditions du marché, notamment des listes de prestataires, de la disponibilité des prix et de la compétitivité, et s’assurer que les coûts sont justes et raisonnables avant d’approuver tout achat.
• Appuyer les différents Départements dans la finalisation des Termes de Référence pour leurs différents besoins et formuler des recommandations en vue d’assurer la conformité avec les règles et procédures de la CEDEAO ou des bailleurs de fonds pour les biens et services.
• Préparer les documents d’appel d’offres, notamment les projets de contrats et autres documents de passation de marchés, selon les instructions du Responsable de la passation de marchés.
• Préparer tous les avis de publication (avis de présélection) comme convenu.
• Suivre l’état d’avancement de chaque passation de marchés – de la demande à la sélection du consultant – et veiller à ce que les priorités soient respectées.
• Soutenir l’ensemble du Comité d’évaluation dans l’évaluation des propositions et veiller au respect des règles et procédures.
• En qualité de secrétaire, préparer tous les rapports d’évaluation conformément à la décision des Comités d’évaluation.
• Préparer tous les contrats pour les faire signature et assurer, en liaison avec le département utilisateur, le suivi de leur mise en œuvre.
• Produire/fournir des rapports trimestriels couvrant l’ensemble des activités liées aux services intellectuels pour la Commission et sur la mise en œuvre du Plan de passation de marchés approuvé.
• Tenir un registre central des principaux contrats afin d’enregistrer avec précision l’état des lieux des contrats conclus avec les consultants, concevoir une base de données appropriée pour les consultants clés et assurer le suivi des accords sur les niveaux de service avec les consultants.
• Maintenir un archivage adéquat de tous les documents relatifs à la passation de marchés (Plan de passation de marchés, appels d’offres, publications, rapports d’évaluation et contrats).
• Assumer toute autre mission officielle qui lui est confiée par les supérieurs hiérarchique.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un diplôme de Licence (ou équivalent) en Administration des Affaires, Administration Publique, Commerce, Chaîne d’Approvisionnement, droit ou dans un domaine connexe, délivrée par une université reconnue.

·       Justifier de cinq (5) années d’expérience à responsabilité progressive dans le domaine de la gestion de la passation de marchés et/ou de la chaîne d’approvisionnement au sein d’une institution publique, d’une organisation internationale, d’une ONG ou d’une agence d’aide multilatérale.

·       Avoir une connaissance des politiques, processus et procédures de passation de marchés des partenaires au développement tels que la Banque mondiale, la Banque africaine de développement et l’Union européenne.

·       Avoir une connaissance d’un système de planification des ressources de l’entreprise ou d’un autre système de gestion lié à la passation de marchés.

·       Avoir une connaissance de tous les processus opérationnels afin d’identifier et d’évaluer les faiblesses des contrôles de surveillance. Être capable de renforcer les processus afin d’atténuer/éliminer activement les risques de non-conformité et de manquement à l’éthique. Être capable de des modèles statistiques et d’analyse des processus et des contrôles afin de détecter les anomalies et les faiblesses.

·       Une formation pertinente dans le domaine de la passation de marchés ou de la gestion de la chaîne d’approvisionnement constituerait un atout.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·       Capacité à persuader/influencer autrui à considérer un certain point de vue, à adopter une nouvelle idée ou à mettre en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques.

·       Être apte à diriger une équipe d’auditeurs à une formation/de subalternes et à insuffler un esprit d’équipe afin de mobiliser les employés et à réaliser un ensemble bien défini d’activités.

·       Être capable de respecter la chaîne de commandement de manière appropriée.

·       Être apte à résoudre les problèmes qui surviennent avec un minimum de directives et/ou à recommander et à présenter des solutions ou pistes alternatives pour approbation.

·       Être en mesure de se référer au Code de déontologie pour sa propre gouverne ainsi que pour gérer les autres, les informations et les ressources.

·       Être capable d’encadrer les autres et de créer des boucles de rétroaction avec les supérieurs hiérarchiques, les collègues et les subalternes afin de nouer de solides relations de travail et d’améliorer les performances.

·       Contribuer au maintien des objectifs et normes de performance de l’unité organisationnelle.

·       Disposer de compétences interpersonnelles, et être à même de tenir les clients informés des progrès accomplis ou des difficultés rencontrées dans les projets en lien avec le calendrier, la qualité et la quantité.

·       Être capable d’interagir de manière proactive avec des clients et de nouer de solides relations de confiance fondées sur le respect mutuel et des discussions régulières.

·       Être capable d’établir et à maintenir une crédibilité professionnelle auprès des collègues/partenaires d’une manière qui anticipe leurs besoins, atténue les problèmes et équilibre soigneusement les obligations professionnelles avec la nécessité d’être sensible et réceptif à leurs besoins.

·       Être capable de conseiller, d’informer, de consulter et de guider d’autres personnes sur des questions relatives aux responsabilités assignées en matière de service à la clientèle et aux normes de service à la clientèle établies.

·       Faire montre de respect pour les différences culturelles, d’équité et de sa capacité à nouer de bonnes relations avec des personnes d’origines, de nationalités, de sexes, d’ethnies, de races et de religions diverses.

·       Avoir une bonne compréhension des diverses opinions culturelles, en particulier en Afrique de l’Ouest, en étant sensible aux différences entre les groupes ; pouvoir remettre en question les préjugés et pratiquer la tolérance et l’empathie.

·       Avoir le sens de l’écoute active, de la prise en compte des préoccupations des individus et faire preuve de jugement, de tact et de diplomatie.

·       Être capable de travailler dans un environnement interactif diversifié et inclusif qui tire parti de forces diverses.

·       Être apte à intégrer les perspectives de genre et de garantir la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité et en assumer la responsabilité.

·       Être capable d’encourager les gens, de leurs donner les moyens d’agir et de les défendre de manière impartiale et transparente.

·       Avoir une bonne maîtrise des institutions, secteurs, programmes et politiques de la CEDEAO.

·       Avoir une bonne connaissance des exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, de projets, de services et de systèmes nécessaires à la réalisation des missions et à l’atteinte des objectifs de performance.

·       Avoir une bonne maîtrise des règles et procédures de la CEDEAO liées aux responsabilités assignées et être capable de les expliquer clairement aux autres.

·       Avoir une bonne maîtrise de la culture, des structures et des questions de performance de la CEDEAO et des priorités ayant un impact sur les responsabilités assignées.

·       Avoir une bonne maîtrise des tendances, des indicateurs, des défis et des opportunités de développement des États membres de la CEDEAO en relation avec le projet/programme assigné à son poste.

·       Être capable d’étudier des données/informations provenant de diverses sources, d’identifier des anomalies, des tendances et des problèmes, de présenter des conclusions et de formuler des recommandations.

·       Être capable de décomposer les problèmes ou les processus en composantes clés pour identifier et résoudre les lacunes en matière de service, d’assurance-qualité, de conformité et d’objectifs de performance.

·       Connaissance et aptitude à appliquer des techniques permettant de générer des idées créatives et de nouvelles approches pour atteindre les objectifs.

·       Capacité à utiliser des données probantes et des recherches pour éclairer les politiques et les programmes et à identifier les sources d’information pertinentes et appropriées, y compris les parties prenantes, les institutions régionales et/ou les comités internes.

·       Faire montre d’une maîtrise opérationnelle de l’outil informatique par l’utilisation des outils appropriés.

·       Savoir faire un usage judicieux des graphiques et des tableaux pour présenter efficacement des données numériques ; savoir rédiger des rapports/propositions techniques semi-complexes et réviser/contrôler des modèles, des lettres, etc.

·       Savoir transmettre des informations de manière claire et concise, de façon succincte et organisée, à l’écrit comme à l’oral.

·       Faire preuve de compétences interpersonnelles, faire des présentations, exprimer des opinions et débattre des idées avec les autres de manière constructive.

·       Avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).

·       S’exprimer couramment à l’oral et à l’écrit dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La maîtrise d’une autre langue constitue un atout.

·       Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre un plan d’action individuel pour atteindre des objectifs de travail spécifiques.

·       Assurer l’identification, l’organisation et le suivi des tâches de bout en bout pour en faciliter l’exécution.

·       Être capable de contribuer et/ou de diriger des projets conformément aux normes et techniques reconnues en matière de gestion de projet, coordonner les contributions des autres afin de fixer et de respecter les délais.

·       Être capable d’organiser le travail, de fixer des priorités et de tenir les délais, en prêtant attention aux détails, aux parties prenantes, aux indicateurs et aux risques.

·       Capacité à identifier, collecter et évaluer des indicateurs pour contrôler les performances et prendre des mesures correctives proactives si nécessaire.