UC56,591.37 / USD 89,289.87

Date limite de soumission des candidatures: 15 mai 2024

APERÇU DU POSTE :

Sous la supervision du Responsable de l’Administration, de la Logistique et de la Maintenance, la/le titulaire est responsable de la gestion de tous les biens matériels, de l’acquisition à la cession.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS :

·       Veiller à ce que toutes les immobilisations soient dûment classées et enregistrées dans le système SAP.

·       Élaborer un système de numérotation et de catalogage pour l’identification, la classification et l’enregistrement des actifs immobilisés.

·       Préparer des mises à jour périodiques des immobilisations à l’intention de la direction et de l’équipe de direction.

·       Procéder à la cession périodique des actifs conformément au Règlement financier et au Manuel de procédures comptables de la CEDEAO.

·       Organiser l’évacuation continue des objets anciens et obsolètes qui trainent dans les locaux.

·       Organiser des exercices de cession périodiques dans toutes les institutions et agences.

·       Élaborer et maintenir des procédures de comptabilisation des immobilisations conformément aux lignes directrices du siège.

·       Soutenir la fonction stratégique de gestion des biens immobiliers.

·       Formuler des recommandations sur l’amélioration de l’utilisation et la cession des actifs.

·       Réviser et actualiser les coûts standard à appliquer dans le système d’enregistrement pour les acquisitions d’actifs immobilisés.

·       Contrôler la mise en œuvre des indicateurs de performance clés afin d’identifier les domaines à améliorer.

·       Veiller au respect de la politique de gestion des actifs et préparer des rapports et analyses de tendances.

·       Préparer les calendriers d’audit relatifs aux immobilisations.

·       Assurer la tenue des grands livres auxiliaires des immobilisations, notamment la saisie ou l’importation des biens d’équipement dans les grands livres auxiliaires des immobilisations et l’examen des pièces justificatives.

·       Confirmer l’exactitude et l’exhaustivité des comptabilisations des immobilisations, y compris assurer la mise à jour des systèmes, les écritures manuelles, les rapprochements de comptes et les analyses.

·       Tenir le cadre comptable des immobilisations établi par le siège et détaillé dans les procédures opérationnelles standard (POS) en échangeant avec d’autres parties prenantes pour garantir des méthodes comptables appropriées et efficaces ainsi que pour comprendre les besoins de l’institution en ce qui concerne les transactions et rapports comptables relatifs aux immobilisations.

·       Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un diplôme de Licence en Administration des Affaires, Administration Publique, Aménagement Urbain et Régional, Elaboration d’Avant Métré, Architecture ou dans un domaine connexe, décerné par une université reconnue.

·       Justifier de cinq (5) ans d’expérience à responsabilité progressive dans les domaines de la finance, de l’administration, du budget, de la gestion d’entreprise ou dans un domaine connexe, ainsi que d’une expérience significative en gestion des immobilisations dans un contexte international.

·       Avoir une maîtrise des politiques, processus et procédures de passation de marchés et des techniques d’achat et de comptabilité ; avoir un bon sens du jugement et une maîtrise des Règles et Règlements financiers ; savoir rechercher et rassembler des informations à partir de sources diverses.

·       Savoir rechercher, collecter, enregistrer et conserver toutes les mesures de contrôle interne et les informations pertinentes (y compris sous forme électronique) en veillant à ce qu’une chaîne d’information complète soit établie et tenue.

·       Avoir une maîtrise de tous les processus opérationnels afin d’identifier et d’évaluer les faiblesses des contrôles de surveillance ; être capable de renforcer les processus afin d’atténuer/éliminer activement les risques de non-conformité et de manquement à l’éthique ; être capable de créer des modèles statistiques et d’analyse des processus et contrôles afin de déceler les anomalies et faiblesses.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·       Être capable de persuader/d’influencer les autres afin de tenir compte d’un certain point de vue, d’adopter une nouvelle idée ou de mettre en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques.

·       Être apte à diriger une équipe de participants à une formation/de subalternes et d’insuffler un esprit d’équipe afin de mobiliser les employés et de réaliser un ensemble bien défini d’activités.

·       Être capable de respecter la chaîne de commandement de manière appropriée.

·       Être apte à résoudre les problèmes qui se posent avec un minimum de directives et/ou à recommander et expliquer des solutions ou des alternatives pour approbation.

·       Être en mesure de se référer au Code de déontologie pour sa propre gouverne ainsi que pour gérer les autres, les informations et les ressources.

·       Être capable d’encadrer les autres et de créer des boucles de rétroaction avec les supérieurs hiérarchiques, les collègues et les subalternes afin de nouer de solides relations de travail et d’améliorer les performances.

·       Contribuer au maintien des objectifs et normes de performance de l’unité organisationnelle.

·       Avoir un bon sens des relations interpersonnelles et être capable de tenir les collègues et les supérieurs informés des progrès ou difficultés des projets par rapport aux délais, à la qualité et à la quantité.

·       Pouvoir interagir de manière proactive avec les clients et nouer de solides relations de confiance fondées sur le respect mutuel et des discussions régulières.

·       Être capable de bâtir et maintenir une crédibilité professionnelle auprès des clients/partenaires d’une manière qui anticipe sur leurs besoins atténue les problèmes et équilibre soigneusement les obligations professionnelles avec la nécessité d’être sensible et réceptif à leurs besoins.

·       Pouvoir conseiller, informer, consulter et orienter les autres sur des questions concernant les responsabilités assignées en matière de service à la clientèle et les normes de service à la clientèle établies.

·       Faire montre de respect pour les différences culturelles, d’équité et de sa capacité à nouer de bonnes relations avec des personnes d’origines, de nationalités, de genre, d’ethnies, de races et de religions diverses.

·       Avoir une bonne compréhension de la diversité des perceptions culturelles, en particulier en Afrique de l’Ouest, assortie d’une sensibilité aux différences entre les groupes ; être capable de remettre en question les préjugés et de pratiquer la tolérance et l’empathie.

·       Avoir le sens de l’écoute active, de la prise en compte des préoccupations des individus et faire preuve de jugement, de tact et de diplomatie.

·       Être capable de travailler dans un environnement interactif diversifié et inclusif qui tire parti de forces diverses.

·       Être capable d’intégrer les perspectives de genre et de garantir la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité et en assumer la responsabilité.

·       Être capable d’encourager, de responsabiliser et de défendre les individus de manière impartiale et transparente

·       Avoir une bonne connaissance des institutions, secteurs, programmes et politiques de la CEDEAO.

·       Avoir une bonne connaissance des exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, de projets, de services et de systèmes nécessaires à la réalisation des affectations de travail et à l’atteinte des objectifs de performance.

·       Bien maîtriser les règles et procédures de la CEDEAO liées aux responsabilités assignées et savoir les expliquer clairement aux autres.

·       Avoir une bonne connaissance de la culture, des structures et des questions de performance de la CEDEAO ainsi que des priorités ayant un impact sur les responsabilités assignées.

·       Avoir une bonne connaissance des tendances, indicateurs, défis et opportunités de développement liés aux États membres de la CEDEAO en relation avec les projets/programmes assignés à son propre poste.

·       Être capable d’étudier des données/informations provenant de diverses sources, d’identifier les anomalies, les tendances et les problèmes, de soumettre des conclusions et de formuler des recommandations.

·       Être capable de décomposer les problèmes ou les processus en composantes clés pour identifier et résoudre les lacunes en matière de service, d’assurance-qualité, de conformité et de cibles de performance.

·       Avoir une bonne maîtrise des techniques permettant de générer des idées créatives et de nouvelles approches de l’atteinte des objectifs et être capable de les appliquer.

·       Savoir se servir des données probantes et des recherches pour éclairer les politiques et programmes et identifier les sources d’information pertinentes et appropriées, notamment les parties prenantes, les institutions régionales et/ou les comités internes.

·       Démontrer une maîtrise opérationnelle de l’outil informatique par l’utilisation des outils appropriés.

·       Être capable de faire un usage judicieux des graphiques et tableaux pour une présentation efficace de données numériques, de rédiger des rapports/propositions techniques semi-complexes et de corriger/contrôler des modèles, des lettres, etc.

·       Être capable de transmettre des informations de manière précise et concise, de façon succincte et organisée, à l’écrit comme à l’oral.

·       Faire preuve de compétences interpersonnelles, faire des présentations, exprimer des opinions et débattre des idées avec les autres de manière constructive.

·       Avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).

·       S’exprimer couramment à l’oral et à l’écrit dans l’une des langues officielles de la Communauté de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La maîtrise d’une autre langue constituera un atout.

·       Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre un plan d’action individuel pour atteindre des objectifs de travail spécifiques.

·       Assurer l’identification, l’organisation et le suivi des tâches de bout en bout pour en faciliter l’exécution.

·       Être capable de contribuer à des projets et/ou de les conduire conformément aux normes et techniques acceptées de gestion de projets, de coordonner les contributions des autres afin de fixer les délais et de les tenir.

·       Être capable d’organiser le travail, de fixer des priorités et de tenir les délais, en prêtant attention aux détails, aux parties prenantes, aux indicateurs et aux risques.

·       Être capable d’identifier, de recueillir et d’évaluer des indicateurs pour le suivi des performances et de prendre des mesures correctives proactives si nécessaire.