Date limite de soumission des candidatures: 15 mai 2024

Aperçu du Poste

Sous la supervision du Chargé Principal traitant de la politique salariale et de l’administration des pensions, le/la titulaire du poste veille à l’exactitude des dossiers de pension du personnel, les met à jour et veille à ce que les politiques, processus et procédures en matière d’assurance du personnel soient pleinement respectés, et ce, conformément au Statut du personnel et aux meilleures pratiques internationales Le/La titulaire du poste analyse également le système et le processus de traitement des demandes d’indemnisation qui soutiennent les fonctions de l’assurance vie/accident et voyage de groupe.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

• Traiter les demandes de renseignements et les plaintes relatives aux pensions et aux assurances afin d’assurer une résolution rapide, équitable et courtoise.
• Vérifier l’exactitude des cotisations de retraite du personnel actif et veiller à ce qu’elles soient versées en temps opportun au Fonds commun de pension du personnel de la CEDEAO (ESJPF).
• Vérifier l’exactitude des pensions des retraités et des anciens membres du personnel et assurer la liaison avec le bureau des pensions pour garantir le paiement en temps opportun de leurs cotisations.
• Préparer les demandes de paiement à soumettre au superviseur.
• Générer des rapports à partir du système (SAP/HCM) et préparer la mise à jour mensuelle et la soumission de la liste des assurances de la Commission et des Agences de la CEDEAO.
• Assurer le suivi des processus d’adhésion et de sortie de l’assurance du personnel et des paiements.
• Effectuer le calcul des pensions des retraités et des anciens membres du personnel, notamment le paiement en temps opportun de leurs cotisations.
• Aider le personnel à résoudre les problèmes et les questions concernant les pensions et les assurances.
• Obtenir les documents médicaux requis ou demandés par une assurance tierce.
• Collaborer avec la Direction de l’Administration quant aux demandes de paiement en souffrance jusqu’à leur paiement effectif ou jusqu’à ce qu’il ne reste plus que le solde à payer par l’agent lui-même.
• Examiner les demandes de couverture d’assurance, les rapports des consultants chargés du contrôle des pertes et d’autres informations afin de déterminer si les demandes d’assurance représentent des risques acceptables.
•  Exploiter les connaissances des systèmes automatisés afin de produire des informations pour les nouvelles polices ou les renouvellements des polices.
• Examiner et traiter les demandes d’annulation, d’approbation, etc.
• Examiner les politiques en vue de leur renouvellement.
• Assurer la tenue des dossiers d’adhésion et de demande de paiement pour tous les régimes d’assurance et de retraite.
• Tenir des registres précis et actualisés pour les programmes de pension et d’assurance.
• Produire des rapports et des analyses sur la participation aux régimes de retraite et d’assurance.
• Fournir une assistance professionnelle dans le cadre du traitement des demandes d’assurance du personnel.
• Assurer le suivi de la procédure de recouvrement des primes.
• Assurer le suivi du traitement du règlement des primes.
• Veiller au respect de la réglementation en matière de pensions et d’assurances.
• Se tenir au courant des modifications de la législation et adapter les politiques et les procédures en conséquence.
• Examiner ses recommandations sur les nouvelles couvertures d’assurance et assurer leur soumission.
• Tenir les documents relatifs à l’assurance en lieu sûr, sur papier ou support électronique.
• Communiquer avec les employés sur les questions relatives aux pensions et aux assurances.
• Assurer la confidentialité de toutes les informations.
• Effectuer d’autres tâches requises qui lui sont confiées par le supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

• Être titulaire d’un diplôme de Licence en Gestion, Assurance, en Sciences Sociales ou dans un domaine similaire, décerné par une université reconnue.
• Justifier de cinq (5) années d’expérience pertinente dans le secteur privé/public ou dans des organisations internationales.

·       Avoir une bonne maîtrise des meilleures pratiques de gestion des ressources humaines.

• Avoir une bonne connaissance pratique approfondie de la gestion des pensions et des assurances.
• Avoir une bonne connaissance de la Loi sur les pensions et les assurances.

·       Avoir une bonne connaissance des opérations de gestion des ressources humaines, y compris la politique salariale en matière de rémunération et d’avantages sociaux, l’administration des pensions, les assurances, les conditions d’emploi des salariés, le suivi, l’analyse et l’établissement de rapports.

·       Avoir une bonne connaissance du statut, des directives et des politiques en rapport avec l’exécution des tâches liées au poste.

• Avoir une bonne connaissance du secteur de l’assurance, en particulier du domaine dans lequel ils travaillent, comme l’assurance incendie, l’assurance-vie, l’assurance accident, etc. ;
• Avoir une bonne connaissance des polices d’assurance de la Communauté, y compris ce que chaque police couvre.
• Avoir une bonne compréhension et connaissance des lois pertinentes telles que la loi sur la protection de la vie privée et la loi sur les droits de l’homme.

·       Avoir une bonne connaissance de la création et de la gestion de bases de données, ainsi que de l’utilisation de systèmes et de programmes informatiques spécialisés pour la mise en œuvre d’une variété de processus et de rapports opérationnels dans le domaine des ressources humaines.

·       Avoir une bonne connaissance pratique des ERP tels que SAP sera un atout supplémentaire.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·       Être capable de persuader/d’influencer les autres afin de tenir compte d’un certain point de vue, d’adopter une nouvelle idée ou de mettre en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques.

·       Être capable de diriger une équipe de stagiaires ou d’employés débutants et d’insuffler un esprit d’équipe de manière à impliquer les employés et à réaliser un ensemble d’activités bien définies.

·       Être capable de respecter la chaîne de commandement de manière appropriée.

·       Être capable de résoudre les problèmes qui se présentent avec un minimum de directives et/ou de recommander et d’expliquer des solutions ou des alternatives pour approbation.

·       Être en mesure de se référer au Code de déontologie pour sa propre gouverne ainsi que pour gérer les autres, les informations et les ressources.

·       Être capable d’encadrer les autres et de créer des boucles de rétroaction avec les supérieurs hiérarchiques les collègues et les subalternes afin de nouer de solides relations de travail et d’améliorer les performances.

·       Contribuer au maintien des objectifs et des normes de performance de l’unité organisationnelle.

·       Avoir le sens des relations interpersonnelles et être capable de de tenir les collègues et les supérieurs informés des progrès ou difficultés des projets en ce qui concerne les délais, la qualité et la quantité ;

·       Être capable d’interagir de manière proactive avec des collègues et d’autres parties prenantes, et de nouer de solides relations de confiance fondées sur le respect mutuel et des discussions régulières.

·       Être capable d’établir et de maintenir une crédibilité professionnelle auprès des clients/parties prenantes de manière à anticiper leurs besoins, à atténuer les problèmes et à concilier soigneusement les obligations professionnelles avec la nécessité d’être sensible et réceptif à leurs besoins.

·       Être capable de conseiller, d’informer, de consulter et d’orienter autrui sur des questions relatives aux responsabilités assignées en matière de service à la clientèle et aux normes de service à la clientèle établies.

·       Faire montre de respect pour les différences culturelles, d’équité et de sa capacité à nouer de bonnes relations avec des personnes d’origines, de nationalités, de sexes, d’ethnies, de races et de religions diverses.

·       Avoir une compréhension des divers points de vue culturels, en particulier en Afrique de l’Ouest, avec une sensibilité aux différences entre les groupes ; être capable de remettre en question les préjugés et de pratiquer la tolérance et l’empathie.

·       Avoir le sens de l’écoute active, prendre en compte les préoccupations des autres et faire preuve de jugement, de tact et de diplomatie.

·       Être capable de créer un environnement interactif diversifié et ouvert à tous, qui tire parti de la diversité des forces en présence.

·       Posséder des capacités en matière d’intégration des perspectives genre et de l’égale participation des femmes et des hommes dans tous les domaines professionnels et en assurer la responsabilité.

·       Être capable d’encourager, de responsabiliser les personnes de manière impartiale et transparente et de faire un plaidoyer en leur faveur.

·       Avoir une bonne connaissance des institutions, secteurs, programmes et politiques de la CEDEAO.

·       Avoir une bonne connaissance des exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, de projets, de services et de systèmes nécessaires pour mener à bien les tâches et atteindre les objectifs de performance.

·       Avoir une bonne connaissance des règles et procédures de la CEDEAO liées aux responsabilités assignées et être capable de les expliquer clairement aux autres.

·       Posséder une bonne connaissance de la culture, des structures et des questions de performance de la CEDEAO et des priorités ayant un impact sur les responsabilités assignées.

·       Avoir une bonne connaissance des tendances, des indicateurs, des défis et des opportunités de développement des États membres de la CEDEAO en relation avec le projet/programme assigné à son poste.

·       Être capable d’examiner des données/informations provenant de diverses sources, d’identifier des anomalies, des tendances et des problèmes, de présenter des conclusions et de formuler des recommandations.

·       Être capable de décomposer les problèmes ou les processus en éléments clés afin d’identifier et de combler les lacunes en matière de service, d’assurance qualité, de conformité et d’objectifs de performance.

·       Avoir une bonne connaissance et aptitude à appliquer des techniques permettant de générer des idées créatives et de nouvelles approches pour atteindre les objectifs.

·       Être capable d’utiliser des données probantes et des recherches pour éclairer les politiques et les programmes et d’identifier les sources d’information pertinentes et appropriées, y compris les parties prenantes, les institutions régionales et/ou les comités internes.

·       Démontrer une maîtrise opérationnelle de l’outil informatique par l’utilisation des outils appropriés.

·       Être capable de faire un usage judicieux des graphiques et des tableaux pour présenter efficacement des données numériques ; rédiger des rapports/propositions techniques semi-complexes et éditer/contrôler des modèles, des lettres, etc.

·       Être capable de transmettre des informations de manière claire et concise, de façon succincte et organisée, à l’écrit comme à l’oral.

·       Être capable d’établir des relations interpersonnelles, de faire des présentations, d’exprimer des opinions et de débattre des idées avec autrui, et ce, de manière constructive.

·       Avoir une maîtrise des outils de technologies de l’information et de la communication (TIC).

·       S’exprimer couramment à l’oral et à l’écrit dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance d’une des autres langues serait un atout.

·       Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre un plan d’action individuel pour atteindre des objectifs professionnels spécifiques.

·       Assurer l’identification l’organisation et le suivi des tâches de bout en bout pour en faciliter l’exécution.

·       Être capable de contribuer et/ou de diriger des projets conformément aux normes et techniques reconnues en matière de gestion de projet, de coordonner les contributions des autres afin de fixer et de respecter les délais.

·       Être capable d’organiser le travail, de fixer des priorités et de tenir les délais, en prêtant attention aux détails, aux parties prenantes, aux indicateurs et aux risques.

·       Être capable d’identifier, de collecter et d’évaluer des indicateurs en vue d’assurer le suivi des performances et de prendre des mesures correctives proactives si nécessaire.