UC 35,852.75/ USD56,568.46

APERÇU DU POSTE

Placé sous la supervision du Responsable de la gestion des données et de l’établissement de rapports relatifs aux employés, le/la titulaire du poste veille à l’exactitude de toutes les données saisies et au maintien des procédures de collecte, de saisie, de gestion et de contrôle de la qualité des données. En outre, il/elle sera chargé(e) de superviser la saisie des données, d’assurer l’intégrité des données, de générer des rapports et d’assurer les fonctions de ressources humaines en mettant l’accent sur l’exactitude des données et la conformité par le biais de la communication écrite et orale et en veillant à ce que les informations relatives aux employés soient communiquées en temps opportun, le cas échéant.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

·       Extraire les données du système ERP disponible, tel que SAP, en fonction des besoins et générer les rapports requis pour l’organisation.

·       Compiler et rassembler des données à des fins de traitement et de saisie dans des bases de données.

·       Saisir les informations relatives aux employés dans les bases de données et les systèmes de ressources humaines.

·       Organiser, saisir et traiter les données relatives aux informations sur le personnel.

·       Contrôler et vérifier les informations relatives aux détails sur le personnel.

·       Maintenir des bases de données pour divers types d’activités et de fonctionnalités.

·       Saisir et extraire des données d’une base de données relatives aux tâches et fonctions administratives exécutées par les membres du personnel.

• Participer à la production et à l’analyse de rapports sur les ressources humaines, afin de fournir des informations sur des paramètres clés tels que les effectifs, le chiffre d’affaires et la diversité.
• Préparer les rapports ad hoc pour la Direction des ressources humaines et d’autres départements, selon les besoins.
• Assurer la conformité et la tenue des archives conformément aux réglementations sur la protection des données et aux politiques des Institutions de la CEDEAO.
• Maintenir et mettre à jour les dossiers des employés, notamment les dossiers du personnel, conformément aux exigences légales.

·       Assurer les opérations de traitement des données relatives à des projets spécifiques ou multiples.

·       Apporter un soutien aux systèmes des ressources humaines et aux initiatives liées à la technologie et produire les données et les rapports requis pour l’organisation.

·       Extraire les données des bases de données.

·       Apporter une assistance aux employés qui demandent des informations sur les ressources humaines, en garantissant la confidentialité et en fournissant des informations exactes.

·       Effectuer des vérifications de routine des données saisies dans la base de données.

·       Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un Brevet de Technicien Supérieur (BTS)/ du Diplôme National (OND) en Informatique, Statistiques ou dans un domaine similaire obtenu dans une université reconnue.

·       Justifier d’un minimum de huit (8) ans d’expérience en technologies de l’information, gestion de données et/ou expérience administrative dans le secteur privé/public ou au sein d’organisations internationales.

·       Excellente maîtrise et utilisation de MS Excel pour le traitement, l’analyse, le reporting et la visualisation des données.

·       Maîtrise des systèmes ERP tels que SAP pour l’exécution de tâches administratives et techniques spécialisées, et compréhension des principes RH, des processus de travail SAP et de leur application pour répondre aux demandes RH.

·       Capacité à compiler et collecter des données, des fichiers et de la documentation de manière organisée et conforme aux normes de conformité, en utilisant les systèmes ERP pertinents si nécessaire.

·       Expérience de la création et de la gestion de bases de données, et de l’utilisation de systèmes et de programmes informatiques spécialisés pour l’opérationnalisation de divers processus et rapports RH.

·       Connaissances approfondies en technologies de l’information et en gestion de l’information, notamment en ce qui concerne l’analyse des systèmes RH, les solutions de gestion de contenu, le développement d’applications et la gestion de projets.

·       Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·       Avoir une expérience avérée de l’animation de conversations de groupe, afin de donner aux participants la possibilité d’échanger des informations, des idées ou une prise de conscience et/ou d’obtenir des rétroactions.

·       Avoir de bonnes compétences en matière de réseautage et de travail en équipe et être capable d’influencer de manière positive ses collègues lorsqu’ils sont confrontés à des défis, de les aider à trouver des solutions et à renforcer leur confiance.

·       Être capable de se motiver et/ou de mobiliser les autres en vue de les inciter à s’investir dans les tâches qui leur sont confiées et à les mener à bien.

·       Être apte à diriger la gestion de sa propre carrière et de ses performances et à solliciter de l’aide/l’encadrement en cas de besoin.

·       Faire preuve d’une excellente éthique de travail, de positivité, de motivation, de flexibilité, de capacité à résoudre les problèmes, d’esprit critique et de résolution des conflits pour mener à bien les tâches liées au poste.

·       Être capable de prendre des initiatives afin de résoudre des problèmes et d’améliorer la qualité et/ou le volume de travail.

·       Être animé d’un désir ardent d’aider les autres et pouvoir faire preuve d’empathie afin de parvenir à une compréhension mutuelle.

·       Être apte à travailler au sein d’une équipe pour satisfaire et répondre aux besoins des clients et des parties prenantes.

·       Savoir gérer efficacement son propre temps, être polyvalent et contribuer au respect des normes et des objectifs en matière de service à la clientèle/gestion des parties prenantes dans le cadre des responsabilités qui lui sont confiées.

·       Être capable de travailler avec des personnes issues de divers milieux culturels et de comprendre leurs intérêts, leurs besoins et leurs points de vue, afin de prévenir/résoudre les malentendus et les plaintes.

·       Avoir des compétences interpersonnelles excellentes et être capable de comprendre les diverses différences culturelles, en particulier en Afrique de l’Ouest.

·       Être en mesure d’écouter de manière attentive les idées, les demandes et les préoccupations des personnes et de comprendre, d’intérioriser et de communiquer sur la nécessité de gérer la diversité dans les pratiques quotidiennes sur le lieu de travail, conformément aux règles/politiques de la CEDEAO.

·       Être capable de prendre en compte la diversité lors de la prestation de services, de la réponse aux demandes, de la reconnaissance et de la suppression des idées préconçues et des stéréotypes concernant certains groupes et individus.

·       Avoir une bonne compréhension de base du mandat de l’organisation de la CEDEAO et de ses fonctions.

·       Avoir une parfaite maîtrise des procédures et pratiques courantes de la CEDEAO en ce qui concerne les responsabilités assumées (par exemple, l’interprétation des règlements) et les outils de travail (par exemple, la technologie).

·       Être capable d’appliquer les normes de la CEDEAO en matière de transmission de courriels, d’établissement de rapports, de production de correspondance, etc. et de tenir des registres, de produire des rapports et des informations en rapport avec le travail qui lui est assigné.

·       Être capable d’expliquer les programmes et projets de la CEDEAO en rapport avec les tâches à accomplir et démontrer sa compréhension des données utilisées par le département/l’institution/l’agence, notamment savoir où se trouvent les données dans le système, être capable de déterminer comment les données du système sont liées entre elles et comment les entrées de données et les modifications peuvent avoir un impact sur les données dans d’autres parties du système.

·       Avoir d’excellentes compétences en matière de calcul et être capable de collecter, de rassembler, de classer et de résumer des données de manière systématique.

·       Faire preuve d’une capacité à contribuer à des procédures ou processus nouveaux ou modifiés et/ou à les mettre en œuvre conformément aux instructions et/ou aux meilleures pratiques (par exemple, procédures de vérification, processus d’approbation, procédures de classification, processus d’archivage).

·       Prêter attention aux détails et être capable d’identifier les incohérences/erreurs/préoccupations et de présenter les choses de manière claire et concise.

·       Posséder de bonnes capacités de réflexion créative et être capable de faire preuve d’initiative visant à trouver des solutions alternatives aux problèmes de traitement (par exemple, qualité, quantité, délais d’exécution).

·       Être capable de collecter, d’analyser et de classer les informations et les données dans un ordre logique.

·       Être apte à fournir des rétroactions utiles lorsqu’on le lui demande et à les utiliser de manière constructive lorsqu’elles sont fournies par un supérieur hiérarchique/des collègues/des clients.

·       Faire preuve de compétences dans l’utilisation d’ordinateurs, avec des aptitudes supérieures en traitement de texte et des compétences dans l’utilisation de bases de données (par exemple, Access), de feuilles de calcul (par exemple, Excel), de l’inter/intranet, du courriel et des réseaux sociaux.

·       Savoir relayer/réorienter des messages complets et précis vers les personnes/services appropriés.

·       Faire preuve de réalisme, de diplomatie et d’un sens poussé des relations interpersonnelles.

·       S’exprimer couramment dans l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais)

·       Avoir des compétences avérées en matière de gestion du temps et être capable d’élaborer de manière autonome des plans de travail réfléchis/raisonnés concernant son propre travail et d’en assurer le suivi jusqu’à ce que toutes les activités soient entièrement mises en œuvre.

·       Savoir mettre en œuvre des compétences en matière de planification de l’action, définir des objectifs de travail et identifier les étapes nécessaires à la réalisation de ces objectifs.

·       Être capable de comprendre les objectifs/plans/activités de l’équipe ou de l’unité de travail et d’y contribuer, ainsi que les processus de prise de décision collective.

·       Être en mesure de définir et de coordonner les fonctions quotidiennes du bureau et des personnes qui en dépendent en suivant des pratiques administratives semi-routinières (par exemple en matière de gestion du temps et d’organisation des tâches sur une période donnée).

·       Avoir des compétences de concentration et d’organisation avérées afin de tenir les délais et de produire des documents avec précision, et ce, conformément aux normes et pratiques du bureau.