·       Chargé de Programmes – Archiviste

Les candidatures devront être envoyées à l’adresse : b54ppoarchanddocumt@ecowas.int

APERÇU DU POSTE

Sous la supervision du Directeur de la Communication, le Chargé de Programmes assurera la gestion efficace de la Division de l’Archivage et de la Documentation de la CEDEAO et de tous les documents officiels de la CEDEAO, afin de fournir un appui à la Commission et de fournir des avis en matière de recherches.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

·       Concevoir et élaborer des politiques et procédures solides pour le fonctionnement harmonieux et efficace de la Division de l’Archivage et de la Documentation, notamment en définissant des critères clairs pour la fourniture de services de documentation, des lignes directrices appropriées pour l’utilisation de la bibliothèque et des stratégies solides pour le développement et la gestion efficace des collections de la bibliothèque, afin de garantir l’identification, l’acquisition et la conservation des ressources d’information pertinentes, qu’elles soient imprimées ou non, au sein de la bibliothèque.

·       Superviser et motiver l’équipe de la bibliothèque et de la documentation, assurer le suivi des performances du personnel et veiller à la qualité du travail ainsi qu’au respect des délais des prestations au sein de la Division.

·       Organiser et gérer le personnel de la Division de la Bibliothèque et de la Documentation de manière à lui permettre de jouer un rôle clé dans l’accomplissement du mandat général de la Direction de la Recherche et de la Documentation, y compris l’élaboration et l’utilisation d’outils de recherche.

·       Entreprendre la préparation et la mise en œuvre du budget, élaborer les plans de passation de marchés et de travail annuels, obtenir les approbations nécessaires et assurer le suivi de la mise en œuvre.

·       Communiquer de manière efficace pour promouvoir la bibliothèque et faire un plaidoyer en faveur de ses besoins.

·       Fournir une rétroaction régulière sur les performances au Directeur de la Communication et, le cas échéant, partager les informations avec l’équipe de la bibliothèque et de la documentation.

·       Élaborer et appliquer des stratégies de promotion et de développement de la bibliothèque, en combinant les ressources traditionnelles et les technologies de l’information innovantes.

·       Consolider des contenus tirés de diverses sources primaires et secondaires et faire la synthèse des informations pertinentes, afin de créer des produits personnalisés pour les utilisateurs de la bibliothèque.

·       Lancer de nouvelles acquisitions, notamment des acquisitions de rapports, publications, etc.

·       Diriger la bibliothèque dans son processus de numérisation pour en faire un centre de ressources intégré et gérer avec efficacité les documents et les contenus électroniques.

·       Superviser le stockage, l’archivage et l’élaboration d’un guide en ligne pour la recherche des documents de la Commission.

·       Appliquer les mesures de sécurité appropriées en vue de préserver et de sauvegarder les collections de la bibliothèque.

·       Fournir des conseils et un soutien en lien avec la tenue des dossiers, la production de documents et la diffusion de l’information.

·       Assurer la liaison avec d’autres bibliothèques, éditeurs de livres et centres de ressources internationaux, afin de faciliter l’accès à des sources d’information rares et de répondre à l’évolution des besoins de la Commission.

·       Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un diplôme de Master 2 ou équivalent en Bibliothéconomie, en Archivistique, en Gestion de l’Information ou dans un domaine étroitement lié, délivré par une université reconnue.

·       Justifier de dix (10) ans d’expérience dans les services de bibliothèque, d’archivage et de documentation, dont au moins deux (2) ans dans une organisation internationale et deux (2) ans à un niveau d’encadrement.

·       Avoir une expérience de la documentation, des systèmes de gestion de l’information, de la gestion de contenus institutionnels, etc.

·       Être capable d’utiliser la technologie au service des activités et opérations de la bibliothèque.

·       Avoir une connaissance approfondie des règles et règlements de la CEDEAO régissant le contrôle et la restriction de la documentation et la fourniture de services lors des réunions.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·       Être apte à conduire les programmes et projets qui lui sont confiés en y apportant l’expertise managériale et opérationnelle nécessaire à l’accomplissement du mandat de l’organisation (par exemple : création de réseaux et de référentiels).

·       Être capable de donner l’exemple et d’organiser le travail d’équipe afin d’encourager la coopération pour atteindre les résultats visés ; promouvoir le changement et en renforcer l’élan et susciter l’implication des employés ; élaborer un programme pilote et exécuter les contrôles internes connexes afin de gérer les obstacles potentiels la mise en œuvre.

·       Être capable de respecter la chaîne de commandement de manière appropriée.

·       Avoir d’excellentes aptitudes à l’autogestion, faisant preuve d’éthique, d’intégrité et d’une pleine conformité aux contrôles internes des règles, de délégations et de transparence.

·       Être capable de réunir des compétences/expertises complémentaires, d’évaluer les contributions individuelles et de reconnaître/traiter les réalisations et les lacunes d’une manière qui garantisse le succès continu de l’organisation.

·    Être capable d’effectuer des recherches sur les référentiels et les tendances afin de formuler les meilleures recommandations pour l’élaboration et l’amélioration des programmes/projets qui serviront au mieux la communauté/l’organisation.

·    Avoir des compétences bien développées en matière de réseautage et de relations interpersonnelles en vue de recueillir des commentaires, des informations et des données auprès d’un réseau de professionnels issus de plusieurs pays/secteurs/organisations, et d’identifier et de classer par ordre de priorité les besoins les plus essentiels de la Communauté.

·    Être capable de gérer et coordonner les initiatives de gestion des clients (par exemple : boucles de rétroaction, enquêtes, études, évaluations des besoins) et de formuler des recommandations.

·    Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière de services à la clientèle (par exemple : tableaux de bord, gestion des incitations, mécanismes de rétroaction).

·    Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre des plans, programmes et initiatives de gestion des parties prenantes afin d’obtenir l’adhésion aux nouvelles initiatives, de mieux comprendre les opinions divergentes, d’obtenir des ressources et d’accroître la perception de succès.

·       Faire preuve de diplomatie, de tact, et de respect pour les autres personnes d’origines diverses, de compréhension de la diversité des perceptions culturelles, en particulier en Afrique de l’Ouest, ainsi qu’avoir la capacité de transformer la diversité en opportunité en vue d’améliorer les résultats des programmes/opérations.

• Être capable de créer un environnement diversifié, inclusif et interactif, qui tire parti de la diversité des forces en présence et qui rassemble les pratiques innovantes.
• Être capable de rester objectif dans les appréciations, les évaluations et la gestion des conflits, indépendamment des différences culturelles, des positions, des questions de genre ou des opinions, et d’encourager le personnel à surmonter les barrières culturelles et de genre ainsi que les différences d’origine.
• Être capable de servir les intérêts d’équipes / d’organisations / de communautés multinationales diverses au plan culturel et de certains groupes de personnes présentant un handicap sans préjugé, ni parti pris ou sympathie pour un groupe donné.

• Avoir une bonne compréhension de la structure organisationnelle de la CEDEAO, de la dynamique connexe et des attentes requises pour assurer une collaboration, une participation, une contribution et une conduite efficaces.
• Avoir une connaissance pratique du mandat de la Communauté, du plan/des priorités stratégique(s) et de la situation/des tendances économique(s), politique(s) et sociale(s) des États membres, en particulier en ce qui concerne leur champ d’action.
• Avoir une bonne connaissance des meilleures pratiques, des approches de gestion de programmes et des techniques de recherche de la CEDEAO pour diriger les programmes, projets ou initiatives et/ou contribuer à leur élaboration ou évaluation.
• Avoir une connaissance supérieure des règles et procédures de la CEDEAO afin d’interpréter et d’appliquer de manière appropriée les textes des directives, de fournir des conseils techniques, d’encadrer d’autres personnes et d’évaluer les performances.

• Être capable d’analyser une situation en se servant d’indicateurs (par exemple : de performance, techniques) pour évaluer les coûts, les avantages, les risques et les chances de succès dans le cadre de la prise de décisions.
• Être capable de colliger des informations à partir de diverses sources afin d’identifier la cause des problèmes, les conséquences d’autres motifs d’action, les obstacles potentiels et les voies et moyens d’éviter le problème à l’avenir.
• Être capable de décomposer des situations/informations très complexes en termes simples (à l’aide de tableaux, de diagrammes et d’exposés narratifs efficaces) afin d’expliquer les recommandations et conclusions visant à résoudre les problèmes ou à améliorer les opérations/programmes/projets.
• Être capable d’élaborer une nouvelle vision des situations, d’appliquer des solutions innovantes aux problèmes et de concevoir de nouvelles méthodes pour traiter les problèmes / ruptures lorsque les méthodes et procédures établies sont inapplicables ou ne sont plus efficaces.

• Avoir une bonne maîtrise du français et de l’anglais à l’oral comme à l’écrit.
• Être capable de communiquer avec impact, de manière précise, concise et organisée, en faisant montre de crédibilité et d’assurance lors des présentations, en définissant les attentes et en expliquant les questions complexes.
• Avoir le sens de l’écoute attentive, de l’interprétation correcte des messages des autres et être capable d’y répondre de manière appropriée.
• Disposer de solides compétences en rédaction technique (par exemple : propositions, termes de référence, évaluations de programmes, schémas directeurs, processus opérationnels) et de compétences rédactionnelles bien développées.
• Être capable de formuler des rétroactions en toute franchise, de reconnaître les mérites de ses collaborateurs directs, de pallier leurs lacunes et de les motiver à travailler au mieux de leurs compétences.
• Avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).
• S’exprimer couramment à l’oral et à l’écrit dans l’une des langues officielles de la Communauté de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La maîtrise d’une autre langue constituera un atout.

• Avoir des compétences poussées en matière d’organisation et de gestion de projets/programmes, avec une expérience significative dans l’identification des délais, des cibles, des coûts et des ressources nécessaires à la réalisation des résultats opérationnels/programmes/projets.
• Être capable de fixer des objectifs et cibles efficaces pour soi, pour les autres et pour l’unité opérationnelle, et d’adapter les priorités du travail ou des projets en fonction de l’évolution des circonstances.
• Être capable d’identifier les lacunes affectant la réalisation des attentes des programmes/projets, de concevoir et de mettre en œuvre les plans d’intervention nécessaires au renforcement des capacités souhaitées (par exemple : formation, réalignement structurel, partenariats, réallocation des ressources).
• Être capable de mettre en œuvre des pratiques rigoureuses de suivi et évaluation et de mettre en place des calendriers d’établissement de rapports réguliers concernant les produits clés (par exemple : indicateurs de gestion, étapes importantes des projets, résultats des programmes, cibles de traitement).
• Être capable de planifier, d’organiser et de contrôler les ressources, procédures et protocoles en vue d’atteindre des objectifs spécifiques.