Visão geral do posto

Subordinado do Responsável principal de programa de conferências, o titular do cargo deverá ser responsável  elo planeamento e coordenação das atividades diárias da secção e de todos os aspetos da logística de eventos e da gestão de eventos para todas as reuniões e eventos da CEDEAO e irá interpretar as instruções superiores do desempenho das funções. Se necessário, coordenará, preparará e apoiará, com colaboradores de outras Direções, a organização de reuniões/reuniões virtuais de alta qualidade e a elaboração de orçamentos por assistentes de conferências para todas as reuniões, eventos em aplicação das tarficas oficiais para os serviços. Orientará a os superiores sobre as condições das instalações de conferências a serem usada spela Comissão, enquanto considera as soluções tecnológicas para assistir na  logística de reuniões.

Funções e responsabilidades

·       Planear e coordenar  os detalhes logísticos de reuniões de eventos como conferências, reuniões, encontros, seminários, workshops, reconhecimento de colaboradores e reuniões virtuais de acordo com as prerrogativas ordem de precedência, tarifas padrão e recursos orçamentais aprovados.

·       Supervisionar a afectação de salas de reunião e espaço relacionado,preparar a distribuição de lugares de acordo com as normas da Comissão da CEDEAO que cumpre os requisitos protocolares.

·       Ajudar na preparação de conferências internacionais organizadas pela CEDEAO

·       Iniciar a preparação da lista preliminar e a elaboração dos pontos do programa de trabalhos, a lista de participantes, notas administrativas, cartas de convite e materiais de rotina relativos à preparação de reuniões estatutárias e técnicas.

·       Destacar e acompanhar assistentes de conferência na prestação de serviços de gestão de eventos durante as reuniões técnicas estatutárias da CEDEAO e todos os eventos, conforme instruído pela Administração.

·       Iniciar, analisar pedidos de partes interessadas para reuniões e supervisionar a preparação e circulação do calendário anual de eventos da Comissão, calendário semanal de reuniões e eventos.

·       Assegurar que os arranjos protocolares estejam implementados nos eventos cerimoniais, oficiais e outros.

·       Usar a tecnologia para realizar tarefas acima mencionadas

·       Dar apoio administrativo relacionado com a montagem de toda a logística das  reuniões.

·       Organizar,  gerir e destacar todos os fornecedores de serviços e fornecer feedback necessário para s superiores para as confirmações de serviço para a Administração Geral.

·       Formular, desenvolver e implementar políticas de gestão de eventos, objetivos estratégicos, objetivos e programas para a equipa.

·       Apoia os funcionários do governo anfitrião sobre os requisitos logísticos, financeiros e outros relacionados com o Memorando de Entendimento sobre a realização das reuniões da CEDEAO e do protocolo CEDEAO.

·       Formatar e processar documentação para reuniões.

·       Supervisionar e comunicar com provedores de serviços  de catering contratados para a infraestrutura de eventos  para garantir um alto nível de serviço.

·       Dar  apoio administrativo e de esclarecimento para a liderança sénior, que inclui a manutenção de registos e o depósito de documentos de referência importantes altamente sigilosos.

·       Elaborar o relatório  para o Responsável principal do Programa, Conferência conforme necessário.

·       Desenvolver e reter talentos, incluindo a conclusão de avaliações de desempenho, desenvolvimento pessoal e planos de sucessão de forma eficaz e em tempo útil.

• Dar apoio ocasional fora do horário de expediente.
• Exercer quaisquer outros deveres que possam ser necessários periodicamente.

HABILITAÇÕES LITERÁRIAS E EXPERIÊNCIA

·       Licenciatura em Ciências Políticas, Administração Pública,  Ciências Sociais, Humanidades, ou um campo relacionado de uma universidade / politécnico de reconhecida reputação.

·       A qualificação profissional em Relações Públicas/Comunicações Social, Hospitalidade, Gestão Hoteleira, Gestão de Logística seria uma vantagem adicional.

·       Um mínimo de cinco anos de experiência progressiva como responsável em Gestão de Conferências, Hotelaria, Gestão de Hotéis, protocolo, informação, relações externas, ou áreas afins.

·       Conhecimento das normas, regras e costumes aceites da gestão de protocolo diplomático, incluindo práticas desenvolvidas no âmbito do Sistema da CEDEAO ou de uma organização internacional semelhante.

·       Conhecimento de serviços diplomáticos e de protocolos de ligação numa organização governamental ou internacional, incluindo experiência no desenvolvimento de relações de trabalho construtivas com os governos de acolhimento.

·       Experiência comprovada e organização de conferências internacionais, incluindo a organização de reservas de viagens.

·       A experiência de trabalho na CEDEAO ou numa organização intergovernamental é desejável, com uma experiência reevante na organização de eventos/reuniões num ambiente internacional é necessária.

·       Dominio do MS Office Suite, software de gestão de eventos, (Etouches, Evenbrite, Cvent).

·       Domínio robusto na leitura, redação e compreensão de uma  segunda língua oficial de trabalho da CEDEAO.

·       Domínio avançado  avançado do MS Office Suite SAP.

·       Conhecimento funcional de ferramentas Informáticas de design gráfico.

·       Capacidade de aproveitar a IA para aumentar a eficiência e o desempenho.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos                                                                                                          

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·       Capacidade de persuadir/influenciar terceiros a analisar um determinado ponto de vista, adotar uma nova ideia ou implementar novos métodos e abordagens.

·       Capacidade de liderar uma equipa de estagiários/funcionários com menos experiência e incutir um espírito de trabalho em equipa para envolver os funcionários e alcançar um conjunto definido de tarefas.

·       Capacidade de resolver desafios com o mínimo de orientação e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação.

·       Capacidade de utilizar o Código de Ética para gerir a si próprio, a terceiros, gerir informação e os recursos.

·       Capacidade de orientar os terceiros e criar circuitos de retorno com superiores, colegas e pessoal temporário para construir relações de trabalho robustas e melhorar o desempenho.

·       Competências interpessoais com a capacidade de manter um cliente informado sobre o progresso ou retrocessos em projetos de relevância para os prazos, qualidade e quantidade.

·       Capacidade de interagir proativamente com os clientes e construir relações de confiança fortes  com base no respeito mútuo e contacto regulares.

·       A capacidade de estabelecer e manter a credibilidade profissional com os clientes/partes interessadas de modo a se antecipar as suas necessidades atenuar os problemas e equilibrar cuidadosamente as obrigações profissionais com a necessidade de ser sensível e atento às suas necessidades.

·       Capacidade de aconselhar, consultar e orientar outros sobre assuntos relacionados com responsabilidades funcionais atribuídas e padrões estabelecidos de serviço ao cliente .

·       Contribuir para a manutenção dos objetivos e padrões de desempenho da unidade.

·       Demonstrar respeito pelas diferenças culturais, equidade e capacidade de se relacionar bem com pessoas de origens , nacionalidade, genero, etnia, raça e religião diferentes.

·       Compreensão de visões culturais diversas especialmente na África Ocidental, com sensibilidade às diferenças de grupo; capacidade de destinguir os preconceitos e praticar tolerância e empatia.

·       Capacidade de ouvir ativamente, considerar as preocupações das pessoas e aplicar bom senso, tato e diplomacia.

·       Capacidade de trabalhar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que beneficia de pontos fortes diversos que reúnem práticas inovadoras.

·       Capacidade de encorajar, promover e defender as pessoas de uma forma imparcial e transparente.

·       Conhecimento das instituições e setores da CEDEAO (por exemplo, localização, mandato, inter-relações, programas, serviços e ocupações).

·       Conhecimento dos requisitos operacionais internos da CEDEAO para os programas, projetos, serviços e sistemas necessários para realizar as tarefas  e atingir objetivos de desempenho.

·       O conhecimento das regras e procedimentos da CEDEAO relacionadas com as suas responsabilidades e  capacidade de explicá-las claramente a tareceiros.

·       Conhecimento da cultura da CEDEAO, estruturas e questões de desempenho e prioridades que afetam as suas funções.

·       Capacidade de estudar dados / informações de uma variedade de fontes, identificar anomalias, tendências e problemas, apresentar conclusões e fazer recomendações.

·       Capacidade de dividir problemas ou processos em partes-chave para identificar e resolver falhas nos objetivos , garantia de qualidade, conformidade e desempenho da unidade.

·       Conhecimento e capacidade de aplicar técnicas para gerar ideias criativas e novas abordagens para atingir objetivos.

·       Capacidade de usar evidências e pesquisas para informar políticas e programas e identificar fontes de informação relevantes e adequadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou comités internos.

·       Capacidade operacional no uso do computador na comunicação usando ferramentas como e-mail, processamento de texto, Excel, power point e sites de redes sociais; capacidade de produzir folhas de cálculo complexas, gráficos e gráficos para comunicar tendências, conclusões, observações, etc.

·       Capacidade de fazer bom uso de gráficos e tabelas  apresentar dados numéricos de forma eficaz para a elaboração de  relatórios/propostas técnicas semi-complexas e editar/verificar modelos, cartas, etc.

·       Capacidade de transmitir informação de forma clara e concisa de forma sucinta e organizada, quer de forma escrita como oral, através da imprensa escrita e digital.

·       Apresentar  competências interpessoais, fazer apresentações, expressar opiniões e debater ideias com outros de forma construtiva.

·       Domínio de uma das três línguas oficiais da CEDEAO (inglês, francês e português)

·       Capacidade de desenvolver e implementar um plano de ação individual para atingir objetivos de trabalho específicos e identificar, organizar e monitorizar tarefas para facilitar a execução.

·       Capacidade de contribuir e/ou liderar projetos de acordo com padrões e técnicas de gestão de projetos aceites, para coordenar contribuições de outros para definir e cumprir prazos.

·       Capacidade de organizar o trabalho, definir prioridades e trabalhar dentro de prazos, dando atenção a detalhes, partes interessadas, indicadores e riscos.

·       Capacidade de identificar, recolher e avaliar indicadores para monitorizar o desempenho e tomar medidas proativas de ajustes, caso for necessário.