UC10,253.66 USD 16,178.22

UC 15,944.77 USD 25,157.66

As candidaturas devem ser submetidas para : b63auxiliardeescritoriobissau@ecowas.int

DESCRIÇÃO DA FUNÇÃO:

Sob a supervisão da Administração de Pessoal, o/a titular da vaga será responsável pelo registro diário, por meio do módulo SAP ECM, digitalização, fotocópia e envio de correspondências recebidas ou provenientes da Diretoria. Deverá também atualizar diariamente o banco de dados da Diretoria e auxiliar o/a Gerente Administrativo/a na preparação de atividades pré-reunião/workshop.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

• Registrar toda a correspondência recebida e enviada.
• Despachar documentos e correspondência.
• Atualizar os sistemas de arquivamento manual e eletrônico.
• Gerenciar e preparar relatórios/gráficos de resumo semanais e mensais do registro de frequência dos funcionários.
• Imprimir, fotocopiar e organizar documentos para a preparação de workshops e reuniões.
• Atualizar a lista de férias dos funcionários da Diretoria.
• Registrar toda a correspondência eletrônica recebida e enviada no sistema ECM.
• Executar quaisquer outras tarefas que lhe forem atribuídas pelo supervisor.

QUALIFICAÇÕES ACADÊMICAS E EXPERIÊNCIA

• Certificado de conclusão do Ensino Médio da África Ocidental ou certificado equivalente.

• Dois (2) anos de experiência comprovada trabalhando em um escritório como estagiário, funcionário administrativo iniciante ou recepcionista.
• Experiência prática na execução de tarefas administrativas e de escritório simples e rotineiras, que exigem julgamento mínimo e conhecimento limitado de procedimentos de escritório.
• Compreensão dos processos e procedimentos relevantes para as responsabilidades atribuídas.
• Capacidade de assimilar e aplicar rapidamente rotinas e tarefas padrão de escritório para concluir as tarefas atribuídas de acordo com as expectativas de desempenho.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 35 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·      Compreende seu próprio papel na equipa , empenhando-se ao máximo para contribuir de forma significativa.

·      Adapta-se rapidamente (ou seja, adota novas práticas precocemente) a novas formas de trabalho.

·      Capacidade de seguir instruções simples e concluir o trabalho de forma consistente e dentro do prazo.

·      Capacidade de aprender com os outros, tanto no trabalho quanto de forma independente, por meio da leitura de instruções, diretrizes e manuais de trabalho.

·      Capacidade de interagir com os outros de forma franca, oportuna e direta.

·      Habilidade comprovada para comunicar informações gerais de forma precisa e amigável ao cliente.

·      Capacidade de lidar com clientes ou situações difíceis de forma eficaz, reconhecendo suas próprias limitações e sabendo quando solicitar ajuda.

·    Conhecimento sobre gestão da diversidade e multiculturalismo na CEDEAO.

·    Capacidade de interagir com os outros de maneira adaptada e que respeite as políticas e expectativas multiculturais e de diversidade.

·    Capacidade de fazer perguntas para esclarecer as expectativas multiculturais e de diversidade na execução diária das tarefas atribuídas e de aprender com as experiências.

• Compreende claramente os objetivos e metas do trabalho atribuído.
• Amplo conhecimento do mandato da organização.
• Capacidade de compreender, aplicar e explicar os procedimentos e instruções de trabalho da CEDEAO.
• Capacidade de demonstrar valores na execução das tarefas atribuídas que reflitam as expectativas da CEDEAO, como honestidade, confiabilidade e integridade.

• Mantém registros de alta qualidade e de fácil compreensão para os outros.
• Bom conhecimento de quem contactar dentro da CEDEAO para obter informações importantes para a execução das tarefas atribuídas.
• Capacidade de escrever com gramática e ortografia corretas e de tirar conclusões razoáveis ​​a partir de instruções escritas.

• Fluência em um dos três idiomas oficiais da CEDEAO (inglês, francês e português);
• Boas habilidades de comunicação escrita para compreender correspondências/e-mails e responder adequadamente.
• A capacidade de usar a tecnologia é determinada pelas responsabilidades atribuídas e pelos padrões internos.

·       Aborda e executa todas as tarefas de forma completa e organizada.

·       Capacidade de identificar e compreender a urgência e a importância das diferentes tarefas.

·       Conhecimento da necessidade de manter registros de qualidade no planeamento e na implementação das tarefas atribuídas.

·       Capacidade de executar tarefas de acordo com instruções passo a passo.