A CEDEAO organiza oficina de capacitação sobre gestão de arquivos e informação

A Comunidade Económica dos Estados da África Ocidental (CEDEAO), através da sua Unidade de Registo da Direção de Administração e Serviços Gerais, organizou, de 15 a 17 de setembro de 2025, no Zuma Resort, em Abuja (Nigéria), uma oficina de capacitação de três dias sobre gestão de arquivos e informação.

A oficina reuniu funcionários da CEDEAO de vários departamentos e unidades responsáveis pela produção e gestão de registos oficiais. Durante três dias, as sessões incidiram sobre o aperfeiçoamento dos processos institucionais relacionados com a gestão, classificação, armazenamento e proteção de arquivos, em conformidade com os requisitos legais e regulamentares em vigor.

A formação foi facilitada pelo Professor Michael Ikupolati, da Global Intellectual Consult Ltd, e pela sua equipa, que conduziram sessões sobre governação de arquivos, gestão do ciclo de vida da informação, gestão de registos eletrónicos, segurança da informação, recuperação em caso de desastre, políticas e enquadramentos jurídicos.

Os participantes foram introduzidos a abordagens práticas para a organização de arquivos, utilização das tecnologias de informação e comunicação (TIC) e implementação de sistemas seguros para proteger os dados contra ameaças cibernéticas. As sessões enfatizaram a importância do planeamento de recuperação em caso de desastre, dos processos de transferência segura de ficheiros e das estratégias de migração de dados, de forma a evitar a perda ou o dano de registos vitais.

A oficina também abordou o ciclo de vida completo da informação, desde a criação e aquisição até ao armazenamento, utilização, arquivo e eliminação, destacando a necessidade de garantir responsabilidade, integridade, acessibilidade, retenção, conformidade e segurança na gestão de registos institucionais.

Entre os principais desafios debatidos estiveram a sobrecarga dos sistemas, a rápida evolução tecnológica e a limitada capacidade técnica. Como soluções, foram propostas medidas como a adoção de procedimentos documentados, mecanismos de auditoria, formação contínua de pessoal e estratégias de preservação, de modo a reforçar os sistemas de gestão documental da CEDEAO.

A oficina permitiu reforçar a capacidade dos participantes para gerir eficazmente os arquivos, assegurando o acesso atempado a dados fiáveis e a proteção dos registos institucionais, em conformidade com as normas da CEDEAO.