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Assistant(e) de direction/Gestionnaire de bureau (Secrétaires Bilingues) x 22 – G5/G6/G7
INTITULÉ DU POSTE Assistant(e) de direction/Gestionnaire de bureau (Secrétaires Bilingues) x 22 – G5/G6/G7
INSTITUTION Commission de la CEDEAO
GRADE G5/G6/G7
SALAIRE ANNUEL UC25,527.53, USD40,277.34/UC30,178.98, USD47,616.39/UC34,933.43, USD55,117.96
AGENCE
DÉPARTEMENT Administration Générale & Conférences
DIRECTION Administration Générale
DIVISION
SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE Directeur Hiérarchique
SUBORDONNÉS
LIEU DE TRAVAIL ABUJA, NIGERIA
LES CANDIDATURES DOIVENT ETRE ENVOYEES A : bsofficemanager@ecowas.int

 

APERÇU DES TÂCHES

 

Placé sous l’autorité du Directeur, l’Assistant(e) de direction/Gestionnaire de bureau doit jouer un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du Département/de la Direction. De l’accueil des visiteurs à la réception des appels, en passant par la prise de rendez-vous, l’organisation de l’emploi du temps de son supérieur hiérarchique, la rédaction de la correspondance et le classement des documents, ses fonctions seront essentielles aux activités quotidiennes du Département/de la Direction. À cet égard, il/elle doit être très accessible et réceptif face aux demandes concurrentes des parties internes et externes.

 

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

 

§  Gestion de l’emploi du temps du Superviseur : réception et accueil des visiteurs, organisation et gestion des rendez-vous, gestion de l’emploi du temps du Superviseur, appels téléphoniques, vérification des appels entrants afin de s’assurer de leur importance et de la possibilité d’y répondre, gestion de l’agenda et du calendrier du Directeur ;

§  Gestion administrative : organisation des réunions, prise de notes, rédaction de rapports, réception, rédaction, saisie et suivi des courriers administratifs, réservation des salles de réunion, provision des fournitures de bureau, traitement des documents reçus et à envoyer.

§  Gestion du courrier : création d’un système d’enregistrement des correspondances reçues et à envoyer, archivage et classement des documents, gestion des documents (reçus et envoyés, classement des correspondances), suivi des documents soumis à la signature du Directeur ;

§  Gestion des documents et des dossiers : Archivage et classement des copies sur support papier de tous les documents et mise à disposition sur demande.

§  Exécution de toutes autres tâches assignées par les supérieurs.

 

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

§  Être titulaire d’un BTS en Secrétariat de direction ou d’un diplôme d’études administratives ou dans un domaine connexe obtenu d’un institut supérieur reconnu.

§  Justifier de six (6) années d’expérience en administration ou en secrétariat ;

§  Faire preuve d’un bon esprit critique et être capable de prendre des décisions raisonnables en l’absence de directives ;

§  Avoir une bonne connaissance des logiciels informatiques nécessaires et des systèmes de classement ECM pertinents ainsi que des procédures, directives et processus relatifs à l’élaboration et à l’utilisation de documents et modèles administratifs.

 

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

 

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

 

§  Avoir la capacité de faire des suggestions fondées sur ses propres observations afin d’améliorer la façon dont le travail est accompli et de mener avec confiance à leur mise en œuvre, tel que demandé ;

§  Justifier d’une expérience avérée du travail efficace en tant que membre d’une équipe, en encadrant des équipes et en dirigeant à l’occasion des discussions ou en jouant des rôles de premier plan, au besoin ;

§  Avoir la capacité de soutenir l’équipe en se tenant au courant des initiatives, des événements et des besoins de celle-ci et en aidant les chefs d’équipe au besoin ;

§  Pouvoir travailler sous pression et produire les résultats escomptés ;

§  Avoir la capacité d’assumer la responsabilité de sa carrière et de son rendement et de s’engager régulièrement et de façon indépendante dans des activités d’auto-évaluation ;

§  Posséder la capacité de développer et de maintenir les compétences et l’expertise nécessaires pour remplir efficacement son rôle.

§  Faire preuve d’une excellente éthique de travail, de positivité, de motivation, de souplesse et posséder des aptitudes à la résolution de problèmes pour accomplir les tâches associées au poste ;

§  Pouvoir prendre l’initiative de résoudre des problèmes semi-routiniers et de formuler des recommandations permettant d’améliorer la qualité et la quantité des services offerts aux clients ;

§  Manifester un désir ardent d’aider les autres dans diverses circonstances pertinentes à son propre domaine de travail ou les diriger vers la personne appropriée pour obtenir de l’aide supplémentaire, au besoin ;

§  Avoir la capacité de travailler en équipe en identifiant les besoins des clients et des intervenants ;

§  Etre en mesure de gérer efficacement son temps et d’atteindre les normes de service et les objectifs liés aux responsabilités assignées.

§  Savoir comment accéder aux ressources ou aux services internes pour améliorer la sensibilisation culturelle et veiller à améliorer les compétences multiculturelles en matière d’interaction avec d’autres personnes d’origines culturelles et linguistiques diverses, en particulier en Afrique de l’Ouest ;

§  Savoir écouter attentivement les idées, les demandes et les préoccupations des interlocuteurs et comprendre, intérioriser et développer des compétences en gestion de la diversité conformément aux règles et politiques de la CEDEAO ;

  • Avoir la capacité et assumer la responsabilité d’intégrer une perspective sensible au genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail ;

§  Avoir la capacité de reconnaître les idées préconçues et les points de vue stéréotypés de certains groupes et individus et d’adopter avec succès des comportements inclusifs et culturellement appropriés.

§  Avoir une bonne compréhension de base du mandat de l’organisation de la CEDEAO et de ses fonctions, en particulier celles de ses institutions/agences ;

§  Avoir une parfaite connaissance des procédures et pratiques courantes de la CEDEAO en ce qui concerne les responsabilités assignées et les outils de travail ;

§  Avoir la capacité d’appliquer les normes de la CEDEAO pour l’envoi de courrier électronique et d’autres tâches de routine et de tenir des dossiers et des informations concernant les tâches assignées conformément aux règles et règlements en vigueur ;

§  Avoir la capacité d’appliquer les procédures pertinentes de la CEDEAO relatives aux tâches et de démontrer une compréhension des systèmes, processus, règles et/ou normes associés suffisamment pour expliquer leur nécessité et pour identifier les erreurs et les conséquences.

§  Posséder d’excellentes compétences en calcul et avoir la capacité de recueillir, de rassembler, de classer et de résumer des données en suivant des instructions claires et simples ;

§  Avoir la capacité avérée de contester les procédures établies en vue d’améliorer le rendement ;

§  Avoir la capacité de détecter et de corriger les erreurs, de tenir des registres précis d’indicateurs et d’informations simples ;

§  Avoir la capacité de recueillir et d’organiser l’information et les données d’une manière simple et compréhensible.

§  Avoir la capacité de fournir au superviseur, aux collègues et aux clients, des renseignements exacts et complets sur demande, en faisant preuve de jugement, de tact et de diplomatie ;

§  Avoir la maîtrise de l’outil informatique et posséder des compétences avancées en traitement de texte, y compris une connaissance pratique des tableurs (p. ex. Excel), des bases de données de l’inter/intranet, du courriel et des réseaux sociaux ;

§  Avoir la capacité de lire, d’écouter et de comprendre des instructions courantes et de les exécuter avec une supervision limitée ;

§  Pouvoir produire des documents clairs, concis, logiques et grammaticalement corrects dans les trois (3) langues officielles de la CEDEAO et posséder la même compétence linguistique à l’oral ;

§  Etre en mesure de régler les problèmes avec les autres de façon franche, rapide et directe.

§  Posséder la maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;

§  Avoir une bonne maîtrise de l’expression orale et écrite dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance pratique de l’une des autres langues constituerait un atout supplémentaire.

§  Avoir la capacité d’organiser des tâches routinières, d’identifier des solutions pour répondre à des différentes priorités ou à l’incertitude dans l’exécution de tâches nouvelles ou changeantes ;

§  Avoir la capacité d’établir des objectifs de travail et de déterminer les étapes nécessaires pour atteindre ces objectifs ;

§  Être en mesure de comprendre les objectifs de l’équipe ou de l’unité de travail et d’y contribuer selon les directives du superviseur ;

§  Pouvoir travailler dans le cadre de pratiques de bureau bien établies et organiser de multiples tâches dans des délais impartis.

 

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