·       Documentaliste et archiviste

APERÇU DES TÂCHES

Sous la supervision du Directeur de la recherche et de la documentation, le titulaire du poste est responsable de la bonne gestion de la bibliothèque de la Cour et de tous les documents officiels de la CEDEAO, afin de contribuer à l’administration de la justice par la Cour et à la production de notes de recherche et d’autres services juridiques par le Département de la recherche et de la documentation.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

·       En consultation avec le Directeur de la Recherche et de la Documentation, concevoir et développer des politiques et des procédures rigoureuses pour le fonctionnement harmonieux et efficace de la Division de la Bibliothèque et de la Documentation, notamment en définissant des critères clairs pour la prestation de services de documentation, des lignes directrices appropriées pour l’utilisation de la Bibliothèque et des stratégies solides pour le développement et la gestion efficace des ouvrages de la Bibliothèque, afin de s’assurer que les ressources d’information et les ouvrages juridiques pertinents, sous forme imprimée et non imprimée, sont identifiés, acquis et conservés à la Bibliothèque ;

·       Superviser et motiver les membres du personnel de la bibliothèque et de la documentation, contrôler leur performance et veiller à la qualité du travail ainsi qu’au respect des délais de livraison au sein de la division ;

·       Organiser et gérer le personnel de la Division bibliothèque et documentation de manière à lui permettre de jouer un rôle clé dans l’accomplissement de la mission générale de la Direction de la recherche et de la documentation, notamment en ce qui concerne l’élaboration et l’utilisation d’outils de recherche, tels que des index de jurisprudence, des rapports thématiques, des résumés d’arrêts, etc.

·       Appuyer le travail de recherche en fournissant des avis d’experts et une assistance pour l’élaboration et l’application de stratégies, de politiques et de lignes directrices en matière de recherche juridique qui amélioreront la production et la diffusion de notes de recherche, de fiches d’information, de notes de jurisprudence et d’un recueil de jurisprudence à l’usage de la Cour ;

·       Entreprendre la préparation et la mise en œuvre du budget, élaborer des plans annuels de passation de marchés et de travail, obtenir les approbations nécessaires et suivre la mise en œuvre ;

·       Communiquer efficacement pour promouvoir la Bibliothèque et défendre ses besoins ;

·       Assurer un retour d’information régulier sur les performances pour le Directeur de la recherche et de la documentation, et partager les informations, le cas échéant, avec les membres du personnel de la bibliothèque et de la documentation.

·       Élaborer et appliquer des stratégies pour la promotion et le développement de la bibliothèque, en combinant les ressources traditionnelles et les technologies de l’information innovantes ;

·       Procéder à une agrégation du contenu de diverses sources primaires et secondaires et synthétiser les informations pertinentes afin de créer des produits personnalisés pour les utilisateurs de la bibliothèque ;

·       Assurer un accès rapide et facile aux ressources d’information et aux documents juridiques par le développement d’outils de recherche, de références bibliographiques sur divers sujets relatifs à la bonne administration de la justice ;

·       Diriger la bibliothèque dans le cadre de son processus de numérisation pour en faire un centre de ressources intégré, et gérer efficacement les ouvrages et les contenus électroniques ;

·       Donner des conseils sur les logiciels de recherche juridique, les sources en ligne et les bases de données juridiques disponibles auxquels la Cour doit s’abonner afin d’appuyer et de faciliter le travail de recherche sur les questions judiciaires ;

·       Appliquer des mesures de sécurité appropriées pour préserver et sauvegarder les ouvrages de la Bibliothèque

·       Donner des conseils et apporter un soutien en ce qui concerne la production de documents de tenue de dossiers et la diffusion de l’information.

·       Assurer la liaison avec d’autres bibliothèques, éditeurs de livres et centres de ressources internationaux afin de faciliter l’accès aux sources d’information rares et de répondre à l’évolution des besoins de la Cour ;

·       S’acquitter de toute autre tâche confiée par le superviseur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un Master ou équivalent d’études dans le domaine de la bibliothèque ou dans un domaine connexe obtenu auprès d’une université reconnue.

·       Avoir 10 ans d’expérience dans le domaine de la gestion des ressources documentaires, telles que les références et la terminologie, l’édition et le traitement de la documentation officielle, constitue un atout, dont deux (2) années à un poste de direction.

·       Avoir une expérience des systèmes de gestion de la documentation, de la performance et de l’information financière tels que le Système de gestion des documents, des conférences et de la production (DCPMS) et un système de planification des ressources d’entreprise tel que SAP/UMOJA ;

·       Connaître et comprendre les théories, concepts et approches pertinents pour un secteur particulier, un domaine fonctionnel ou un autre domaine spécialisé ;

·       Une expérience au sein d’une organisation régionale ou internationale est souhaitable ;

AGE LIMITE

Au plus 45 ans. Cette provision ne s’applique pas aux candidats internes

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

·       Être apte à diriger des programmes et des projets assignés en fournissant l’expertise managériale et opérationnelle nécessaire à l’accomplissement du mandat de l’organisation (par exemple, établir des réseaux et des critères de référence).

·       Être capable de diriger en servant d’exemple et d’organiser le travail d’équipe en vue d’atteindre les résultats escomptés, encourager la coopération pour défendre et renforcer la dynamique de changement et l’engagement des employés ; élaborer et mettre en œuvre des outils de contrôle interne du programme pilote afin de lever les éventuels obstacles à sa mise en œuvre

·       Avoir d’excellentes compétences d’autogestion, faire preuve d’éthique et d’intégrité et de respect pour les contrôles internes des règles, des délégations et la transparence.

·       Avoir la capacité de rassembler des compétences et des expertises complémentaires, évaluer les contributions individuelles, reconnaître le travail bien fait et corriger les lacunes afin d’assurer le succès continu de l’organisation.

·       Avoir des connaissances dans le domaine de gestion de programme au niveau généralement acquis à partir d’une certification en gestion de programme, par exemple, Gestion de programmes réussis (MSP) ou Professionnel en gestion de programmes (PgMP).

·    Être capable de rechercher des repères et des tendances afin de formuler les meilleures recommandations pour l’élaboration et l’amélioration de programmes/projets qui serviront le mieux la communauté et ou l’organisation.

·    Avoir des compétences à travailler en réseau et communiquer bien pour obtenir le retour d’information et des données à partir d’un réseau de professionnels de divers pays/secteurs/organisations et pour identifier et hiérarchiser les besoins les plus critiques de la communauté.

·    Être capable de gérer et de coordonner des initiatives de gestion de la clientèle (par exemple, boucles de rétroaction, enquêtes, études, évaluations des besoins) et de formuler des recommandations.

·    Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière de services à la clientèle (par exemple, tableaux de bord, gestion des incitations, mécanismes de retour d’information).

·    Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre des plans, des programmes et des initiatives de gestion des intervenants afin d’obtenir l’adhésion à de nouvelles initiatives, de mieux comprendre les points de vue divergents, d’obtenir des ressources et d’accroître la perception du succès.

·       Être capable de faire preuve de diplomatie, de tact et de respecter d’autres personnes d’horizons divers, de comprendre diverses opinions culturelles, en particulier en Afrique de l’Ouest, avec la capacité de convertir la diversité en opportunités pour améliorer les résultats des programmes/opérations.

·       Être capable de créer un environnement interactif diversifié et inclusif qui tire parti de forces diverses suscitant des pratiques novatrices.

·       Être capable de rester objectif pour l’appréciation, l’évaluation et la gestion des conflits, quelles que soient les différences culturelles, les positions, les questions de genre ou les opinions, et encourager le personnel à surmonter les barrières culturelles, de genre et les différences de fond.

·       Être capable de servir les intérêts d’équipes/organisations/communautés multinationales culturellement diverses et de certains groupes de personnes handicapées, sans préjugé, parti pris ou sympathie pour un groupe particulier.

·       Avoir une bonne compréhension de la structure organisationnelle de la CEDEAO, de la dynamique associée et des attentes nécessaires pour collaborer, participer, contribuer et diriger efficacement.

·       Avoir connaissance du mandat, du plan/des priorités stratégiques de la Communauté ainsi la situation/les tendances économiques, politiques et sociales des États membres, en particulier en ce qui concerne son propre domaine de travail.

·       Avoir connaissance des meilleures pratiques de la CEDEAO, des approches de gestion des programmes et des techniques de recherche pour diriger et/ou contribuer à l’élaboration ou à l’évaluation de programmes, projets ou initiatives.

·       Avoir une connaissance avérée des règles et procédures de la CEDEAO afin d’interpréter et d’appliquer correctement les directives, de fournir des conseils techniques, d’encadrer les autres et d’évaluer les performances.

·       Être capable d’analyser une situation en utilisant des indicateurs (par exemple, performance, technique) pour évaluer les coûts, les avantages, les risques et les chances de succès dans la prise de décisions.

·       Être capable de rassembler des informations provenant de différentes sources afin d’identifier la source des problèmes, les conséquences d’autres plans d’action, les obstacles potentiels et les moyens d’éviter le problème à l’avenir.

·       Être capable d’analyser les situations/informations très complexes en termes simples (à l’aide de tableaux, de diagrammes et d’une rédaction efficace) afin d’expliquer les recommandations et les conclusions visant à résoudre les problèmes ou à améliorer les opérations/programmes/projets.

·       Être capable de développer de nouvelles connaissances sur des situations, d’appliquer des solutions innovantes à des problèmes et de concevoir de nouvelles méthodes pour résoudre les problèmes ou les écarts lorsque les méthodes et procédures établies sont inapplicables, indisponibles ou ne sont plus efficaces.

·       Maîtrise des langues française et anglaise, à l’oral et à l’écrit.

·       Être capable de communiquer avec impact, de façon claire et concise, de manière succincte et organisée, transmettant crédibilité et confiance lors des présentations, en établissant des attentes et en expliquant des problèmes complexes.

·       Être apte à écouter attentivement et à interpréter correctement les messages des autres et à réagir de manière appropriée.

·       Avoir de bonnes compétences en matière de rédaction technique (par exemple, propositions, termes de référence, évaluations de programmes, schémas directeurs, procédures opérationnelles) avec un bon sens de l’édition.

·       Être capable de faire des commentaires honnêtes, de reconnaître, de combler les lacunes et de motiver les subordonnés directs à travailler à plein rendement.

·       Avoir la maîtrise de l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais).

·       Posséder des compétences supérieures en matière d’organisation et de gestion de projets/programmes, avec une expérience significative dans l’identification des délais, des objectifs, des coûts et des ressources nécessaires à la réalisation des résultats opérationnels/programmes/projets.

·       Être capable de fixer des objectifs et des cibles efficaces pour soi-même, les autres et l’unité de travail et d’ajuster les priorités de travail ou de projet en fonction d’évolution des circonstances ;

·       Être capable d’identifier les lacunes affectant la réalisation des attentes du programme/projet et de concevoir et mettre en œuvre les plans d’intervention nécessaires pour renforcer les capacités souhaitées (par exemple, formation, réalignement structurel, partenariats, réaffectation des ressources).

·       Avoir la capacité de mettre en œuvre des pratiques rigoureuses de suivi et d’évaluation et de mettre en place des calendriers d’établissement de rapports réguliers concernant les principaux résultats (par exemple, les indicateurs de gestion, les étapes du projet, les résultats du programme, les objectifs de traitement) ;

·       Avoir la capacité de planifier, d’organiser, de motiver et de contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs précis.