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Oficial Administrativo
TÍTULO DO POSTO Oficial Administrativo
INSTITUIÇÃO Comissão da CEDEAO
NÍVEL P3
SALÁRIO ANUAL UA 39,430.35   USD 62,213.20
STATUS Permanente
AGÊNCIA Missão Permanente da CEDEAO na Gâmbia
DEPARTAMENTO Gabinete do Presidente da Comissão da CEDEAO
DIREÇÃO  
DIVISÃO  
SOB A SUPERVISÃO DE O Representante Residente Permanente do Presidente da Comissão da CEDEAO/Chefe de Missão para a Gâmbia
RESPONSÁVEL PELA SUPERVISÃO DE Ø  Rececionista

Ø  Assistente de Contabilidade

Os pedidos devem ser enviados para: badmoffgambia@ecowas.int


JD_Pt_Description_Administrative Officer Gambia


SÍNTESE DA FUNÇÃO

Sob a orientação e supervisão direta do Representante Permanente do Presidente da Comissão da CEDEAO/Chefe de Missão para a Gâmbia, o incumbente executará as seguintes atividades/funções:

 

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

·         Executar todas as atividades de aquisição e contratação, incluindo pré-qualificação, gestão de propostas, análise de custos, negociação e preparação de contratos e monitoriza todos os aspetos dos termos do contrato, se necessário, e obter o melhor custo/melhor preço e serviço; criar documentação necessária para a aquisição de materiais e suprimentos;

·         Coordenar a preparação e implementação do programa de trabalho e orçamento para garantir a compatibilidade com as prioridades e objetivos de trabalho, levando em conta o uso mais eficaz dos recursos;

·         Monitorizar e controlar alocações orçamentárias por meio de revisões regulares e fornecer relatórios e dados de monitorização eficazes, identificando, dessa forma, desvios dos planos e propõe medidas corretivas;

·         Desenvolver objetivos claros que são consistentes com as estratégias acordadas; identificar prioridades e atribuições, ajustar as prioridades conforme necessário, alocar a quantidade apropriada de tempo e recursos para concluir o trabalho;

·          Fornecer assessoria de desempenho para a equipe e gestão e prever riscos e permitir contingências ao planear, monitorizar e ajustar planos e ações, conforme necessário, usando o tempo eficientemente;

·         Produzir os relatórios principais/complexos para gestão;

·         Gerir arrendamentos, alugueis, reformas, expansões e transformações físicas nas instalações da Missão;

·         Gerir os provedores de TI para pronta resolução de problemas;

·         Desempenhar outras funções dentro do escopo, espírito e propósito do trabalho, conforme solicitado pelo Representante Permanente.

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QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

Formação:

·         Licenciatura em administração e finanças, obtida em uma universidade reconhecida

 

Experiência:

·         É necessário um mínimo de cinco (5) anos de experiência progressiva em aquisições, administração, gestão financeira e operações orçamentárias

 

 

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

·         Bons conhecimentos dos Regulamentos e Procedimentos Financeiros, Administrativos e de Compras da CEDEAO;

·         Capacidade de liderar uma equipa de estagiários/funcionários juniores e incutir um espírito de trabalho em equipa para envolver os funcionários e alcançar um conjunto bem definido de atividades;

·         Capacidade de resolver desafios que ocorrem com orientação mínima e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação;

·         Capacidade de orientar outras pessoas e criar ciclos de feedback com supervisores, colegas e subordinados para construir fortes relações de trabalho e melhorar o desempenho;

·         Demonstrar respeito pelas diferenças culturais, justiça e capacidade de se relacionar bem com pessoas de origens, nacionalidade, género, etnia, raça e religião diferentes;

·         Capacidade de estabelecer e sustentar a credibilidade profissional com os clientes/partes interessadas de maneira a antecipar suas necessidades, mitigar problemas e equilibrar cuidadosamente as obrigações profissionais com a necessidade de ser sensível e adequado às suas necessidades;

·         Capacidade de trabalhar em um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficie de diversos pontos fortes e escuta ativamente, considerar as preocupações das pessoas e aplicar julgamentos, tato e diplomacia;

·         Conhecimento das regras e procedimentos da CEDEAO associados às responsabilidades atribuídas e capacidade de explicá-las claramente a outros;

·         Conhecimento e capacidade de aplicar técnicas para gerar ideias criativas e novas abordagens para alcançar objetivos;

·         Forte capacidade analítica, organizacional e de comunicação;

·         Ser capaz de demonstrar proficiência operacional no uso do computador, usando ferramentas apropriadas;

·         Capacidade de transmitir informações de forma clara e concisa, sucinta e organizada, através de expressões escritas e verbais;

·         Capacidade de desenvolver, implementar e ter plano de ação individual para atingir metas de trabalho específicas;

·         Capacidade de organizar o trabalho, definir prioridades e trabalhar dentro dos prazos, dando atenção aos detalhes, indicadores e riscos;

·         Capacidade de resolver desafios que ocorrem com orientação mínima e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação;

·         Fluência oral e escrita numa das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português).

·         Conhecimento da cultura, estruturas e questões de desempenho e prioridades da CEDEAO com impacto nas responsabilidades atribuídas;

·         Conhecimento das instituições, sectores, programas e políticas da CEDEAO;

·         Capacidade de usar evidências e pesquisas para informar políticas e programas e identificar fontes de informação relevantes e apropriadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou comités internos.

·         Capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;

 

 

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