·       Logística e Manutenção

VISÃO GERAL DO CARGO

Sob a supervisão do Diretor de Administração e Serviços Gerais, o titular do cargo deverá                     assegurar o funcionamento eficiente da sede da Comissão da CEDEAO, dos anexos e das instalações do pessoal.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

 Logística e Gestão de Ativos:

• Supervisionar a gestão dos armazéns e dos sistemas de inventário, garantindo a receção, armazenamento, distribuição, reconciliação e comunicação adequados de suprimentos e materiais.
• Gerir o ciclo de vida dos ativos da Comissão, incluindo a receção, registo, etiquetagem, rastreio, verificação, eliminação e preparação de relatórios de inventário periódicos.
• Coordenar o apoio logístico e operacional para conferências, workshops, reuniões, missões e atividades de viagens oficiais.
• Supervisionar as operações de gestão da frota, incluindo a atribuição de veículos, manutenção, registo, seguros, utilização de combustível, gestão do livro de registo e conformidade com as políticas de transporte.

·       Desenvolver e implementar procedimentos eficazes de controlo de ativos e gestão de inventário para salvaguardar os recursos organizacionais e minimizar perdas.

Manutenção e Infraestruturas Técnicas:

• Planear, coordenar e supervisionar a manutenção e reparação dos sistemas elétricos, de canalização, de climatização, de geradores e de outros sistemas dos edifícios na sede da Comissão da CEDEAO, nos anexos e nas residências oficiais.
• Garantir a disponibilidade contínua e a utilização eficiente dos serviços e das instalações para apoiar o funcionamento ininterrupto da organização.
• Monitorizar e avaliar o desempenho dos contratantes de manutenção e prestadores de serviços para garantir o cumprimento das obrigações contratuais, normas de qualidade e requisitos de nível de serviço.
• Realizar avaliações periódicas das instalações e infraestruturas e recomendar medidas de manutenção preventiva, reabilitação e melhoria.

·       Garantir o cumprimento das normas de saúde, segurança, ambientais e de gestão de edifícios aplicáveis às instalações da Comissão.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

·       Mestrado ou equivalente em Administração, Gestão, Engenharia, Logística ou área conexa.

·       Dez (10) anos de experiência progressivamente responsável em Administração Geral, Manutenção, Logística de Conferências, Aquisições ou áreas afins, incluindo dois (2) anos de experiência profissional internacional relevante e cinco (5) anos de experiência em operações administrativas a nível de supervisão.

·       Conhecimentos em matéria de manutenção e serviços, bem como na implementação de novos programas e/ou processos, tais como gestão e utilização de instalações, reparações/construções, manutenção preventiva, entre outros.

·       Conhecimento das normas, códigos e padrões internacionais aplicáveis às aquisições públicas.

·       Experiência alargada na aplicação de políticas e práticas orçamentais e de aquisição.

·       Capacidade para liderar iniciativas de grande escala, organizar os seus diversos componentes, mobilizar equipas para um objetivo comum e monitorizar resultados.

·       Experiência na utilização de sistemas de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP), tais como SAP, no domínio da logística, gestão de ativos, controlo de inventário, gestão de frota e operações administrativas.

·       Capacidade comprovada para preparar, analisar e gerir estimativas orçamentais, assegurando o alinhamento com as prioridades operacionais, a eficiência de custos e o cumprimento das normas financeiras em vigor.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 45 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·       Capacidade para liderar programas e projetos sob sua responsabilidade, disponibilizando os conhecimentos especializados de gestão e operacionais necessários ao cumprimento do mandato da organização (por exemplo, através do estabelecimento de redes e refer).

·       Capacidade para liderar pelo exemplo e organizar o trabalho em equipa, promovendo a cooperação com vista à consecução dos resultados definidos, impulsionando e consolidando processos de mudança e fomentando o envolvimento dos colaboradores; desenvolver e implementar mecanismos de controlo interno para programas-piloto, de modo a gerir potenciais obstáculos à sua execução.

·       Excelentes competências de autogestão, demonstrando elevados padrões de ética e integridade e assegurando o devido respeito pelos controlos internos, normas, delegações de autoridade e princípios de transparência.

·       Capacidade para reunir competências e conhecimentos especializados complementares, avaliar os contributos individuais e reconhecer ou corrigir realizações e insuficiências de forma a promover o sucesso contínuo da organização.

·       Conhecimento de gestão de programas ao nível normalmente adquirido através de uma certificação especializada em gestão de programas (por exemplo, Managing Successful Programmes – MSP ou Program Management Professional – PgMP).

·    Capacidade para proceder à investigação de referenciais e tendências, com vista à formulação das melhores recomendações para o desenvolvimento e a melhoria de programas/projetos que sirvam de forma mais eficaz a comunidade/organização.

·    Competências consolidadas de relacionamento e trabalho em rede, bem como de comunicação interpessoal, com vista à recolha de feedback, informação e dados junto de uma rede de profissionais de múltiplos países, setores e organizações, e à identificação e priorização das necessidades mais críticas da comunidade.

·    Capacidade para gerir e coordenar iniciativas de gestão de clientes, designadamente mecanismos de retorno de informação (feedback loops), inquéritos, estudos e avaliações de necessidades, bem como para formular recomendações adequadas.

·    Capacidade para conceber, desenvolver e implementar boas práticas em matéria de serviços ao cliente, incluindo painéis de controlo (dashboards), sistemas de gestão de incentivos e mecanismos estruturados de recolha e tratamento de feedback.

·    Capacidade para desenvolver e implementar planos, programas e iniciativas de gestão de partes interessadas, com vista à obtenção de adesão a novas iniciativas, à melhor compreensão de posições divergentes, à mobilização de recursos e ao reforço da perceção de sucesso.

• Diplomacia, tato e respeito por pessoas de diferentes origens, com compreensão das diversas perspetivas culturais, especialmente no contexto da África Ocidental, bem como capacidade para transformar a diversidade em oportunidades de melhoria dos resultados programáticos e operacionais.
• Capacidade para promover um ambiente interativo, diverso e inclusivo, que valorize diferentes competências e favoreça a convergência de práticas inovadoras.
• Capacidade para manter objetividade em avaliações, apreciações e na gestão de conflitos, independentemente de diferenças culturais, posicionamentos, questões de género ou opiniões, promovendo igualmente a superação de barreiras culturais, de género e de origem entre os colaboradores.
• Capacidade para servir o interesse de equipas, organizações e comunidades multinacionais culturalmente diversas, incluindo grupos com deficiência, sem preconceitos, parcialidade ou favorecimento de grupos específicos.

• Sólida compreensão da estrutura organizacional da CEDEAO, das dinâmicas associadas e das expectativas necessárias para colaborar, participar, contribuir e liderar de forma eficaz.
• Conhecimento aplicado do mandato da Comunidade, do plano estratégico/prioridades, bem como da situação/tendências económicas, políticas e sociais dos Estados-membros, especialmente no que diz respeito ao próprio âmbito de trabalho.
• Conhecimento das melhores práticas da CEDEAO, abordagens de gestão de programas e técnicas de investigação para liderar e/ou contribuir para o desenvolvimento ou avaliação de programas, projetos ou iniciativas.
• Conhecimento aprofundado das regras e procedimentos da CEDEAO para interpretar e aplicar adequadamente o texto das diretivas, prestar aconselhamento técnico, orientar outros e avaliar o desempenho.

• Capacidade para analisar situações com base em indicadores (por exemplo, de desempenho, técnicos) para avaliar os custos, benefícios, riscos e probabilidades de sucesso na tomada de decisões.
• Capacidade de reunir informações de diferentes fontes para identificar a origem dos problemas, as consequências de cursos de ação alternativos, os obstáculos potenciais e as formas de evitar o problema no futuro.
• Capacidade de decompor situações/informações muito complexas em termos simples (utilizando gráficos, diagramas e redação expositiva eficaz) para explicar recomendações e conclusões destinadas a resolver problemas ou melhorar operações/programas/projetos.
• Capacidade de desenvolver novas perspetivas sobre situações, aplicar soluções inovadoras a problemas e conceber novos métodos para abordar questões/discrepâncias quando os métodos e procedimentos estabelecidos são inaplicáveis, indisponíveis ou já não são eficazes.

• Proficiência nas línguas francesa e inglesa, tanto oral como escrita.
• Capacidade de comunicar com impacto, de forma clara e concisa, de maneira sucinta e organizada, transmitindo credibilidade e confiança ao fazer apresentações, definir expectativas e explicar questões complexas.
• Capacidade de ouvir atentamente e interpretar corretamente as mensagens dos outros, respondendo de forma adequada.
• Competências avançadas de redação técnica (por exemplo, propostas, termos de referência, avaliações de programas, planos, processos de negócios) com habilidades de edição bem desenvolvidas.
• Capacidade para prestar feedback honesto, reconhecer méritos, abordar deficiências e motivar os subordinados diretos a trabalhar com o máximo desempenho.
• Fluência numa das três línguas oficiais da CEDEAO (inglês, francês e português)

• Excelentes competências de organização e gestão de projetos/programas, com experiência significativa na identificação de prazos, metas, custos e recursos necessários para alcançar os resultados operacionais/programáticos/do projeto.
• Capacidade de definir objetivos e metas eficazes para si próprio, para os outros e para a unidade de trabalho, e de ajustar as prioridades do trabalho ou do projeto em resposta a circunstâncias em mudança.
• Capacidade para identificar lacunas que afetam o cumprimento dos objetivos do programa/projeto e para conceber e implementar planos de intervenção necessários para desenvolver a capacidade desejada (por exemplo, formação, reestruturação, parcerias, reafetação de recursos).
• Capacidade de implementar práticas rigorosas de monitorização e avaliação e de estabelecer calendários de relatórios regulares relevantes para os principais resultados (por exemplo, indicadores de gestão, marcos do projeto, resultados do programa, metas de processamento);
• Capacidade de planear, organizar e controlar recursos, procedimentos e protocolos para atingir objetivos específicos.