APERÇU DES TÂCHES

Placé sous l’autorité du Chargé de Programme Principal (CPP), Négociations internationales et Codification, le/la titulaire du poste devra utiliser des méthodes précises pour trier et organiser diverses formes d’informations (sur support papier et électroniques) en dossiers et archives, afin d’en faciliter la conservation, le classement et la récupération en cas de besoin.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

·       Établir et entretenir un système d’archivage électronique ;

·       Numériser, photocopier et sauvegarder des documents numériques ;

·       Indexer, suivre et mettre en place un système de récupération facile des documents électroniques ;

·       Mettre en place et maintenir un système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ; assurer la bonne tenue les dossiers destinés à la circulation et à la lecture au sein du bureau ;

·       Rédiger les correspondances et les rapports relatifs aux activités d’archivage ;

·       Participer aux réunions et contribuer aux discussions sur la création et la tenue d’un système d’archivage électronique en étroite collaboration avec le personnel des TIC, une solution d’archivage très flexible ;

·       Assurer la sécurité des documents en ce qui concerne l’archivage ;

·       Planifier, préparer et mettre en œuvre des activités liées à l’automatisation des opérations et des procédures dans la section Documentation de la Direction des Affaires juridiques de la Commission de la CEDEAO ;

·       Prospecter, identifier, examiner, sélectionner et recommander l’acquisition (par achat, abonnement ou don) de tout matériel/support d’information, en rapport avec les activités de la Direction des Affaires juridiques et celles d’autres départements de l’organisation ;

·       Traiter (cataloguer, indexer, résumer, analyser et classer) les supports d’information répondant et/ou pouvant répondre aux besoins des utilisateurs de l’unité de documentation ;

·       Examiner, compiler et recommander des liens de sites Web vers des sources et des ressources d’informations électroniques ;

·       Superviser le processus de délivrance des certificats d’exemption pour l’importation d’armes légères aux États membres (examen de la documentation accompagnant les demandes, analyse de l’avis motivé émis par le Département des Affaires politiques, de la Paix et de la Sécurité (PAPS), rédaction de projets lettres aux États membres, préparation et soumission des certificats d’exemption à la signature du Président, envoi des certificats signés aux représentations diplomatiques des États demandeurs ;

·       Appuyer les conseillers juridiques avec les documents requis pour s’acquitter de leurs responsabilités ;

·       S’acquitter de toute autre tâche pouvant lui être assignée par le Directeur.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’une Licence (ou équivalent) en Droit, avec une spécialisation en Droit International, Administratif ou Commercial d’une université reconnue.

·       Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience pratique progressive en tant que défenseur du droit au sein du cabinet juridique d’une organisation intergouvernementale ou d’un gouvernement.

·       Avoir de solides connaissances et une bonne compréhension des théories, concepts et approches valables du droit international.

·       Disposer de solides connaissances et d’une bonne compréhension du droit international, des théories, des concepts et des approches relatives au crime organisé, au trafic illicite, à la réduction de la demande de drogues, etc.

·       Avoir de bonnes connaissances sur les réglementations et les règles pertinentes des organisations internationales, ainsi que la jurisprudence applicable; une expertise juridique et administrative pour analyser un large éventail de sujets et de problèmes, dans le contexte du processus disciplinaire; et pouvoir développer des solutions innovantes et créatives permettant d’arbitrer les questions liées à l’emploi.

AGE LIMITE :

Au plus 45 ans. Cette provision ne s’applique pas aux candidats internes

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

• Disposer d’une capacité avérée à persuader/influencer les autres afin de prendre en considération un point de vue donné, d’adopter une nouvelle idée ou de mettre en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques.
• Être apte à diriger une petite équipe de stagiaires/d’employés débutants et à lui insuffler un esprit d’équipe de manière à mobiliser les employés et à réaliser un ensemble bien défini d’activités.
• Être en mesure de respecter la hiérarchie comme il convient.
• Être capable de résoudre les problèmes qui se posent avec un minimum de directives et/ou de recommander et d’expliquer des solutions ou des alternatives pour approbation.
• Être en mesure de se référer au Code de déontologie de la CEDEAO pour sa propre gouverne ainsi que pour gérer les autres, les informations et les ressources.
• Être capable d’encadrer les autres et de créer des boucles de rétroactions avec les superviseurs hiérarchiques, les collègues et les employés temporaires afin de nouer de solides relations de travail et d’améliorer les performances.
• Contribuer au maintien des objectifs et des normes de performance de l’unité organisationnelle.
• Avoir un bon sens des relations interpersonnelles et être capable de tenir les clients informés des progrès ou des revers des projets en ce qui concerne le calendrier, la qualité et la quantité.
• Être apte à interagir de manière proactive avec les clients et à nouer de solides relations de confiance fondées sur le respect mutuel et des discussions régulières.
• Être à même d’établir et de maintenir une crédibilité professionnelle auprès des clients/parties prenantes de sorte à anticiper leurs besoins, à atténuer les problèmes et à trouver un juste équilibre entre les obligations professionnelles et la nécessité d’être sensible et réceptif à leurs besoins.
• Être en mesure de fournir des conseils, des avis, des orientations et de guider d’autres personnes sur des questions relatives aux responsabilités assignées en matière de service à la clientèle et aux normes de service à la clientèle établies.
• Faire preuve de respect pour les différences culturelles, d’équité et de capacité à nouer de bonnes relations avec des personnes d’origines, de nationalités, de genres, d’ethnies, de races et de religions différents.
• Avoir une bonne compréhension des différentes perceptions culturelles, en particulier en Afrique de l’Ouest, et être sensible aux différences entre les groupes ; être capable de remettre en question les préjugés et de faire preuve de tolérance et d’empathie.
• Être à même de pratiquer une écoute active, de prendre en compte les préoccupations des autres et de faire preuve de discernement, de tact et de diplomatie.
• Être capable de travailler dans un environnement interactif diversifié et inclusif qui tire parti de la diversité des forces.
• Être capable d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail, et en assumer la responsabilité.
• Être capable d’encourager les gens, de leurs donner les moyens d’agir et de les défendre de manière impartiale et transparente.
• Avoir une bonne connaissance des institutions, des secteurs, des programmes et des politiques de la CEDEAO.
• Avoir une bonne connaissance des exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, de projets, de services et de systèmes, afin d’accomplir les tâches assignées et d’atteindre les objectifs de performance.
• Posséder une bonne connaissance des règles et procédures de la CEDEAO liées aux responsabilités assignées et être capable de fournir des explications claires sur celles-ci à d’autres personnes.
• Avoir une bonne connaissance de la culture, des structures et des questions de performance et des priorités de la CEDEAO ayant un impact sur les responsabilités attribuées.
• Avoir une bonne connaissance des tendances, des indicateurs, des défis et des opportunités en matière de développement des États membres dans le cadre du projet/programme relevant de son poste.
• Être en mesure d’étudier des données/informations provenant de diverses sources, d’identifier les anomalies, les tendances et les problèmes, de présenter les résultats et de formuler des recommandations.
• Être capable de décomposer les problèmes ou les processus en éléments clés afin d’identifier et de combler les lacunes en matière de service, d’assurance de la qualité, de conformité et d’objectifs de performance.
• Posséder des connaissances sur les techniques permettant de générer des idées créatives et de nouvelles approches pour atteindre les objectifs, et être capable de les mettre en œuvre.
• Être apte à utiliser les données probantes et la recherche pour orienter les politiques et les programmes et identifier les sources d’information pertinentes et appropriées, notamment les parties prenantes, les institutions régionales et/ou les comités internes.
• Faire preuve de compétences informatiques opérationnelles en utilisant les outils appropriés.
• Être capable d’utiliser judicieusement des graphiques et des tableaux pour présenter des données numériques de manière efficace, de rédiger des rapports/propositions techniques semi-complexes et d’éditer/contrôler des modèles, des lettres, etc.
• Être à même de transmettre des informations de manière claire, concise et structurée, aussi bien par écrit qu’à l’oral,
• Faire preuve de compétences interpersonnelles, faire des présentations, exprimer des opinions et débattre d’idées avec d’autres personnes de manière constructive.
• Avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).
• S’exprimer couramment, à l’oral et à l’écrit, dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (Anglais, Français et Portugais). La connaissance d’une autre langue constitue un atout supplémentaire.
• Être capable d’élaborer un plan d’action individuel visant à atteindre des objectifs de travail spécifiques et de le mettre en œuvre.
• Identifier, organiser et contrôler les tâches tout au long du processus pour en faciliter l’exécution.
• Être capable de contribuer à des projets et/ou de les conduire conformément aux normes et techniques acceptées de gestion de projets, de coordonner les contributions d’autres personnes afin de fixer les délais et de les tenir.
• Être capable d’organiser le travail, de définir des priorités et de travailler dans le respect des délais, en prêtant attention aux détails, aux parties prenantes, aux indicateurs et aux risques.

Être en mesure d’identifier, de collecter et d’évaluer des indicateurs afin de contrôler les performances et de prendre des mesures correctives proactives, le cas échéant