PROFIL DE POSTE

UC 20,581.97/USD 32,474.24

UC 24,770.16/USD 39,082.35

Date limite de soumission des candidatures: 15 ma 2024

APERÇU DU POSTE

Sous la supervision du Comptable, le/la titulaire du poste doit participer aux activités dans le domaine de la comptabilité, comme indiqué dans les rôles et responsabilités ci-dessous.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

• Aider à la clôture des comptes en fin d’année et à la préparation des états financiers.
• Assurer les exportations mensuelles et examiner la balance de vérification de l’année en cours et identifier les domaines présentant des problèmes.
• Aider à l’analyse de tous les comptes du grand livre (dettes, créances, revenus et dépenses) et faire des ajustements/propositions de corrections si nécessaire.
• Préparer les pièces de journal et effectuer leur enregistrement dans le système comptable.
• Assurer l’amortissement/exploitation des comptes prépayés utilisés.
• Effectuer l’apurement des postes non soldés du grand livre.
• Apporter une réponse et fournir les informations/documents requis aux auditeurs externes sur les questions soulevées lors de l’audit de fin d’année et formuler des recommandations/faire des propositions de mesures d’y remédier.
• Aider le Chargé des affaires administratives dans la liaison avec les auditeurs externes pour la clôture des comptes et la préparation des rapports.
• Participer aux autres activités comptables telles que les comptes créditeurs, les rapprochements bancaires, les comptes débiteurs, etc. et traiter les questions/propositions d’ajustement soulevées lors de l’audit de l’exercice financier.
• Recevoir les factures des prestataires, scanner/importer les images, vérifier l’exactitude de l’extraction des données et acheminer les documents dans le flux de travail électronique en vue de leur traitement.
• Vérifier et comptabiliser les factures scannées en utilisant les codes de transaction appropriés dans le système SAP.
• Identifier et prévenir le traitement des factures en double.
• Identifier le flux de travail du prestataire manquant et entamer le processus de création de ce flux de travail.
• Traiter les factures conformément aux exigences du système SAP et aux politiques et procédures financières de la CEDEAO.
• Obtenir et joindre les documents supplémentaires nécessaires pour les dépenses spéciales, notamment les dépenses en capital.
• Assurer le suivi des possibilités d’optimiser le calendrier des paiements, sur la base des conditions de paiement.
• Traiter les décaissements conformément au calendrier.
• Effectuer le rapprochement des relevés des fournisseurs et assurer le suivi des soldes des comptes fournisseurs.
• Saisir et comptabiliser les encaissements dans le logiciel de comptabilité (SAP) en utilisant les codes de transaction appropriés.
• Comptabiliser tous les paiements effectués ou reçus par virement bancaire en temps opportun et avec exactitude.
• Préparer des états de rapprochement bancaire précis sur une base mensuelle et en temps opportun.
• Donner suite aux demandes internes et externes en temps opportun et de manière professionnelle.
• Aider à résoudre les divergences entre les factures et le prestataire.
• Traiter les documents payables conformément à leurs politiques juridiques et de conformité.
• Traiter et émettre sans délai les chèques correspondant aux factures et aux demandes de remboursement.
• Vérifier l’exactitude des chèques émis.
• Aider à l’archivage de la documentation du service.
• Traiter les demandes de remboursement de frais du personnel et les formulaires de retour de voyage dans les délais impartis.
• Assurer l’archivage général et le soutien administratif du service des finances.
• Aider à tenir des registres détaillés des prévisions budgétaires, des engagements et des soldes disponibles, en établissant des prévisions de dépenses ; effectuer la réconciliation des comptes des divisions avec les comptes centraux.
• S’acquitter de toute autre tâche confiée par le supérieur hiérarchique.
• Assurer le suivi des comptes des clients (donateurs et prélèvements communautaires) afin d’identifier les impayés et les retards de paiement.
• Analyser les divergences et les factures impayées
• Aider à la préparation des budgets.
• Vérifier toutes les demandes soumises par les contractants et les projets pour approbation, et ce, conformément aux modalités des contrats et des budgets pertinents.
• Établir un équilibre de la petite caisse sur une base quotidienne
•  Compiler les documents nécessaires à la préparation d’un rapport mensuel.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un diplôme de Brevet de Technicien Supérieur (BTS)/Diplôme National Ordinaire (DNO) ou certificat équivalent en finance et comptabilité ou dans un domaine connexe, délivré par une université reconnue.

• Justifier de cinq (5) années d’expérience professionnelle à responsabilité progressive dans les domaines des finances, du budget, de la comptabilité ou dans un domaine connexe.
• Posséder les compétences professionnelles avérées pour extraire, interpréter et analyser une grande variété de données comptables et pour résoudre des divergences de données et d’autres problèmes.
• Avoir une bonne connaissance des activités comptables transactionnelles telles que la budgétisation, la paie, le traitement des réclamations des fournisseurs, le rapprochement et l’établissement de rapports financiers dans le cadre des responsabilités qui lui sont confiées.
• Être capable d’identifier et de résoudre les divergences entre les données comptables et les problèmes opérationnels.
• Avoir une bonne connaissance pratique de l’utilisation et de l’application des règles et règlements financiers de la CEDEAO ainsi que des politiques et pratiques comptables liées aux tâches assignées.
• Avoir une bonne connaissance pratique des principes et concepts de la comptabilité financière, y compris les Normes Comptables Internationales du Secteur Public (IPSAS).
• Justifier d’une expérience dans l’extraction, l’interprétation, l’analyse et la mise en forme de données comptables dans le cadre d’un ensemble de fonctions financières et budgétaires, y compris l’élaboration de programmes et la gestion de bases de données, les demandes d’indemnisation et les opérations de trésorerie.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·     Être capable de faire preuve de crédibilité lorsqu’il s’agit d’expliquer les règles, les normes et les attentes (par exemple, les délais) afin de s’assurer que les attentes en matière de conformité et de travail sont respectées.

·     Être capable de s’auto-motiver et/ou de motiver les autres à s’engager dans des discussions qui déboucheront sur des recommandations visant à améliorer les processus, les modèles ou d’autres outils de travail.

·     Être capable d’adopter une approche positive du travail en équipe, de participer activement aux discussions et à la réalisation des objectifs de l’équipe.

·     Être capable d’assumer la responsabilité de sa propre carrière et de ses performances avec l’aide occasionnelle du superviseur/encadreur.

·     Être capable de renforcer ses propres capacités et celles des autres en partageant ses connaissances, ses outils, son expertise et son expérience avec d’autres personnes afin de rester compétent et bien informé dans l’exécution du rôle qui lui est confié.

·     Posséder de solides compétences interpersonnelles, d’écoute et multitâches avec une bonne compréhension des responsabilités du service client et du rôle dans la représentation des valeurs de la CEDEAO dans toutes les interactions.

·     Être capable de prendre des initiatives en vue de résoudre les problèmes courants liés aux tâches assignées, en faisant preuve de discernement et en impliquant des collègues ou des supérieurs, le cas échéant.

·     Être capable de travailler en équipe pour résoudre les problèmes et améliorer les services.

·     Être capable de gérer de façon efficace son temps et d’organiser son espace de travail de manière à répondre aux attentes en matière de performances liées aux services aux clients qui lui sont confiés.

·     Être capable d’orienter les personnes vers la source appropriée pour obtenir des informations complémentaires et de solliciter de l’aide en cas de débordement par les demandes des clients.

·     Être capable d’appliquer des approches pertinentes et appropriées sur le plan culturel dans les relations avec les personnes d’origines culturelles diverses.

·     Posséder de bonnes compétences en gestion de la diversité afin d’interagir avec les individus de façon appropriée sur le plan culturel, et ce, conformément aux règles/politiques de la CEDEAO.

·     Être capable de reconnaître les idées préconçues et les points de vue stéréotypées de certains groupes et individus et d’adopter avec succès des comportements inclusifs et appropriés sur le plan culturel.

·     Être capable d’intégrer les perspectives de genre et de garantir la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité et en assumer la responsabilité.

·     Avoir une bonne connaissance de la gestion de la diversité dans le cadre des attentes professionnelles quotidiennes et des tâches assignées.

·     Avoir une bonne connaissance du mandat et des objectifs opérationnels de la CEDEAO en rapport avec les responsabilités attribuées.

·     Être capable de se tenir au courant des activités, des calendriers et des objectifs du Département qui concernent l’équipe de travail et le domaine d’activité.

·     Avoir une bonne connaissance des procédures de la CEDEAO relatives au travail assigné et être capable de faire preuve de discernement dans leur application.

·     Démontrer un intérêt et un engagement forts pour les valeurs et les activités de la CEDEAO dans l’exercice quotidien de ses fonctions.

·     Posséder d’excellentes capacités à maintenir, traiter et fournir des informations exactes dans le cadre des tâches qui lui sont confiées.

·     Être capable d’organiser les dossiers et les informations pour faciliter la recherche et la tenue des registres.

·     Être capable de repérer les erreurs, d’agir avec diligence en vue de les corriger et de tirer les enseignements de l’expérience.

·     Avoir une bonne connaissance et être capable de remettre en question les hypothèses fondamentales concernant les façons acceptées de faire les choses dans un souci d’amélioration.

·     Être capable d’utiliser les technologies actuelles pour communiquer efficacement, par exemple les logiciels de bureautique, notamment les tableurs, le traitement de texte et les logiciels de présentation graphique ; être capable de dactylographier et de mettre en forme des présentations, des rapports, des manuels, des bulletins d’information, le contenu de sites web et avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).

·     Posséder de solides compétences en matière de partage de l’information en utilisant la technologie et conformément aux processus et pratiques établis.

·     Posséder une capacité d’affirmation et de communication verbale de haut niveau assortie d’une aptitude avérée à reconnaître et à comprendre la validité des points de vue d’autrui et à y répondre de manière constructive.

·     S’exprimer couramment à l’oral et à l’écrit dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance d’une des autres langues serait un atout.

·     Être capable de consacrer du temps à des tâches spécifiques de manière à tenir les délais et répondre aux attentes en matière de qualité/quantité.

·     Avoir un bon sens de l’organisation et posséder d’excellente compétences dans la répartition du travail en plusieurs tâches et mettre d’abord l’accent sur les étapes les plus importantes.

·     Être capable de contribuer au maintien des normes de performance de l’organisation tout au long de la mise en œuvre de nouveaux/nouvelles processus, pratiques et plans adopté(e)s par le Département et pertinents pour les tâches assignées.

·     Être capable d’assurer le suivi des progrès réalisés et de tenir compte des nouveaux objectifs dans le cadre des responsabilités qui lui sont confiées.

·     Être capable de tenir les engagements pris envers les autres.