•         Unidade de Viagens

•         Consular

•         Logística e Recepção

•         Unidade de Protocolo, Gabinete de Ligação de Lagos

VISÃO GERAL DO CARGO

Sob a supervisão do Diretor de Conferências e Protocolo, o titular desempenhará as funções da Divisão de Protocolo para garantir a obtenção de resultados dentro do orçamento e do prazo propostos.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

• Estabelecer contacto com o Ministério dos Negócios Estrangeiros do Governo anfitrião e, através deste, com outras agências, tais como os Serviços de Imigração e Alfândega, para a implementação harmoniosa das disposições do Acordo de Sede.
•  Tratar do processamento e gestão dos privilégios e imunidades da Comissão e do seu pessoal, em conformidade com as disposições relevantes do Acordo de Sede.
•  Supervisionar e organizar a implementação dos aspetos relacionados com o protocolo na logística das reuniões, incluindo, entre outros, a definição da ordem de precedência, o acompanhamento e receção no aeroporto, a acreditação, o registo dos delegados, etc.
•  Prestar o aconselhamento necessário sobre questões relacionadas com o protocolo à CEDEAO e aos seus membros, em conformidade com as normas diplomáticas, especialmente no que diz respeito a privilégios e imunidades.
•  Iniciar e acompanhar os pedidos de privilégios e imunidades diplomáticas junto das autoridades nigerianas competentes, em nome da CEDEAO e dos seus membros do pessoal.
•  Coordenar os pedidos de documentação de isenção de impostos de importação/exportação para todos os bens e bens pessoais elegíveis adquiridos pela Comissão e pelo seu pessoal, respeitando os direitos do pessoal. Incluindo os relativos ao pessoal.
•  Facilitar a emissão de todos os cartões, autorizações, matrículas e cartões de identificação a que o pessoal tem direito por força do Acordo de Sede
•  Redigir correspondência diplomática (notas verbais, notas diplomáticas, etc.)
•  Gerir e coordenar a distribuição da carga de trabalho e a definição de prioridades da Equipa de Protocolo em todas as suas áreas de atuação
•  Coordenar e supervisionar o funcionamento eficiente e harmonioso da prestação de serviços de Protocolo à Comissão, ao seu pessoal, aos seus convidados e aos dependentes reconhecidos
• Gerir e supervisionar a frota de veículos protocolares, sempre que existente
• Supervisionar a função de gestão de viagens da Comissão, com especial incidência na elaboração e verificação de relatórios, bem como na análise, validação e certificação de faturas
• Elaborar projetos de acordos de nível de serviço a celebrar com prestadores de serviços de viagens
• Monitorizar e apresentar relatórios sobre o cumprimento das obrigações da Comissão nos acordos de nível de serviço
• Elaborar relatórios, gerar dados e acompanhar tendências para informar a implementação de políticas relacionadas com o protocolo, tais como a Política de Viagens
• Apoiar a utilização de tecnologia no processamento e prestação de serviços de protocolo
• Prestar aconselhamento sobre as necessidades de reforço de capacidades da Equipa de Protocolo
• Elaborar projetos de procedimentos para monitorizar os compromissos com os prestadores de serviços relacionados com o protocolo
•  Para além do acima referido, desempenhará quaisquer outras funções relacionadas que lhe sejam atribuídas pelo supervisor direto

 QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL

·       Mestrado em Relações Internacionais, Ciência Política, Relações Públicas, Administração      Pública, Diplomacia ou ciências sociais afins, obtido numa universidade reconhecida

·       10 anos de experiência com responsabilidades crescentes na gestão de serviços de protocolo ou em áreas afins, incluindo 2 anos de experiência profissional internacional relevante e 2 anos de experiência em conferências e protocolo a nível de supervisão.

·       Conhecimento das normas, regras e costumes das conferências diplomáticas e do protocolo desenvolvidos num contexto internacional.

·       Capacidade para manter informações atualizadas relacionadas com os serviços de protocolo e viagens, bem como sobre a composição da organização e dos governos.

·       Experiência comprovada no desenvolvimento e implementação de mecanismos eficazes para a gestão e prestação de serviços de conferências, protocolo e viagens.

• Conhecimento funcional de uma segunda língua da CEDEAO

• Ferramentas de gestão de fluxos de trabalho de IA
• Conhecimentos avançados de MS 365 Enterprise Solutions
• MS Access

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 45 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·       Capacidade para liderar programas e projetos sob sua responsabilidade, disponibilizando os conhecimentos especializados de gestão e operacionais necessários ao cumprimento do mandato da organização (por exemplo, através do estabelecimento de redes e refer).

·       Capacidade para liderar pelo exemplo e organizar o trabalho em equipa, promovendo a cooperação com vista à consecução dos resultados definidos, impulsionando e consolidando processos de mudança e fomentando o envolvimento dos colaboradores; desenvolver e implementar mecanismos de controlo interno para programas-piloto, de modo a gerir potenciais obstáculos à sua execução.

·       Excelentes competências de autogestão, demonstrando elevados padrões de ética e integridade e assegurando o devido respeito pelos controlos internos, normas, delegações de autoridade e princípios de transparência.

·       Capacidade para reunir competências e conhecimentos especializados complementares, avaliar os contributos individuais e reconhecer ou corrigir realizações e insuficiências de forma a promover o sucesso contínuo da organização.

·       Conhecimento de gestão de programas ao nível normalmente adquirido através de uma certificação especializada em gestão de programas (por exemplo, Managing Successful Programmes – MSP ou Program Management Professional – PgMP).

·    Capacidade para proceder à investigação de referenciais e tendências, com vista à formulação das melhores recomendações para o desenvolvimento e a melhoria de programas/projetos que sirvam de forma mais eficaz a comunidade/organização.

·    Competências consolidadas de relacionamento e trabalho em rede, bem como de comunicação interpessoal, com vista à recolha de feedback, informação e dados junto de uma rede de profissionais de múltiplos países, setores e organizações, e à identificação e priorização das necessidades mais críticas da comunidade.

·    Capacidade para gerir e coordenar iniciativas de gestão de clientes, designadamente mecanismos de retorno de informação (feedback loops), inquéritos, estudos e avaliações de necessidades, bem como para formular recomendações adequadas.

·    Capacidade para conceber, desenvolver e implementar boas práticas em matéria de serviços ao cliente, incluindo painéis de controlo (dashboards), sistemas de gestão de incentivos e mecanismos estruturados de recolha e tratamento de feedback.

·    Capacidade para desenvolver e implementar planos, programas e iniciativas de gestão de partes interessadas, com vista à obtenção de adesão a novas iniciativas, à melhor compreensão de posições divergentes, à mobilização de recursos e ao reforço da perceção de sucesso..

• Diplomacia, tato e respeito por pessoas de diferentes origens, com compreensão das diversas perspetivas culturais, especialmente no contexto da África Ocidental, bem como capacidade para transformar a diversidade em oportunidades de melhoria dos resultados programáticos e operacionais.
• Capacidade para promover um ambiente interativo, diverso e inclusivo, que valorize diferentes competências e favoreça a convergência de práticas inovadoras.
• Capacidade para manter objetividade em avaliações, apreciações e na gestão de conflitos, independentemente de diferenças culturais, posicionamentos, questões de género ou opiniões, promovendo igualmente a superação de barreiras culturais, de género e de origem entre os colaboradores.
• Capacidade para servir o interesse de equipas, organizações e comunidades multinacionais culturalmente diversas, incluindo grupos com deficiência, sem preconceitos, parcialidade ou favorecimento de grupos específicos.

• Sólida compreensão da estrutura organizacional da CEDEAO, das dinâmicas associadas e das expectativas necessárias para colaborar, participar, contribuir e liderar de forma eficaz.
• Conhecimento aplicado do mandato da Comunidade, do plano estratégico/prioridades, bem como da situação/tendências económicas, políticas e sociais dos Estados-membros, especialmente no que diz respeito ao próprio âmbito de trabalho.
• Conhecimento das melhores práticas da CEDEAO, abordagens de gestão de programas e técnicas de investigação para liderar e/ou contribuir para o desenvolvimento ou avaliação de programas, projetos ou iniciativas.
• Conhecimento aprofundado das regras e procedimentos da CEDEAO para interpretar e aplicar adequadamente o texto das diretivas, prestar aconselhamento técnico, orientar outros e avaliar o desempenho.

• Capacidade para analisar situações com base em indicadores (por exemplo, de desempenho, técnicos) para avaliar os custos, benefícios, riscos e probabilidades de sucesso na tomada de decisões.
• Capacidade de reunir informações de diferentes fontes para identificar a origem dos problemas, as consequências de cursos de ação alternativos, os obstáculos potenciais e as formas de evitar o problema no futuro.
• Capacidade de decompor situações/informações muito complexas em termos simples (utilizando gráficos, diagramas e redação expositiva eficaz) para explicar recomendações e conclusões destinadas a resolver problemas ou melhorar operações/programas/projetos.
• Capacidade de desenvolver novas perspetivas sobre situações, aplicar soluções inovadoras a problemas e conceber novos métodos para abordar questões/discrepâncias quando os métodos e procedimentos estabelecidos são inaplicáveis, indisponíveis ou já não são eficazes.

• Proficiência nas línguas francesa e inglesa, tanto oral como escrita.
• Capacidade de comunicar com impacto, de forma clara e concisa, de maneira sucinta e organizada, transmitindo credibilidade e confiança ao fazer apresentações, definir expectativas e explicar questões complexas.
• Capacidade de ouvir atentamente e interpretar corretamente as mensagens dos outros, respondendo de forma adequada.
• Competências avançadas de redação técnica (por exemplo, propostas, termos de referência, avaliações de programas, planos, processos de negócios) com habilidades de edição bem desenvolvidas.
• Capacidade para prestar feedback honesto, reconhecer méritos, abordar deficiências e motivar os subordinados diretos a trabalhar com o máximo desempenho.
• Fluência numa das três línguas oficiais da CEDEAO (inglês, francês e português).

• Excelentes competências de organização e gestão de projetos/programas, com experiência significativa na identificação de prazos, metas, custos e recursos necessários para alcançar os resultados operacionais/programáticos/do projeto.
• Capacidade de definir objetivos e metas eficazes para si próprio, para os outros e para a unidade de trabalho, e de ajustar as prioridades do trabalho ou do projeto em resposta a circunstâncias em mudança.
• Capacidade para identificar lacunas que afetam o cumprimento dos objetivos do programa/projeto e para conceber e implementar planos de intervenção necessários para desenvolver a capacidade desejada (por exemplo, formação, reestruturação, parcerias, reafetação de recursos).
• Capacidade de implementar práticas rigorosas de monitorização e avaliação e de estabelecer calendários de relatórios regulares relevantes para os principais resultados (por exemplo, indicadores de gestão, marcos do projeto, resultados do programa, metas de processamento);
• Capacidade de planear, organizar e controlar recursos, procedimentos e protocolos para atingir objetivos específicos.