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VISÃO GERAL DO CARGO

Sob a orientação e supervisão direta do Chefe de Administração e Finanças do Pool de Lomé, o titular presta apoio administrativo e de recursos humanos ao PPDU, à RAAF e ao Gabinete do Representante Permanente da CEDEAO, assegurando igualmente o atendimento e suporte aos colaboradores destas estruturas..

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

• Assegurar o cumprimento da política de recursos humanos da CEDEAO e executar as tarefas administrativas em conformidade com a mesma.
• Supervisionar o Assistente de Protocolo, garantindo a adequada implementação dos serviços protocolares em reuniões, visitas e outros eventos relevantes.
• Prestar apoio logístico e financeiro às equipas de eventos, no âmbito dos orçamentos definidos.
• Manter atualizados os registos relativos às aquisições do escritório, incluindo equipamentos, veículos e demais ativos.
• Realizar auditorias mensais às despesas e consumíveis do escritório, adotando medidas para a minimização de custos adicionais.
• Promover iniciativas de envolvimento dos colaboradores, tais como atividades de equipa, eventos sociais e outras ações de integração.
• Coordenar todas as atividades relacionadas com viagens oficiais, tanto a nível local como internacional.
• Monitorizar o estado das infraestruturas do escritório, incluindo edifícios, parques de estacionamento, sistemas de ar condicionado, eletricidade, abastecimento de água e demais utilidades.
• Apoiar a equipa de recrutamento na garantia de um processo de integração eficaz para os candidatos selecionados.
• Assistir os responsáveis de departamento no estabelecimento de objetivos de equipa e na sua articulação com os objetivos organizacionais.
• Apoiar o departamento de recursos humanos na execução de tarefas administrativas, incluindo gestão de compensações e processamento salarial, entre outras.
• Colaborar na elaboração de planos de formação, na organização de workshops e na coordenação do respetivo apoio logístico.
• Gerir o processo de saída de colaboradores, incluindo a regularização de contas finais, entrevistas de saída e respetiva documentação.
• Assegurar a aprovação das condições das apólices de seguro que cobrem veículos, saúde e outros benefícios.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS  E EXPERIÊNCIA

• Exige-se, no mínimo, uma Licenciatura em Recursos Humanos, Administração de Empresas                    ou noutras áreas afins, obtida numa instituição universitária de reconhecido prestígio.
• Mínimo de cinco (5) anos de experiência progressivamente responsável em administração e gestão de recursos humanos.
• Conhecimento das políticas, procedimentos e práticas de recursos humanos relativos a licenças, remunerações, benefícios, pensões, assistência médica, recrutamento, processamento salarial, entre outros, bem como capacidade para as interpretar e aplicar em contexto organizacional.
• Bom conhecimento dos Regulamentos e Procedimentos Financeiros, Administrativos e de Aquisições da CEDEAO.
• Capacidade comprovada para utilizar módulos básicos de SAP/ECM HCM no desempenho de funções de recursos humanos, incluindo introdução, extração e interpretação de dados.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 45 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·       Capacidade para persuadir e influenciar terceiros a considerarem determinados pontos de vista, adotarem novas ideias ou implementarem novos métodos e práticas.

·       Capacidade para liderar equipas de estagiários e/ou pessoal júnior, promovendo um espírito de trabalho em equipa que favoreça o envolvimento dos colaboradores e a execução eficaz de um conjunto definido de atividades.

·       Capacidade para respeitar, de forma adequada, a cadeia hierárquica de comando.

·       Capacidade para resolver desafios com mínima orientação e/ou propor e justificar soluções ou alternativas para apreciação e aprovação.

·       Capacidade para aplicar o Código de Ética na gestão de si próprio, de terceiros, da informação e dos recursos.

·       Capacidade para orientar e acompanhar outros, estabelecendo mecanismos de feedback com supervisores, colegas e subordinados, de forma a reforçar relações de trabalho sólidas e melhorar o desempenho.

·       Contribuir para a manutenção dos objetivos e padrões de desempenho da unidade organizacional.

·       Competências interpessoais, com capacidade para manter o cliente informado sobre o progresso ou eventuais constrangimentos em projetos relevantes, nomeadamente no que respeita a prazos, qualidade e quantidade.

·       Capacidade para interagir de forma proativa com os clientes e estabelecer relações sólidas de confiança, assentes no respeito mútuo e em contactos regulares.

·       Capacidade para estabelecer e manter credibilidade profissional junto de clientes e partes interessadas, de forma a antecipar necessidades, mitigar problemas e conciliar, de modo equilibrado, as obrigações profissionais com a sensibilidade e a resposta às respetivas expectativas.

·       Capacidade para aconselhar, orientar, consultar e prestar apoio a terceiros em matérias relacionadas com as responsabilidades de serviço ao cliente atribuídas, bem como com os padrões estabelecidos de serviço ao cliente.

·       Demonstrar respeito pelas diferenças culturais, equidade e capacidade de interação adequada com pessoas de diversas origens, nacionalidades, géneros, etnias, raças e religiões.

·       Compreensão das diversas perspetivas culturais, em particular no contexto da África Ocidental, com sensibilidade às diferenças de grupo; capacidade para questionar preconceitos e praticar a tolerância e a empatia.

·       Capacidade para escuta ativa, consideração das preocupações dos outros e aplicação de discernimento, tato e diplomacia.

·       Capacidade para trabalhar num ambiente interativo, diverso e inclusivo, que beneficie da diversidade de competências e experiências.

·       Capacidade e responsabilidade para integrar a perspetiva de género e assegurar a participação equitativa de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho.

·       Capacidade para incentivar, capacitar e defender os interesses das pessoas de forma imparcial e transparente.

·       Conhecimento das instituições, setores, programas e políticas da CEDEAO.

·       Conhecimento dos requisitos operacionais internos da CEDEAO relativos a programas, projetos, serviços e sistemas necessários à execução das tarefas atribuídas e ao cumprimento dos objetivos de desempenho.

·       Conhecimento das regras e procedimentos da CEDEAO associados às responsabilidades atribuídas e capacidade para os explicar de forma clara a terceiros.

·       Conhecimento da cultura organizacional da CEDEAO, das suas estruturas e das questões de desempenho e prioridades que impactam as responsabilidades atribuídas.

·       Conhecimento das tendências de desenvolvimento, indicadores, desafios e oportunidades dos Estados-membros, no que se refere aos projetos/programas associados à função.

·       Capacidade para analisar dados e informações provenientes de diversas fontes, identificar anomalias, tendências e questões relevantes, apresentar conclusões e formular recomendações.

·       Capacidade para decompor problemas ou processos nas suas componentes essenciais, de modo a identificar e resolver lacunas em matéria de prestação de serviços, garantia da qualidade, conformidade e cumprimento de metas de desempenho.

·       Conhecimento e capacidade para aplicar técnicas de geração de ideias criativas e de novas abordagens orientadas para a prossecução de objetivos.

·       Capacidade para utilizar evidência e investigação na fundamentação de políticas e programas, bem como para identificar fontes de informação relevantes e adequadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou comités internos.

·       Demonstrar proficiência operacional em informática, utilizando de forma adequada as ferramentas apropriadas.

·       Capacidade para recorrer eficazmente a gráficos e tabelas na apresentação de dados numéricos, bem como para redigir relatórios técnicos de complexidade intermédia e propostas, e proceder à revisão e verificação de modelos, correspondência e outros documentos.

·       Capacidade para transmitir informação de forma clara, concisa e estruturada, tanto por escrito como oralmente.

·       Demonstrar competências interpessoais, capacidade de apresentação, expressão de opiniões e debate de ideias com terceiros de forma construtiva.

·       Proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC).

·       Fluência na expressão oral e escrita numa das línguas oficiais da CEDEAO (inglês, francês e português), sendo o conhecimento de uma língua adicional considerado uma vantagem.

·       Capacidade para elaborar e implementar um plano de ação individual orientado para a concretização de objetivos de trabalho específicos.

·       Capacidade para identificar, organizar e acompanhar tarefas ao longo do seu ciclo de execução, de modo a facilitar a sua implementação eficaz.

·       Capacidade para contribuir e/ou liderar projetos em conformidade com normas e técnicas reconhecidas de gestão de projetos, bem como para coordenar o contributo de terceiros no cumprimento de prazos estabelecidos.

·       Capacidade para organizar o trabalho, estabelecer prioridades e cumprir prazos, assegurando a devida atenção aos detalhes, às partes interessadas, aos indicadores e aos riscos associados.

·       Capacidade para identificar, recolher e avaliar indicadores de desempenho, monitorizar a execução e adotar medidas corretivas de forma proativa, sempre que necessário.