Responsável principal da Administração geral e das Conferências

TÍTULO DO POSTO Responsável principal da Administração geral e das Conferências
INSTITUIÇÃO Parlamento da CEDEAO
GRAU P5
SALÁRIO ANUAL UC66,123.98    USD104,330.42
STATUS PERMANENTE
DIREÇÃO Administração e Finanças
DIVISÃO Administração geral e Conferências
SUPERIOR HIERÁRQUICO Director da Administração e das Finanças
SUBORDINADOS  – Responsável da Administração

– Responsável das Conferências

– Responsável dos Abastecimentos

LOCAL D’AFECTAÇÃO ABUJA,NIGERIA

As candidaturas devem ser submetidas para:  b14parlpogenadc@ecowas.int

RESUMO DAS TAREFAS

 

Sob a supervisão do Director da Administração e das finanças, o titular do posto supervisiona os serviços da administração geral, dos abastecimentos e das conferências, para assegurar um apoio administrativo eficaz e eficiente ao Parlamento.

 

PAPEL E RESPONSABILIDADES

 

  • Planificar, coordenar e supervisionar o trabalho da Divisão;
  • Supervisionar a administração no processo de abastecimento da instituição de acordo com o Código de mercados da CEDEAO a fim de assegurar a disponibilidade dos instrumentos e da logística de trabalho para a instituição;
  • Desempenhar o papel de Secretário do Comité de adjudicação;
  • Ajudar a supervisionar a organização logística de todas as reuniões do Parlamento a fim de assegurar o bom desenrolar e o sucesso das reuniões;
  • Supervisionar a gestão da correspondência oficial entre o Parlamento e as outras instituições; fornecer uma orientação na definição de um sistema de classificação para ajudar no desenvolvimento da memória institucional;
  • Ajudar na formulação, na implementação e na análise das políticas e das decisões administrativas;
  • Manter um inventário e assegurar a conservação de todos os dossiers de política da Instituição;
  • Qualquer outra tarefa que o superior hierárquico lhe possa atribuir eventualmente.

 

FORMAÇÃO ACADÉMICA E EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL

  • Ser titular de um Mestrado ou de qualquer outro diploma equivalente em Management, Administração de negócios ou Ciências sociais, obtido numa universidade reconhecida.
  • Dez (10) anos de experiência profissional progressiva em administração geral, logística de conferência, gestão de abastecimentos ou numa érea conexa, dos quais dois (02) anos de experiência internacional pertinente e dois (02) anos ao nível de supervisão;
  • Ter um bom conhecimento das leis, dos códigos e das normas internacionais em matéria de adjudicação de mercados;
  • Ter uma vasta experiência na aplicação das políticas em matéria de orçamentação e de adjudicação de mercados;
  • Ser capaz de dirigir iniciativas de envergadura, de organizar diversas componentes, de mobilizar pessoas com o objectivo único de assegurar o seguimento dos resultados.

 

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

 

COMPETÊNCIAS ESSENCIAIS RELACIONADAS COM A CEDEAO

  • Ter capacidade para dirigir programas e projectos atribuídos fornecendo a experiência em gestão e operações necessária à execução do mandato da organização;
  • Saber dirigir por exemplo e organizar o trabalho da equipa de forma a encorajar a cooperação para atingir os resultados desejados; promover a mudança e assegurar a adesão dos funcionários;
  • Estar disposto a respeitar a linha hierárquica correctamente;
  • Justificar excelentes competências em matéria de autogestão, dar provas de ética, de integridade, de confidencialidade e de respeito pelo controlo interno das regras, das delegações e da transparência;
  • Ter a capacidade de reunir competências e conhecimentos especializados complementares; de avaliar as contribuições individuais, de reconhecer o trabalho bem feito e corrigir lacunas para garantir o sucesso permanente da Instituição;
  • Ter conhecimento em matéria de gestão de programas ao nível habitualmente adquirido no âmbito de uma certificação em gestão de programas.
  • Ter a capacidade de pesquisar referências e tendências para poder produzir as melhores recomendações para o desenvolvimento e melhoria de programas/projectos que melhor servirão a Comunidade / a organização;
  • Ter competências bem desenvolvidas de rede e networking e de relações interpessoais para poder recolher informações e dados provenientes de uma rede de profissionais de vários países / sectores / organizações, de identificar e de priorizar necessidades mais críticas da Comunidade;
  • Ter capacidade de gerir e de coordenar iniciativas (ex.: ciclo de feedback, inquéritos, estudos, avaliação de necessidades) de gestão de usuários e de formular recomendações;
  • Ser capaz de desenvolver e implementar as melhores práticas em matéria de serviços à clientela (ex.: quadros orientadores, gestão de motivação, mecanismos de feedback);
  • Ter capacidade de elaborar e implementar planos directores, programas e iniciativas para as partes interessadas de modo a obter apoios para novas iniciativas, de melhor compreender as opiniões divergentes, de obter recursos e de aumentar a percepção de sucesso.
  • Dar provas de diplomacia, ter percepção e ser respeitoso para com as pessoas de diversas origens, compreender os diversos pontos de vista cultural, nomeadamente na África Ocidental, e ter capacidade de transformar a diversidade em oportunidades para melhorar os programas/resultados operacionais;
  • Ter a capacidade de criar um ambiente interactivo diversificado e inclusivo que tire proveito de dinâmicas diversas e reúna práticas inovadoras;
  • Manter-se objectivo na avaliação e gestão de conflitos, quaisquer se sejam as diferenças culturais, posições, ou opiniões, e encorajar o pessoal a ultrapassar as barreiras culturais e de género, assim como as diferenças de percurso;
  • Ter a capacidade e assumir a responsabilidade de integrar uma perspectiva sensível ao género e assegurar uma participação paritária de mulheres e de homens em todos as áreas de trabalho;
  • Poder servir os interesses de diversas equipes / organizações / comunidade multinacionais sem prejuízo nem preconceito em relação a um determinado grupo.
  • Ter uma perfeita compreensão da estrutura organizacional da CEDEAO, da dinâmica e expectativas conexas necessárias para colaborar, participar, contribuir e dirigir de forma eficaz;
  • Ter um bom conhecimento do mandato, do plano/prioridades estratégicos da CEDEAO bem como da situação e das tendências económicas, políticas e sociais nos Estados membros, no que diz respeito ao campo de actividade ligado a este posto;
  • Ter um conhecimento de boas práticas, das abordagens de gestão dos programas e das técnicas de pesquisa da CEDEAO para conduzir e/ou contribuir para o desenvolvimento ou avaliação de programas, projectos ou iniciativas;
  • Ter um bom conhecimento das regras e procedimentos da CEDEAO afim de interpretar e aplicar correctamente o texto das directivas e de as aplicar de forma correcta, fornecer aconselhamento técnico, orientar os outros e avaliar o desempenho.
  • Ter a capacidade de analisar uma situação com base em indicadores (ex.: desempenho, técnica) para avaliar os custos, as vantagens, riscos e as probabilidades de sucesso na tomada de decisões;
  • Possuir a capacidade de juntar informações proveniente de diferentes fontes para identificar a causa dos problemas, as consequências de causas alternativas de acção, os obstáculos potenciais e os meios de evitar problemas futuros;
  • Ser capaz de analisar situações ou informações muito complexas em termos simples (servindo-se de gráficos, de diagramas, redacção eficaz da exposição) para explicar recomendações e conclusões com vista a resolver problemas ou a melhorar operações /programas/projectos;
  • Ter a capacidade de adquirir novos conhecimentos sobre as situações, de aplicar situações inovadoras aos problemas e de conceber novos métodos de resolução de problemas quando os métodos e procedimentos estabelecidos parecem obsoletos ou ineficazes.
  • Ter capacidade de comunicar e de criar um impacto, de forma clara e concisa, sucinta e organizada, a fim de suscitar credibilidade e confiança por ocasião das apresentações, definição de expectativas e explicações de assuntos complexos;
  • Ter capacidade de escutar atentamente, de interpretar correctamente as mensagens dos outros e de reagir de forma apropriada;
  • Possuir competências técnica efectiva em redacção técnica e de edição de documentos;
  • Dar provas de escuta activa para encorajar uma colaboração mais estreita entre os membros da equipa, dar provas de atenção, faze-los sentir que são valorizados e suscitar o seu comprometimento em todas as Instituições e Agências;
  • Demonstrar espírito construtivo nas suas avaliações, reconhecer o trabalho bem feito, corrigir as lacunas e esforçar-se em motivar os subordinados no sentido de darem o melhor de si mesmos.
  • Ter um bom conhecimento das tecnologias da informação e da comunicação (TIC);
  • Ter um bom domínio da expressão oral e escrita em uma das línguas oficiais da CEDEAO (inglês, francês e português). O conhecimento de uma das outras duas línguas constitui uma vantagem.
  • Ter competências comprovadas em gestão organizacional e em gestão de projectos /programas e ter um forte histórico de cumprimento de prazos, objectivos, de custos e de recursos necessários à produção de resultados operacionais/ programas/projectos;
  • Capacidade de fixar objectivos e metas eficazes próprios, para outros e para o serviço bem como de ajustar prioridades de trabalho ou do projecto conforme a avaliação das circunstâncias;
  • Ser capaz de utilizar uma abordagem participativa na planificação dos projectos, de identificar as lacunas que afectam a realização dos resultados dos programas / projectos, de conceber e de implementar os planos de intervenção necessários à realização das tarefas identificadas;
  • Ser capaz de implementar práticas rigorosas de seguimento e avaliação e definir calendários de apresentação de relatórios regulares sobre as principais realizações;
  • Ter a capacidade de planificar, de organizar, de controlar os recursos e de assegurar o cumprimento dos procedimentos e protocolos que permita assegurar a execução dos objectivos específicos.

 

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