Oficial Administrativo (P3/P4)

TÍTULO DO CARGO Oficial Administrativo (P3/P4)
INSTITUIÇÃO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DA COMUNIDADE-CEDEAO
NÍVEL P3/P4
SALARIO ANUAL (P3-UC 49,106.81 USD 77,480.72)  /  (P4- UA 56,591.37 USD 89,289.87)
POSICAO PERMANENTE
AGÊNCIA  
LOCAL DE AFECTAÇÃO ABUJA, NIGERIA
DEPARTAMENTO  
DIREÇÃO ADMINISTRAÇÃO & FINANÇAS
DIVISÃO ADMINISTRAÇÃO & RECURSOS HUMANOS
SOB A SUPERVISÃO DE CHEFE DE DIVISÃO, ADMINISTRAÇÃO & RECURSOS HUMANOS
RESPONSÁVEL PELA SUPERVISÃO DE 2 ASSISTENTES DE MANUTENÇÃO, 2 ASSISTENTES DE ARQUIVO, 10 CONDUTORES
Applications should be sent to: ChargedadminP23@ecowas.int

SÍNTESE DA FUNÇÃO

Sob a orientação geral e supervisão do Diretor de Administração e Finanças e o Chefe da Divisão de Administração e Recursos Humanos, o incumbente será responsável pela prestação de serviços administrativos, assegurando a análise, o acompanhamento e a coordenação, de acordo com as regras e regulamentos estabelecidos da Comunidade.

 

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

·         Garantir o bom funcionamento das funções administrativas, incluindo ambiente de trabalho, espaço, equipamento e sistema de recuperação de informação;

·         Auxiliar na identificação das necessidades operacionais e desenvolver e apoiar a implementação das regras para facilitar o processo do fluxo de trabalho;

·         Fornecer informações ao pessoal sobre procedimentos, processos e práticas de administração do gabinete;

·         Garantir a implementação de todas as iniciativas que permitam uma gestão racional do material, recursos humanos (logística e procedimentos);

·         Garantir a preparação de relatórios objetivos, precisos e coerentes em conformidade com as Regras e Regulamentos da CEDEAO;

·         Garantir a comunicação eficiente das ações implementadas e os resultados para o Chefe de Gabinete;

·         Otimizar a gestão de fluxo de documentos e propor soluções de melhoria de processos;

·         Prestar assistência técnica e logística na organização das atividades;

·         Capacidade de dar suporte ao Gabinete na análise e revisão de arquivos e documentos recebidos e enviados;

·         Capacidade de dar apoio no dia-a-dia no planeamento e coordenação das atividades do Gabinete;

·         Desempenhar quaisquer outras tarefas que lhe possam ser atribuídas pelo superior direto.

 

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

·         Licenciatura em Administração de Empresas ou grau equivalente em Administração ou áreas afins, obtida de uma universidade reconhecida.

·         Um mínimo de 5 anos de experiência progressiva responsável em administração e gestão de recursos humanos

·         Bons conhecimentos dos Regulamentos e Procedimentos Financeiros, Administrativos e de Subvenções da CEDEAO;

·         Capacidade demonstrada de usar módulos SAP/ECM HCM básicos para executar funções de recursos humanos, incluindo entrada, extração e interpretação de dados básicos.

 

LIMITE DE IDADE·        Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

 

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

·       Capacidade de persuadir/influenciar os outros a considerar um certo ponto de vista, adotar uma nova ideia ou implementar novos métodos e práticas;

·       Capacidade de liderar uma equipa de estagiários/funcionários juniores e incutir um espírito de trabalho em equipa para envolver os funcionários e alcançar um conjunto bem definido de atividades;

·       Capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;

·       Capacidade de resolver desafios que ocorrem com orientação mínima e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação;

·       Capacidade de utilizar o Código de Ética para gerir a si mesmo, outros, informações e recursos;

·       Capacidade de orientar outras pessoas e criar ciclos de feedback com supervisores, colegas e subordinados para construir fortes relações de trabalho e melhorar o desempenho;

·          Contribuir para manter os objetivos e padrões de desempenho da unidade organizacional.

·       Competências interpessoais com capacidade de manter um cliente informado do progresso ou retrocessos em projetos de relevância para o cronograma, qualidade e quantidade;

·       Capacidade de interagir de forma pró-ativa com os clientes e construir relacionamentos de confiança fortes baseados no respeito mútuo e discussões regulares;

·       Capacidade de estabelecer e sustentar a credibilidade profissional com os clientes/partes interessadas de maneira a antecipar suas necessidades, mitigar problemas e equilibrar cuidadosamente as obrigações profissionais de modo sensível e adequado;

·       Capacidade de aconselhar, informar, consultar e orientar outras pessoas sobre questões relativas às responsabilidades atribuídas ao serviço ao cliente e aos padrões estabelecidos de serviço ao cliente;

·       Demonstrar respeito pelas diferenças culturais, justiça e capacidade de se relacionar bem com pessoas de origens, nacionalidade, género, etnia, raça e religião diferentes;

·       Compreensão de diversas visões culturais, especialmente as da África Ocidental, com sensibilidade para diferenças de grupo;

·       Capacidade de desafiar preconceitos e praticar tolerância e empatia;

·       Capacidade de ouvir atentamente, considerar as preocupações das pessoas e aplicar julgamentos, tato e diplomacia;

·       Capacidade de trabalhar em um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficia de diversos pontos fortes;

·          Capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e assegurar a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;

·       Capacidade de incentivar, capacitar e defender as pessoas de maneira transparente e imparcial.

·       Capacidade de buscar as melhores práticas para tomar decisões organizacionais relevantes para a gestão da diversidade, garantindo que as atividades do projeto e do programa identifiquem áreas vulneráveis e disponham de verificações sistemáticas.

·       Conhecimento das instituições, sectores, programas e políticas da CEDEAO;

·       Conhecimento dos requisitos operacionais internos de programas, projetos, serviços e sistemas da CEDEAO necessários para alcançar atribuições de trabalho e cumprir as metas de desempenho;

·       Conhecimento das regras e procedimentos da CEDEAO associados às responsabilidades atribuídas e capacidade de explicá-las claramente a outros;

·       Conhecimento da cultura, estruturas e questões de desempenho e prioridades da CEDEAO com impacto às responsabilidades atribuídas;

·       Conhecimento das tendências, indicadores, desafios e oportunidades de desenvolvimento dos estados membros no que se refere ao projeto/programa atribuído à sua própria posição.

·       Capacidade de estudar dados/informações de uma variedade de fontes, identificar anomalias, tendências e problemas, apresentar descobertas e fazer recomendações;

·       Capacidade de decompor problemas ou processos em partes fundamentais para identificar e resolver lacunas nas metas de serviço, garantia de qualidade, conformidade e desempenho;

·       Conhecimento e capacidade de aplicar técnicas para gerar ideias criativas e novas abordagens para alcançar objetivos;

·       Capacidade de usar evidências e pesquisas para informar políticas e programas e identificar fontes de informação relevantes e apropriadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou comités internos.

·       • demonstrar proficiência operacional no uso do computador, usando ferramentas apropriadas;

·       • capacidade de fazer uso de gráficos e tabelas para efetivamente apresentar dados numéricos para     escrever relatórios/propostas técnicas semicomplexas e editar/verificar modelos, cartas, etc.

·       • capacidade de transmitir informações de forma clara, concisa, sucinta e organizada, através de expressões escritas e verbais;

·       • exibir habilidades interpessoais, fazer apresentações, expressar opiniões e debater ideias com outras pessoas de maneira construtiva;

• capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;

·          • Proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);

·          • Fluência oral e escrita numa das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). O conhecimento de uma segunda língua oficial da Comunidade será uma vantagem adicional.

·       Capacidade de desenvolver, implementar um plano de ação individual para atingir metas de trabalho específicas;

·        identificar, organizar e monitorizar as tarefas para facilitar a execução;

·       Capacidade de contribuir e/ou liderar projetos de acordo com padrões e técnicas de gestão de projetos aceites, para coordenar as contribuições de outros para estabelecer e cumprir prazos;

·       Capacidade de organizar o trabalho, definir prioridades e trabalhar dentro dos prazos, dando atenção aos detalhes, partes interessadas, indicadores e riscos;

·       Capacidade de identificar, coletar e avaliar indicadores para monitorizar o desempenho e tomar medidas corretivas pro-ativas, conforme necessário.

 

 

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