PROFISSIONAL DA DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVOS

Sob a supervisão do Profissional Principal da Administração e Recursos Humanos, o titular do cargo é responsável pela concepção, implementação e gestão da Estratégia Digital e do sistema de informação da Organização. Assegura a supervisão das infraestruturas tecnológicas, da segurança informática e da condução de projectos digitais alinhados com os objectivos estratégicos da Instituição. Supervisiona uma equipa composta pelo webmaster e pelo responsável pela documentação e arquivos.

Supervisionará a estratégia de protecção de dados da OOAS. Trabalhará em estreita colaboração com os colegas dos departamentos de TI, jurídico e operacional, a fim de garantir o cumprimento dos regulamentos em vigor.

PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

• Definir e implementar as orientações estratégicas das TIC e da Documentação, em conformidade com os objectivos da Organização.
• Supervisionar a gestão, a manutenção e a evolução dos sistemas informáticos e das redes.
• Garantir a segurança dos dados e a sua conformidade com as normas e regulamentos em vigor.
• Assegurar a gestão completa dos projectos informáticos, desde o caderno de encargos até à produção.
• Oferecer conhecimentos técnicos sobre as especificações e a conformidade das soluções informáticas.
• Assegurar a harmonização e a compatibilidade da infraestrutura e dos equipamentos informáticos da Organização, em conformidade com os procedimentos da CEDEAO.
• Supervisionar a instalação e configuração de materiais e softwares.
• Garantir que a manutenção e limpeza dos materiais informáticos sejam realizadas regularmente.
• Manter actualizada uma base de dados dos materiais e softwares.
• Assegurar a gestão dos softwares da organização, nomeadamente o sistema ECOLINK/SAP e qualquer outro subsistema.
• Assegurar o seguimento da assistência técnica prestada aos utilizadores para o diagnóstico e a resolução de problemas informáticos.
• Assegurar que os incidentes comunicados são tratados nos prazos previstos.
• Desenvolver uma base de dados sobre as novas tendências em matéria de tecnologias da informação, fornecedores e outras fontes de abastecimento informático e assegurar a sua actualização regular.
• Assegurar a elaboração e implementação do Plano de Recuperação ou Continuidade das Actividades da OOAS em caso de sinistro.

§  Organizar sessões de formação destinadas aos utilizadores sobre as novas soluções informáticas.

§  Assegurar a conformidade com o RGPD e outras regulamentações aplicáveis.

§  Actuar como principal interlocutor junto às autoridades de controlo em matéria de protecção de dados.

§  Garantir o seguimento e a adaptação das políticas de protecção de dados em função das evoluções legais.

§  Prestar aconselhamento e orientação à Direcção Geral e aos membros do pessoal no que diz respeito às obrigações em matéria de protecção de dados.

§  Conduzir investigações e garantir uma resposta às violações de dados em colaboração com as equipas de TI e jurídicas.

§  Desenvolver e manter um plano de resposta a incidentes de segurança de dados.

§  Comunicar violações de dados significativas à Administração e às pessoas envolvidas, de acordo com os requisitos legais.

§   Avaliar a conformidade do sistema de informação com os regulamentos e políticas internas.

§  Colaborar com auditores internos, externos e reguladores durante as verificações de conformidade.

§  Executar quaisquer outras tarefas oficiais que possam vir a ser atribuídas pelo seu superior hierárquico.

QUALIFICAÇÕES, EXPERIÊNCIAS E COMPETÊNCIAS NECESSÁRIAS

Habilitações:

• Ser titular de uma licenciatura em informática, engenharia informática, análise e concepção de sistemas empresariais, gestão de sistemas de informação ou qualquer outra área relacionada com as TIC, emitida por uma universidade reconhecida;   
• A posse de um mestrado numa das áreas acima mencionadas constitui uma vantagem adicional.

Experiência:

• Ter pelo menos sete (7) anos de experiência profissional em cargos de responsabilidade crescente na área de planeamento, concepção e desenvolvimento, implementação e manutenção de tecnologias da informação e comunicação.
• Ter sólidas competências em matéria de recolha e gestão de dados quantitativos e qualitativos;
• Ter um conhecimento sólido do processo de análise de dados, visualização e práticas de gestão de dados;
• Ter um bom domínio dos sistemas de gestão da informação existentes, da gestão e manutenção de programas e sistemas;
• Ter competências, aptidões e capacidades comprovadas para orientar a elaboração, revisão e divulgação de políticas e normas de TIC;
• Ter um bom conhecimento da Estratégia de Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) relacionada com a(s) área(s) de utilização.

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS EXIGIDAS PELA CEDEAO

§  Ser capaz de fazer com que os grupos colaborem de forma cooperativa, estimulando a participação activa de cada um, criando um clima de confiança, respeito mútuo e abertura, e aplicando técnicas eficazes de animação de grupo.

§   Saber explorar os seus potenciais, motivar e guiar e ser capaz de organizar e liderar grupos de trabalho composto por vários departamentos para desenvolver soluções inovadoras para resolver problemas ou liderar um pequeno grupo de profissionais de primeiro escalão e pessoal de apoio administrativo.

§  Ser capaz de respeitar a cadeia de comando de forma adequada.

§  Capacidade de desenvolver técnicas de formação contínua, aliadas a excelentes capacidades de coaching e mentoria; conhecimento de novas abordagens de orientação do pessoal para facilitar a compreensão da posição e da Organização.

§  Ser capaz de atribuir tarefas aos seus colaboradores e dar feedback sobre a sua eficiência e competência técnica de forma atempada e coerente.

§  Capacidade de representar a instituição eficazmente perante terceiros.

• Ser capaz de avaliar o impacto de uma mudança de orientação programática sobre as necessidades das partes interessadas internas e externas.
• Capacidade de promover e considerar o feedback do pessoal para racionalizar os processos a fim de cumprir prazos relevantes para as expectativas dos clientes.
• Capacidade de manter a compostura e o foco e de concentrar no objectivo em situações de grande pressão.
• Desenvolver competências em resolução de problemas, mediação e gestão de conflitos para gerir divergências, reclamações, obstáculos e restrições de tempo que afectam a qualidade e a quantidade dos serviços oferecidos aos clientes.
• Capacidade de antecipar as necessidades e expectativas crescentes dos clientes para melhorar continuamente a qualidade, os prazos, a prestação de serviços e responder atempadamente às questões dos departamentos clientes.
• Capacidade de comunicar abertamente com os clientes, mantendo-os informados dos progressos e das questões que requerem atenção ou resolução.

§  Ser capaz de implementar mudanças programáticas, garantindo um ambiente de trabalho sem preconceitos e aplicando de forma equitativa as novas regras e regulamentos.

§    Demonstrar experiência e aptidão para respeitar as políticas, os objectivos e os princípios de valorização da diversidade no desempenho das tarefas e responsabilidades diárias, incorporar ou promover comportamentos exemplares de tolerância e compreensão em relação a diferentes culturas.

• Capacidade de permanecer objectivo na gestão de conflitos independentemente das diferenças culturais ou de opinião, diferenças do género e incentivar outros membros do pessoal a ultrapassar as parcialidades e diferenças culturais e do género.

§  Ser capaz de agregar valor, aproveitando as diversas capacidades e contribuições provenientes de diferentes culturas, do pessoal e dos clientes.

§  Capacidade e responsabilidade pela incorporação de perspectivas do género e garantir a participação equitativa de homens e mulheres em todas as áreas da vida profissional.

§  Ser capaz de criar um ambiente interactivo inclusivo e diversificado, aproveitando os pontos fortes de cada um para integrar práticas inovadoras.

§  Capacidade de recorrer às melhores práticas para tomar decisões organizacionais relevantes para a gestão da diversidade, garantindo que as actividades dos projectos e dos programas identifiquem áreas vulneráveis e integrem mecanismos de controlo sistémico.

§  Conhecimento das instituições da CEDEAO e como os diferentes órgãos interagem entre si, especialmente no que se refere os programas e sectores profissionais relativos a este posto;

§   Ter bom conhecimento de abordagens para o desenvolvimento de políticas e programas de uma organização internacional, bem como de gestão de projectos;

§  Conhecimento sólido das regras, processos e procedimentos de uma organização internacional, pertinentes às tarefas relacionadas com o seu próprio posto;

§  Conhecimento das tendências, indicadores, desafios e oportunidades de desenvolvimento dos Estados membros no que diz respeito aos projectos ou programas relativos à presente posição.

§  Criatividade e flexibilidade para se afastar dos métodos tradicionais no desenvolvimento de novos procedimentos, processos e ferramentas, utilizando a tecnologia para simplificar métodos e abordagens sempre que possível;

§  Ser capaz de reavaliar os procedimentos existentes e propor melhorias para garantir um processo eficaz e simplificado;

§  Capacidade de recolher e resumir informações para prever as opiniões das partes interessadas sobre uma nova política ou novos programas; excelentes capacidades analíticas para avaliar políticas e tendências externas ao rever opções, prós, contras e recomendações em termos de políticas ou programas;

§  Capacidade de resumir informações complexas recolhidas junto de uma variedade de fontes externas e internas e divulgá-las a terceiros de uma forma lógica;

§  Capacidade de aplicar metodologia apropriada para descobrir ou identificar questões políticas e preocupações em termos de recursos.

§  Capacidade de incorporar e comunicar os últimos desenvolvimentos na área da especialidade utilizando directivas e critérios da instituição ou agência;

§  Desenvolver boas relações interpessoais, possuir capacidades de negociação, de trabalho em rede e de apresentação com capacidades comprovadas para influenciar, explicar informações complexas e demonstrar empatia e abertura de espírito;

§  Capacidade de demonstrar competências operacionais na utilização de ferramentas informáticas e tecnológicas no âmbito da comunicação;

§  Capacidade de transmitir informações de forma clara e concisa, sucinta e organizada, tanto por escrito como oralmente;

• Demonstrar capacidade de escuta activa para incentivar uma melhor comunicação entre os membros da equipa, demonstrar preocupação para que se sintam valorizados e suscitar o empenho do pessoal em todas as instituições e agências;
• Proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);
• Proficiência oral e escrita em uma das três línguas oficiais da CEDEAO (Inglês, Francês ou Português). Um conhecimento prático de uma das outras duas línguas será uma vantagem.

• Conhecimento dos ciclos de planeamento interno e capacidade de contribuir para o desenvolvimento e implementação de políticas comunitárias ou institucionais, determinando o público-alvo, formando coligações com a população adequada e acompanhar os progressos;
• Capacidade de considerar circunstâncias, factores e tendências externas ao organizar actividades de projecto para garantir melhores resultados possíveis;
• Ser capaz de analisar os resultados dos processos, correspondências, relatórios e documentos políticos para elaborar planos exequíveis;
• Capacidade de organizar reuniões com o pessoal, partes interessadas, colegas e outras pessoas para avaliar as necessidades de programas e/ou projectos da organização, adaptando os planos e as actividades em conformidade;
• Capacidade de ajustar os planos de projecto em função das contribuições do pessoal e das partes interessadas e/ou conceber e implementar directivas, ferramentas e modelos tendo em conta programas e serviços novos ou revistos.