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ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Avr 30, 2024 9 min read
INTITULÉ DU POSTE : ASSISTANT(E) DE DIRECTION
CODE DU POSTE  20003743
INSTITUTION Commission de la CEDEAO
GRADE G4
AGENCE  
SALAIRE ANNUEL UC 26,554.40 USD 41,897.53
STATUT Permanent
DÉPARTEMENT Bureau du Président de la Commission
DIRECTORATE Communication
DIVISION Radio régionale de la CEDEAO
SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE Responsable de la Radio CEDEAO
SUBORDONNÉS  
 

LIEU DE TRAVAIL

 

Liberia

Les candidatures devront être envoyées à l’adresse: b46officemanagermon@ecowas.int

 

APERÇU DES TÂCHES

  • Placé(e) sous l’autorité du/de la Responsable de la Radio CEDEAO, le/la titulaire du poste jouera un rôle vital dans le bon fonctionnement de la radio. Ses tâches vont de l’accueil des visiteurs à la réception des appels en passant par la fixation des rendez-vous, l’organisation du calendrier de son supérieur, la rédaction des correspondances et l’archivage des dossiers. À cet égard, il/elle doit être assez accessible et proactif(ve) face aux demandes concurrentes des parties internes et externes.

 

RÔLE ET RESPONSABILITÉ

·      Gestion de l’agenda du supérieur hiérarchique : Gérer l’agenda et/ou le carnet d’activités du supérieur hiérarchique, organiser et gérer les rendez-vous, recevoir et installer les visiteurs, émettre des appels téléphoniques, vérifier les appels entrants pour s’assurer de leur importance et de la possibilité de répondre ou de transférer au supérieur hiérarchique.

·      Gestion administrative : Organiser des réunions recevoir, rédiger, saisir et faire le suivi des lettres administratives réserver des salles de réunion ; demander et mettre à disposition des fournitures au bureau.

·      Gestion du courriel et des documents : Créer un système d’enregistrement des courriers entrants et sortants assurer l’archivage électronique des documents à l’aide du logiciel ECM de sorte à les retrouver facilement en cas de besoin; gérer les documents (classer le courrier entrant et sortant); assurer le suivi des documents soumis pour signature ou approbation ;

·      Compétences en informatique : Savoir utiliser MS Office, ECM et d’autres logiciels du système ECOLink, en cas de besoin. Avoir des capacités probantes de traitement de texte en anglais, français et/ou portugais.

  • Vérifier et confirmer les réunions de son superviseur, à la demande de celui-ci.
  • Assurer la réception et l’émission des appels téléphoniques.
  • Recevoir et enregistrer convenablement toutes les correspondances, procéder à la distribution du courrier, assurer la transmission immédiate du courrier reçu à la personne appropriée et préparer les correspondances sortantes, le cas échéant.
  • Rédiger les correspondances courantes sur demande du supérieur hiérarchique.
  • Assurer le suivi du stock de fournitures de bureau, de concert avec le chargé de l’administration.
  • Préparer et coordonner la logistique des réunions.
  • Fournir son soutien dans le cadre des activités relatives au protocole et aux événements (les réservations, la confirmation et l’achat de billets, les réservations d’hôtels, l’acquisition et le renouvellement de visas, etc.) en coopération avec le chargé de l’administration.

·     S’acquitter de toute autre tâche pouvant lui être assignée par la hiérarchie.

 

LIMITE D’AGE

·       Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

 

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

·      Etre titulaire d’un Brevet de technicien supérieur (BTS)/Diplôme national ordinaire (DNO) ou équivalent en Secrétariat ou en Administration ou dans tout autre domaine connexe obtenu d’une Institution supérieure reconnue.

·      Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience dans les services administratifs d’une Organisation Internationale.

·      Faire preuve de compétences avancées et d’une capacité de s’adapter rapidement aux nouvelles technologies et d’acquérir facilement de nouvelles compétences techniques.

·      Avoir une bonne connaissance des logiciels informatiques connexes et savoir utiliser les modules ECM relatifs au classement et à l’archivage de documents en vue d’en faciliter le stockage, la récupération et l’élimination.

·      Faire preuve de compétences analytiques et d’une bonne compréhension des processus opérationnels afin de pouvoir interpréter et anticiper efficacement les besoins du bureau.

 

 

 

 

 

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

 

  • Avoir la capacité d’assumer une présence crédible lorsqu’il s’agit d’expliquer les règles, les normes et les attentes (p. ex., les échéances) afin de veiller à ce que les attentes en matière de conformité et de travail soient comblées.
  • Pouvoir se motiver ou motiver les autres à participer à des discussions pouvant déboucher sur des recommandations visant à améliorer les processus, les modèles ou d’autres outils de travail.
  • Posséder les aptitudes permettant d’adopter des approches positives du travail d’équipe, de participer activement aux discussions et d’atteindre les objectifs de l’équipe.
  • Avoir la capacité d’assumer la responsabilité de sa propre carrière et de son rendement avec l’aide occasionnelle de son superviseur/mentor.
  • Être en mesure de renforcer ses propres capacités et celles des autres en partageant ses connaissances, ses outils, son expertise et son expérience avec les autres afin de demeurer compétent et bien informé dans l’exécution des tâches assignées.
  • Posséder des compétences interpersonnelles, d’écoute et être en mesure d’accomplir plusieurs tâches ; avoir une bonne compréhension des responsabilités du service à la clientèle et de son rôle dans la représentation des valeurs de la CEDEAO dans toutes les interactions.
  • Avoir la capacité de prendre l’initiative de résoudre les problèmes courants associés aux tâches assignées en faisant preuve d’un bon jugement et en faisant participer ses collègues ou ses supérieurs, au besoin.
  • Être en mesure de travailler en équipe et de répondre aux préoccupations, de résoudre les problèmes et d’améliorer le service rendu.
  • Avoir la capacité de gérer efficacement son temps et d’organiser son propre espace de travail de manière à répondre aux attentes en matière de rendement liées aux services à la clientèle.
  • Avoir la capacité de diriger les gens vers la source appropriée pour obtenir de plus amples renseignements et de demander de l’aide lorsqu’ils sont débordés par les demandes des clients.
  • Être en mesure d’appliquer des approches culturellement pertinentes et appropriées avec des personnes d’origines culturelles diverses.
  • Posséder de bonnes compétences en gestion de la diversité afin d’entretenir avec les individus des relations fondées sur le respect de leurs culturelles et en accord avec les règles/politiques de la CEDEAO.
  • Pouvoir reconnaître les idées préconçues et les stéréotypes de certains groupes et individus et adopter des comportements inclusifs et culturellement appropriés.
  • Avoir la capacité et la responsabilité d’intégrer une perspective liée au genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
  • Avoir une bonne connaissance de la gestion de la diversité, répondre aux attentes professionnelles quotidiennes et s’acquitter des tâches assignées.
  • Avoir une bonne connaissance du mandat de la CEDEAO et des objectifs opérationnels en rapport avec les responsabilités assignées.
  • Être en mesure de se tenir au courant des activités, des calendriers et des objectifs du Département pour le bien de sa propre équipe de travail et de son secteur de travail.
  • Connaitre les procédures de la CEDEAO en rapport avec le travail assigné et être en mesure de faire preuve d’un bon jugement dans leur application.
  • Manifester un vif intérêt et un engagement envers les valeurs et les activités de la CEDEAO dans l’exercice quotidien de ses fonctions.
  • Posséder une excellente capacité à maintenir, à traiter et à fournir des informations précises liées aux tâches assignées.
  • Pouvoir organiser les dossiers et les informations afin d’en faciliter la récupération et la tenue de dossiers.
  • Avoir la capacité de repérer les erreurs, d’agir sans délai pour les corriger et tirer des enseignements des expériences vécues.

·       Avoir une bonne connaissance et la capacité de remettre en question les hypothèses fondamentales concernant les façons courantes d’agir dans un esprit d’amélioration.

·       Posséder des compétences avérées à utiliser les technologies actuelles pour communiquer efficacement, par ex. des logiciels de bureautique, y compris des tableurs, des logiciels de traitement de texte et de présentation graphique ; avoir la capacité de saisir et de formater des présentations, des rapports, des manuels, des bulletins d’information, le contenu de sites web et avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).

·       Jouir de compétences bien développées en matière de partage de l’information à l’aide de la technologie et conformément aux processus et aux pratiques établis.

·       Posséder des compétences avérées en expression orale et en communication et une capacité démontrée en matière de reconnaissance et de compréhension de la validité des points de vue des autres et d’y répondre de façon constructive.

·       Avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).

·       Avoir une parfaite maîtrise de l’expression orale et écrite de l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance pratique d’une autre langue constituerait un atout.

  • Avoir la capacité d’allouer du temps pour des tâches spécifiques de manière à respecter les délais et les attentes en matière de qualité et de quantité.
  • Avoir un sens aigu de l’organisation et une excellente capacité à décomposer le travail et à se concentrer avant tout sur les étapes les plus importantes.
  • Pouvoir contribuer au maintien des normes de performance de l’organisation tout au long de la mise en œuvre des nouveaux processus, pratiques et plans adoptés par le Département et pertinents aux tâches assignées.
  • Avoir la capacité de suivre les progrès et d’envisager de nouveaux objectifs dans le contexte des responsabilités attribuées.
  • Être en mesure de donner suite aux engagements pris envers les autres.

 

 

 

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