SÍNTESE DA FUNÇÃO:

Sob a orientação e supervisão geral do OPP Negociações & Codificação Internacionais, o Oficial de Documentação e Arquivo fará uso de métodos precisos para classificar e organizar várias formas de informação (informações físicas e eletrónicas) em arquivos e registos com o objetivo de armazenar, preservá-los e recuperá-los quando necessário.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

• Criação e manutenção de um sistema de arquivamento eletrónico;
• Digitalização, fotocópia e armazenamento de documentos digitais;
• Indexação, rastreamento e configuração de sistema de recuperação fácil de documentos eletrónicos;
• Criar e manter um sistema de registos de movimentação de arquivos dentro do escritório; manutenção da circulação do escritório e leitura de arquivos.
• Preparar correspondência e relatórios relacionados às atividades do registo.
• Participar de reuniões e contribuir para discussões sobre a criação e manutenção de um sistema eletrónico de registo/arquivo, em estreita cooperação com a equipe de TIC; uma solução de arquivamento altamente flexível.
• Garantir a segurança dos documentos no arquivamento;

·       Planear, preparar e implementar atividades relacionadas à automação de operações e procedimentos na Secção de Documentação da Direção de Assuntos Jurídicos da Comissão da CEDEAO;

·       Prospetar, identificar, examinar, selecionar e recomendar a aquisição (por compra, assinatura, doação) de material informativo sobre qualquer suporte, relevante para as atividades da Direção de Assuntos Jurídicos e de outros Departamentos da Organização;

·       Processar (catalogar, indexar, resumir, analisar e categorizar) o material de informação relevante que atenda e/ou possa atender às necessidades dos usuários da Unidade de Documentação;

·       Analisar, compilar e recomendar links da Web para fontes e recursos de informações eletrónicas;

·       Supervisionar o processo de emissão de Certificados de Isenção para a importação de armas ligeiras para os Estados-membros (revisão da documentação que acompanha os pedidos, análise do parecer fundamentado emitido pelos Departamentos encarregados de Assuntos Políticos, Paz e Segurança, PAPS, redação do projeto). cartas aos Estados-membros, preparar e enviar, mediante assinatura do Presidente, Certificados de Isenção, enviando os Certificados assinados às representações diplomáticas dos Estados solicitantes;

·       Apoiar os consultores jurídicos com os documentos necessários para o cumprimento de suas responsabilidades;

·       Desempenhar outras funções designadas pelo Diretor.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

·       Licenciatura (ou equivalente) em direito, com especialização em direito internacional, administrativo ou comercial, obtida de uma universidade reconhecida;

·       5 anos de experiência progressiva como responsável do escritório jurídico de uma organização ou governo intergovernamental é desejável;

·       Conhecimento e compreensão de teorias, conceitos e abordagens relevantes para o direito internacional;

·       Conhecimento e compreensão do direito internacional; teorias, conceitos e abordagens relevantes para o crime organizado, tráfico ilícito, redução da demanda de drogas, etc.;

·       Conhecimento de regulamentos e regras relevantes de organizações internacionais, bem como de jurisprudência aplicável; conhecimentos jurídicos e administrativos para analisar uma gama diversificada de questões e problemas, no contexto do processo disciplinar, desenvolver soluções inovadoras e criativas e litigar questões relacionadas à função.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 45 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos

HABILITAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

• Licenciatura (ou grau equivalente) em Direito, com especialização em Técnica Legislativa, obtida numa universidade reconhecida.
• São desejáveis 5 anos de experiência com níveis crescentes de responsabilidade como jurista no serviço jurídico de uma organização intergovernamental ou de um governo.
• Conhecimento abrangente de Direito Internacional Público; capacidade de aplicar a sua especialização jurídica na análise de um vasto leque de questões e problemas jurídicos complexos e atípicos, bem como no desenvolvimento de soluções inovadoras e criativas.
• Excelente conhecimento das questões jurídicas relacionadas com as funções, a estrutura e as atividades da CEDEAO.
• Competência em redação jurídica e capacidade de elaborar memorandos jurídicos, pareceres, peças processuais e diversos instrumentos jurídicos e documentos conexos.

• Capacidade de persuadir/influenciar terceiros a analisar um determinado ponto de vista, adotar uma nova ideia ou implementar novos métodos e abordagens.
• Capacidade de liderar uma equipa de estagiários/funcionários com menos experiência e incutir um espírito de trabalho em equipa para envolver os funcionários e alcançar um conjunto definido de tarefas.
• Capacidade de resolver desafios com o mínimo de orientação e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação.
• Capacidade de utilizar o Código de Ética para gerir a si próprio, a terceiros, gerir informação e os recursos.
• Capacidade de orientar os terceiros e criar circuitos de retorno com superiores, colegas e pessoal temporário para construir relações de trabalho robustas e melhorar o desempenho.

• Competências interpessoais com a capacidade de manter um cliente informado sobre o progresso ou retrocessos em projetos de relevância para os prazos, qualidade e quantidade.
• Capacidade de interagir proativamente com os clientes e construir relações de confiança fortes  com base no respeito mútuo e contacto regulares.
• A capacidade de estabelecer e manter a credibilidade profissional com os clientes/partes interessadas de modo a se antecipar as suas necessidades atenuar os problemas e equilibrar cuidadosamente as obrigações profissionais com a necessidade de ser sensível e atento às suas necessidades.
• Capacidade de aconselhar, consultar e orientar outros sobre assuntos relacionados com responsabilidades funcionais atribuídas e padrões estabelecidos de serviço ao cliente .
• Contribuir para a manutenção dos objetivos e padrões de desempenho da unidade.

• Demonstrar respeito pelas diferenças culturais, equidade e capacidade de se relacionar bem com pessoas de origens , nacionalidade, genero, etnia, raça e religião diferentes.
• Compreensão de visões culturais diversas especialmente na África Ocidental, com sensibilidade às diferenças de grupo; capacidade de destinguir os preconceitos e praticar tolerância e empatia.
• Capacidade de ouvir ativamente, considerar as preocupações das pessoas e aplicar bom senso, tato e diplomacia.
• Capacidade de trabalhar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que beneficia de pontos fortes diversos que reúnem práticas inovadoras.
• Capacidade de encorajar, promover e defender as pessoas de uma forma imparcial e transparente.

·       Conhecimento das instituições e setores da CEDEAO (por exemplo, localização, mandato, inter-relações, programas, serviços e ocupações).

·       Conhecimento dos requisitos operacionais internos da CEDEAO para os programas, projetos, serviços e sistemas necessários para realizar as tarefas  e atingir objetivos de desempenho.

·       O conhecimento das regras e procedimentos da CEDEAO relacionadas com as suas responsabilidades e  capacidade de explicá-las claramente a tareceiros.

·       Conhecimento da cultura da CEDEAO, estruturas e questões de desempenho e prioridades que afetam as suas funções.

• Capacidade de estudar dados / informações de uma variedade de fontes, identificar anomalias, tendências e problemas, apresentar conclusões e fazer recomendações.
• Capacidade de dividir problemas ou processos em partes-chave para identificar e resolver falhas nos objetivos , garantia de qualidade, conformidade e desempenho da unidade.
• Conhecimento e capacidade de aplicar técnicas para gerar ideias criativas e novas abordagens para atingir objetivos.
• Capacidade de usar evidências e pesquisas para informar políticas e programas e identificar fontes de informação relevantes e adequadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou comités internos.

• Capacidade operacional no uso do computador na comunicação usando ferramentas como e-mail, processamento de texto, Excel, power point e sites de redes sociais; capacidade de produzir folhas de cálculo complexas, gráficos e gráficos para comunicar tendências, conclusões, observações, etc.
• Capacidade de fazer bom uso de gráficos e tabelas  apresentar dados numéricos de forma eficaz para a elaboração de  relatórios/propostas técnicas semi-complexas e editar/verificar modelos, cartas, etc.
• Capacidade de transmitir informação de forma clara e concisa de forma sucinta e organizada, quer de forma escrita como oral, através da imprensa escrita e digital.
• Apresentar  competências interpessoais, fazer apresentações, expressar opiniões e debater ideias com outros de forma construtiva.
• Domínio de uma das três línguas oficiais da CEDEAO (inglês, francês e português)

·       Capacidade de desenvolver e implementar um plano de ação individual para atingir objetivos de trabalho específicos e identificar, organizar e monitorizar tarefas para facilitar a execução.

·       Capacidade de contribuir e/ou liderar projetos de acordo com padrões e técnicas de gestão de projetos aceites, para coordenar contribuições de outros para definir e cumprir prazos.

·       Capacidade de organizar o trabalho, definir prioridades e trabalhar dentro de prazos, dando atenção a detalhes, partes interessadas, indicadores e riscos.

·       Capacidade de identificar, recolher e avaliar indicadores para monitorizar o desempenho e tomar medidas proativas de ajustes, caso for necessário.