Chefe de Gabinete G5/G6/G7

TÍTULO DO POSTO Chefe de Gabinete G3/G4
INSTITUIÇÃO COMISSÃO DA CEDEAO
NÍVEL G5/G6/G7
Salário Anual (UC 22,964.49 USD 36,233.37) / (UC 27,577.33 USD 43,511.51) / (UC 32,292.32 USD 50,950.81)
AGÊNCIA CENTRO REGIONAL DE SAÚDE ANIMAL (RAHC/CRSA) – BAMAKO
Local de Afectação Bamako/Mali
 Posicao Permanente
DEPARTAMENTO AGRICULTURA, MEIO AMBIENTE & RECURSOS NATURAIS
DIREÇÃO
DIVISÃO
SOB A SUPERVISÃO DE Diretor Executivo; CENTRO REGIONAL DE SAÚDE ANIMAL (RAHC/CRSA) – BAMAKO
RESPONSÁVEL PELA SUPERVISÃO DE
  • Mensageiro
 

Les candidatures doivent être envoyées à l’adresse: b1OfficeManagerG@ecowas.int

SÍNTESE DA FUNÇÃO:

O Chefe de Gabinete desempenhará um papel vital no funcionamento eficiente do gabinete, organizando operações e procedimentos do gabinete essenciais para as atividades diárias do Diretor Executivo. O Chefe de Gabinete manterá o cronograma do Diretor Executivo, manterá a documentação eficaz dos registos, assegurará a comunicação e correspondência adequadas e manterá o conhecimento profissional e técnico para o funcionamento eficaz do gabinete. Nesse sentido, ele/ela deve ser bastante acessível e adequado(a) perante demandas conflituantes de partes internas e externas.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES:

·          Proporcionar apoio administrativo para o funcionamento eficiente do gabinete do Diretor Executivo;

·           Organizar operações e procedimentos de gabinete de maneira eficiente;

·           Coordenar o cronograma, compromissos e agendamentos do Diretor Executivo;

·           Coordenar as atividades do Gabinete do Diretor Executivo e alocar tarefas e atribuições para assegurar a entrega efetiva do serviço;

·           Controlar a correspondência, documentação e um eficiente sistema de arquivamento;

·           Garantir a segurança, integridade e confidencialidade das informações e a retenção e proteção dos documentos;

·           Gerir dúvidas e reclamações de visitantes e relatórios;

·           Proporcionar suporte geral aos visitantes;

·           Coordenar com as unidades relevantes para garantir operações eficazes do gabinete;

·           Implementar mudanças processuais e políticas para melhorar a eficiência operacional;

·           Desempenhar outras funções que possam ser atribuídas pelo Chefe de Divisão.

 

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

Formação:

·           Diploma Nacional Superior ou equivalente em estudos de secretariado ou administração ou um campo relacionado, obtido de uma instituição superior reconhecida.

Experiência:

·           6 anos de experiência progressiva responsável por serviços de secretariado e gestão de gabinetes;

·           Conhecimento de programas informáticos relacionados e procedimentos, diretrizes e processos de sistemas de arquivamento ECM relevantes para preparar e usar documentos e modelos administrativos.

 LIMITE DE IDADE·        Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

 

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

·           Capacidade de proporcionar sugestões com base em observações próprias que melhorem a forma como o trabalho é realizado e conduzam com confiança a sua implementação conforme solicitado;

·           Experiência comprovada em trabalhar efetivamente como um membro e mentor de equipa;

·           Capacidade de trabalhar sob pressão e ser confiável para gerar resultados;

·           Capacidade de assumir a responsabilidade pela própria carreira e desempenho e de se envolver de forma regular e independente em atividades de autoavaliação;

·           Capacidade de desenvolver e manter habilidades e conhecimentos necessários para atuar na função de forma eficaz;

·           Capacidade de resolver problemas de rotina e fazer recomendações para melhorar a qualidade/quantidade de serviços aos clientes;

·           Capacidade de gerir o próprio tempo de forma eficaz e atender aos padrões e objetivos de serviço relacionados às responsabilidades atribuídas;

·           Entender como acessar recursos ou serviços internos para aumentar a consciência cultural e buscar, ativamente, melhorar as habilidades multiculturais ao interagir com pessoas de origens cultural e linguística diversas, especialmente na África Ocidental;

·           Compreensão básica dos mandatos das organizações da CEDEAO e suas funções, particularmente as da própria instituição/agência;

·           Conhecimento dos procedimentos e práticas de rotina da CEDEAO, no que se refere às responsabilidades atribuídas e ferramentas de trabalho;

·           Capacidade de inovar com os procedimentos estabelecidos, visando melhorar o desempenho e/ou os resultados;

·           Capacidade de detetar e corrigir erros e manter registos precisos de indicadores/informações simples;

·           Capacidade de organizar tarefas rotineiras de trabalho, identificar soluções para abordar prioridades conflituantes ou incertezas na execução de tarefas novas ou em mudança;

·           Capacidade de fornecer informações precisas e completas ao supervisor/colegas de trabalho/clientes, conforme solicitado, usando bom senso, tato e diplomacia;

·           Capacidade de usar computadores, com habilidades avançadas de processamento de texto, incluindo um conhecimento prático de folhas de cálculo, banco de dados, inter/intranet, E-mail e redes sociais;

·           Capacidade de desenvolver objetivos de trabalho e identificar os passos necessários para atingir tais objetivos;

·           Proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);

·           Fluência oral e escrita numa das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). O conhecimento de uma segunda língua oficial da Comunidade será uma vantagem adicional;

·           Capacidade de desenvolver objetivos de trabalho e identificar os passos necessários para atingir tais objetivos;

·           Capacidade de compreender e contribuir para os objetivos de equipa ou da unidade de trabalho, conforme orientação do supervisor;

·           Capacidade de trabalhar dentro das práticas de gabinete bem estabelecidas e equilibrar várias tarefas dentro de prazos estabelecidos;

·           Excelente ética no trabalho, positividade, motivação, flexibilidade e capacidade de resolver problemas para realizar tarefas associadas à posição;

·           Desejo ardente de ajudar os outros em uma variedade de circunstâncias de relevância para a própria área de trabalho e se referir à pessoa apropriada para assistência adicional, conforme necessário;

·           Capacidade de trabalhar como parte de uma equipa na articulação das necessidades dos clientes.

 

 

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