Chargé (e) D’administration (P3/P4)

INTITULE DU POSTE Chargé (e) D’administration (P3/P4)
INSTITUTION COUR DE JUSTICE DE LA COMMUNAUTE, CEDEAO
GRADE P3/P4
SALAIRE ANNUEL (P3-UC 49,106.81 USD 77,480.72) / (P4- UC 56,591.37 USD 89,289.87)
STATUT  PERMANENT
AGENCE
LIEU DE TRAVAIL ABUJA, NIGERIA
DEPARTEMENT  
DIRECTION ADMINISTRATION ET FINANCES
DIVISION ADMINISTRATION ET RESOURCES HUMAINES
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE CHEF DE DIVISION, ADMINISTRATION ET RESOURCES HUMAINES
SUBORDONNÉS 2 ASSISTANTS CHARGES DE MAINTENANCE, 2 ASSISTANTS CHARGES DU MAGASIN, 10 CHAUFFEURS
Les candidatures doivent être transmises à l’adresse: ChargedadminP23@ecowas.int

APERÇU DES TÂCHES

Sous la direction et la supervision générales du Directeur de l’administration et des finances et du chef de la Division de l’administration et des ressources humaines, le titulaire de ce poste est chargé d’offrir des services administratifs en assurant l’analyse, le suivi et la coordination conformément aux statuts et au Règlement de la Communauté.

 

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

·         Assurer le bon déroulement des tâches administratives, y compris l’environnement de travail, l’espace, les équipements et le système de récupération d’informations;

·         Aider à identifier les besoins opérationnels, à développer et soutenir la mise en œuvre des règles afin de faciliter le mécanisme du flux de travail;

·         Fournir des informations au personnel relatives aux procédures, processus et pratiques d’administration des services;

·         Assurer la mise en œuvre de toutes les initiatives permettant une gestion rationnelle du matériel, des ressources humaines (logistique et procédures);

·         Assurer la préparation de rapports objectifs, précis, cohérents et conformes aux statuts et au Règlements de la CEDEAO;

·         Procéder au compte-rendu efficace des actions mises en œuvre et des résultats au chef des ressources humaines;

·         Optimiser la gestion des flux de documents et proposer des solutions d’amélioration du processus;

·         Apporter une assistance technique et logistique dans l’organisation des activités;

·         Fournir un appui au service dans l’analyse et l’examen des dossiers et des documents entrants et sortants;

·         Apporter, au quotidien, un soutien pour la planification et la coordination des activités du service;

·         Exécuter toutes autres tâches pouvant lui être assignées par le supérieur hiérarchique immédiat.

 

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

·         Être titulaire d’une licence en administration des affaires ou diplôme équivalent en gestion ou dans un domaine connexe délivré par une université reconnue.

·         Avoir un minimum de cinq années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’administration et la gestion des ressources humaines.

·         Avoir de bonnes connaissances des règles et procédures administratives de la CEDEAO en matière de passation des marchés ;

·         Faire preuve d’aptitude à utiliser des modules de base de SAP HCM / ECM pour exécuter les tâches de ressources humaines, afin de saisir des données de base, de les extraire et de les interpréter

 

AGE LIMITE

  • Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

 

PRINCIPALES COMPETENCES A LA CEDEAO

·       Être capable de persuader et d’influencer les autres à prendre en compte un certain point de vue, à embrasser de nouvelles idées ou à mettre en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques ;

·       Etre apte à diriger une équipe de stagiaires, de subalternes et à instaurer un esprit d’équipe pour faire participer les employés à la réalisation d’un ensemble d’activités bien définies ;

•   être capable d’observer le respect de la chaîne de commandement de manière appropriée;

·       être apte à résoudre les problèmes qui se posent avec un minimum de directives et ou à recommander et proposer des solutions ou des alternatives aux fins d’approbation;

·       être capable d’utiliser le code de déontologie pour s’auto gérer, gérer les autres, l’information et les ressources;

·       être capable d’encadrer les autres et à créer des boucles de rétroaction avec les superviseurs, les collègues et les subalternes afin de bâtir de solides relations de travail et améliorer les rendements.

·          contribuer au maintien des normes de réalisation des objectifs organisationnels de gestion du rendement.

·       Très bon sens de relations interpersonnelles avec la capacité de tenir informés les clients des progrès ou des échecs de projets présentant un intérêt en termes de durée, de qualité et de quantité.

·       capacité à interagir de manière proactive avec les clients et à établir de solides relations de confiance fondées sur le respect mutuel et des discussions régulières;

·       capacité à établir et à maintenir une crédibilité professionnelle avec les clients et les parties prenantes de manière à anticiper leurs besoins, à atténuer les problèmes et à équilibrer avec soin les obligations professionnelles et la nécessité d’être sensible et attentif à leurs besoins;

·       capacité à conseiller, aviser, consulter et guider les autres sur des questions relatives aux responsabilités du service envers la clientèle et les normes de service clientèle établies;

·       faire preuve de respect des différences culturelles, d’équité et de la capacité à entretenir de bonnes relations avec des personnes d’origine, de nationalité, de sexe, d’origine ethnique, de race et de religion diverses;

·       compréhension de divers points de vue culturels, en particulier en Afrique de l’Ouest, en tenant compte des différences entre les groupes; avoir la capacité de transcender les préjugés et à pratiquer la tolérance et la compassion;

·       capacité à écouter activement, à prendre en compte les préoccupations des autres et à faire preuve du sens de jugement, de tact et de diplomatie;

·       capacité à travailler dans un environnement interactif diversifié et inclusif composé de forces diverses;

·          capacité et responsabilité d’intégrer les perspectives du genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité;

·       capacité à encourager, responsabiliser et défendre les droits des personnes de manière impartiale et transparente.

·       capacité à relever les meilleures pratiques pour prendre des décisions organisationnelles pertinentes pour la gestion de la diversité, en veillant à ce que les activités des projets et programmes identifient les zones vulnérables et permettent des contrôles systémiques.

·       connaissance des institutions, secteurs, programmes et politiques de la CEDEAO;

·       connaissance des exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, projets, services et systèmes nécessaires à la réalisation des tâches et l’atteinte des objectifs de rendement;

·       connaissance des règles et procédures de la CEDEAO, en lien avec les responsabilités assignées et la capacité à les expliquer clairement aux autres;

·       connaissance de la culture, des structures et des problèmes de performance de la CEDEAO et des priorités ayant un impact sur les responsabilités assignées;

·       connaissance des tendances en termes de développement, d’indicateurs, des défis et d’opportunités de développement des États membres en ce qui concerne les projets et programmes relevant de ce poste.

·       capacité à étudier des données et informations provenant de diverses sources, à identifier les anomalies, les tendances et les problèmes, à présenter les résultats et à formuler des recommandations;

·       capacité à décomposer les problèmes ou les processus en éléments clés pour identifier et combler les lacunes dans les objectifs de service, d’assurance qualité, de conformité et de performance;

·       connaissance et aptitude à appliquer des techniques pour générer des idées créatives et de nouvelles approches pour l’atteinte des objectifs;

·       capacité à utiliser des données probantes et des recherches pour mieux accompagner l’élaboration des politiques et des programmes et identifier les sources d’informations pertinentes et appropriées, y compris les parties prenantes, les institutions régionales et/ou comités internes.

·       faire preuve de compétences informatiques en utilisant des outils appropriés;

·       • capacité à utiliser judicieusement les graphiques et les tableaux afin de présenter efficacement des données numériques pour rédiger des rapports et propositions techniques semi-complexes pour éditer et vérifier des modèles, des lettres, etc.

·       • capacité à transmettre des informations de manière claire et concise, de manière succincte et organisée, tant par écrit qu’oralement;

·       • faire preuve de sens des relations interpersonnelles, faire des présentations, exprimer des opinions et débattre des idées avec d’autres personnes de manière constructive;

Faire preuve d’aptitude à respecter la chaîne de commandement de manière appropriée;

·          • maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC);

·          • Maîtrise de l’écrit et de l’oral dans une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance d’une deuxième langue sera un atout supplémentaire.

·       aptitude à élaborer et à mettre en œuvre un plan d’action individuel pour l’atteinte d’objectifs de travail spécifiques;

·       identifier, organiser et surveiller les tâches tout au long du processus pour en faciliter l’exécution;

·       capacité à contribuer et ou à diriger des projets conformément aux normes et techniques de gestion de projet reconnues, à coordonner les contributions d’autres personnes afin de fixer et de respecter les délais;

·       capacité d’organiser le travail, d’établir des priorités et de respecter les délais, en prêtant attention aux moindres détails, aux parties prenantes, aux indicateurs et aux risques;

·       aptitude à identifier, collecter et évaluer des indicateurs permettant de surveiller les performances et de prendre, au besoin, des mesures correctives proactives.

 

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