Assistant de Direction G5/G6/G7

INTITULÉ DU POSTE Assistant de Direction

ECW/HR/17041925

INSTITUTION COMMISSION DE LA CEDEAO
GRADE G5/G6/G7
SALAIRE ANNUEL (UC 22,964.49 USD 36,233.37) / (UC 27,577.33  USD 43,511.51) /                 (UC 32,292.32 USD 50,950.81)
AGENCE CENTRE RÉGIONAL DE SANTÉ ANIMALE (CRSA) À BAMAKO
LIEU DE SERVICE BAMAKO/MALI
STATUT PERMANENT
DÉPARTEMENT AGRICULTURE, ENVIRONNEMENT ET RESSOURCES NATURELLES
DIRECTION
DIVISION
SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE DIRECTEUR EXÉCUTIF DU CENTRE RÉGIONAL DE SANTÉ ANIMALE (CRSA) À BAMAKO
SUBORDONNÉS Planton
JD_Fr_Office Manager CRSA Mali

Les candidatures doivent être envoyées à l’adresse: b1OfficeManagerG@ecowas.int

APERÇU DES TÂCHES

L’assistant(e) de direction jouera un rôle vital dans le bon fonctionnement du bureau en y organisant les opérations et les procédures essentielles aux activités quotidiennes du Directeur exécutif du Centre régional de Santé animale (CRSA). Il/elle sera chargé(e) d’organiser le calendrier du Directeur exécutif, de gérer efficacement la documentation et les archives, la communication et les correspondances, et d’assurer la mémoire des connaissances professionnelles et techniques pour le bon fonctionnement du bureau. Pour y parvenir, il/elle devra être assez accessible et réactif face aux demandes concurrentes des parties internes et externes.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

·         Fournir un appui administratif pour le fonctionnement efficace du bureau du Directeur exécutif;

·         Organiser le fonctionnement et les procédures du bureau en vue de l’efficacité de celui-ci;

·         Coordonner l’agenda, les rendez-vous et les réservations du Directeur exécutif;

·         Coordonner les activités du bureau du Directeur exécutif et répartir les tâches de sorte à assurer une prestation de service efficace;

·         Contrôler efficacement les correspondances, la documentation et le système d’archivage ;

·         Assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des informations, ainsi que la conservation et la protection des dossiers;

·         Gérer et rendre compte des demandes de renseignements et des plaintes des visiteurs ;

·         Fournir une assistance générale aux visiteurs;

·         Assurer la liaison avec les unités concernés pour assurer le fonctionnement efficace du bureau;

·         Mettre en œuvre les changements de procédures et de politiques nécessaires pour améliorer l’efficacité opérationnelle;

·         S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être assignée par le Directeur exécutif.

 

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

·         Etre titulaire d’un diplôme national d’études supérieures ou équivalent en secrétariat, en administration ou dans tout autre domaine connexe d’un établissement d’enseignement supérieur reconnu ;

·         Justifier de six (6) années d’expérience avec une prise de responsabilité progressive dans les services de secrétariat et de gestion de bureau;

·         Avoir des connaissances sur le système de classement de dossiers « Entreprise Content Management (ECM) » ou tout autre logiciel apparenté, être expérimenté en matière de procédures, directives et processus relatifs aux correspondances, pour une gestion efficace de l’élaboration et l’utilisation modèles de documents administratifs.

AGE LIMITE

  • Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

  • Pouvoir formuler des suggestions sur la base de ses propres observations en vue d’améliorer l’exécution du travail et diriger avec confiance leur mise en œuvre, selon la demande;
  • Avoir une expérience probante de travail efficace comme membre ou encadreur d’une équipe ;
  • Être capable de mener un travail fiable aboutissant à des bons résultats, même sous pression ;
  • Savoir assumer la responsabilité de sa propre carrière et de ses performances et participer régulièrement et de manière indépendante aux activités d’auto-évaluation;
  • Faire preuve d’aptitudes à développer et entretenir les compétences et l’expertise requises pour jouer efficacement son rôle;
  • Avoir la capacité de résoudre des problèmes courants et formuler des recommandations pour améliorer la qualité et la quantité des services fournis aux clients;
  • Être capable de gérer efficacement son propre temps et de respecter les normes et objectifs de service liés aux responsabilités assignées;
  • Comprendre comment accéder aux ressources ou aux services internes pour renforcer la conscience culturelle et chercher activement à améliorer les compétences multiculturelles lors des interactions avec d’autres personnes d’origines culturelles et linguistiques différentes, en particulier en Afrique de l’Ouest;
  • Avoir une bonne compréhension de base du mandat et des fonctions des structures de la CEDEAO, notamment en ce qui concerne l’institution/l’agence de tutelle directe;
  • Disposer d’une bonne connaissance des procédures, processus et pratiques assez courantes de la CEDEAO en ce qui concerne les responsabilités assignées et les outils de travail;
  • Faire preuve d’innovation avec des procédures établies dans le but d’améliorer les performances et/ou les résultats;
  • Savoir corriger les erreurs et en retenir soigneusement pour mémoire de simples indicateurs/ informations ;
  • Réunir les aptitudes nécessaires pour organiser des tâches courantes, identifier des solutions pour faire face à des priorités conflictuelles ou à des incertitudes dans l’exécution de tâches nouvelles ou changeantes;
  • Pouvoir fournir des informations précises et complètes aux responsables hiérarchiques/collègues/ clients sur demande, en faisant preuve de bon jugement, de tact et de diplomatie;
  • Savoir se servir de l’outil informatique et disposer de compétences avancées en traitement de texte, y compris une connaissance pratique des feuilles de calcul, des bases de données, des réseaux internet/intranet, de la messagerie électronique et des réseaux sociaux;
  • Être apte à définir des objectifs de travail et identifier les étapes nécessaires à leur réalisation;
  • Avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;
  • Avoir une bonne maîtrise de l’expression orale et écrite dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance d’une des deux autres langues constituerait un atout;
  • Être apte à définir des objectifs de travail et à identifier les étapes nécessaires à leur réalisation;
  • Pouvoir comprendre et contribuer aux objectifs de l’équipe ou de l’unité de travail selon les instructions du supérieur hiérarchique;
  • Être disposé à respecter des pratiques de bureau bien établies et à accomplir habilement des tâches multiples dans les délais impartis;
  • Se distinguer par une excellente éthique professionnelle, sa positivité, sa motivation, sa flexibilité et son aptitude en résolution de problèmes dans l’exécution des tâches associées au poste;
  • Être animé par un ardent désir d’aider les autres dans diverses situations présentant un intérêt pour son domaine de travail et de s’adresser à la personne appropriée pour obtenir de l’aide si nécessaire;
  • Savoir définir avec une équipe les besoins des clients.

 

 

 

 

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