OP Aquisição – P5

TÍTULO DO CARGO OP Aquisição – P5
INSTITUIÇÃO Comissão da CEDEAO
NÍVEL P5
SALARIO ANUAL UC 66.123,98 USD 104.330,42
STATUS PERMANENTE
AGÊNCIA  
LOCAL DE AFECTAÇÃO ABUJA /  NIGERIA
DEPARTAMENTO Administração Geral & Conferências
DIRETORIA Administração Geral
DIVISÃO Aquisição
SOB A SUPERVISÃO DE Diretor Administração Geral
RESPONSÁVEL PELA SUPERVISÃO DE ·         Oficial de Aquisições, Bens e Itens Físicos

·         Oficial de Aquisições, Bens e Serviços Físicos e Obras

·         Oficial de Aquisições, Serviços Intelectuais

·         Oficial de Aquisições, Orçamento; Faturação e GPC

·         Oficial de Aquisições, Obras

·         Analista de Aquisições; Código, Padrões e Procedimentos

·         Assistente de Aquisições

Applications should be sent to: PPOPassMarche@ecowas.int

 

SÍNTESE DA FUNÇÃO

Sob a supervisão do Diretor de Administração Geral, o Oficial Principal de Aquisições será responsável por todas as atividades relacionadas a aquisições e gestão de contratos dentro da Comissão da CEDEAO e suas Agências e Escritórios, sob Orçamento da CEDEAO ou de Programas e Projetos financiados por doadores.

 

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

•        Gerir os negócios da Divisão de Aquisições;

•        Desenvolver e gerir a implementação de planos de aquisições;

•        Fornecer apoio e aconselhamento técnico diário ativo a todos os Departamentos/Diretorias/Agências/ e Escritórios no que diz respeito a aquisição e gestão de contratos, em todas as fases do ciclo de aquisições, em conformidade com o Código de Contratações Públicas da CEDEAO e respetivo Manual;

•        Assegurar a aplicação de disposições relevantes do Código de Subvenções e respetivo manual para a gestão de Subvenções em todas as Instituições da CEDEAO;

•        Garantir a aplicação das Diretrizes relevantes dos doadores para a aquisição de obras, bens e serviços relacionados a um projeto;

•        Coordenar a Elaboração de Planos de Aquisição e Monitorização para as atividades de aquisição da Comissão da CEDEAO;

•        Supervisionar a implementação dos Planos de Aquisição e Monitorização das atividades de aquisição da Comissão da CEDEAO e manter um conjunto completo e sistemático de registos das transações comerciais do dia-a-dia;

•        Coordenar a avaliação da eficiência do processo de aquisição e propor modificações na diretriz, quando aplicável;

•        Coordenar a preparação de documentos-padrão de Aquisições (diretrizes, manuais, documentos-padrão de licitação, contratos-padrão);

•        Assessorar Departamentos na elaboração de Especificações Técnicas, Termos de Referência (TdeRs);

•         Coordenar a elaboração de documentos específicos de aquisição, ou seja; Documentos de licitação, Solicitação de Proposta (SdeP), conforme necessário;

•        Desenvolver a política de formação do pessoal em matéria de Aquisições para a Comissão da CEDEAO/Agências e Escritórios no que diz respeito a compras institucionais;

•        Planear e preparar materiais para treinamento do Pessoal em matéria de compras institucionais (Aquisições);

•         Coordenar todos os processos de avaliação de acordo com os critérios estabelecidos no documento de licitação para adjudicação de contrato, bem como o Código de Contratações Públicas;

•        Formular estratégias e planear soluções inovadoras (quando necessário) para resolver problemas/conflitos para aquisição de projetos complexos;

•        Coordenar a elaboração de relatórios anuais e trimestrais de aquisições;

•        Coordenar a preparação do programa de trabalho da Divisão e as estimativas orçamentais para a aquisição de serviços, bens ou obras para a Comissão da CEDEAO/Agências/Escritórios;

•        Monitorizar e elaborar relatório sobre a implementação do orçamento, bem como o progresso das atividades de aquisição;

•        Publicar as informações sobre compras nos círculos de negócios locais e internacionais;

•        Desenvolver e gerir uma base de dados de Fornecedores/Prestadores de Serviços/Adjudicatários para a Comissão da CEDEAO;

•        Monitorizar a implementação de atividades realizadas por empresas de consultoria e/ou contratadas ou prestadores de serviços;

•        Acompanhar os pedidos e determinar as causas de quaisquer atrasos;

•        Coordenar a preparação do relatório de progresso mensal, incluindo a comparação entre o planeado (conforme os termos dos contratos) e o progresso real (documentado através das faturas), identificar atrasos e recomendar ações corretivas;

•        Monitorizar o progresso da implementação do contrato para garantir a aderência aos padrões, procedimentos e cronogramas planeados de aquisições;

•        Monitorizar questões comerciais e propostas de correspondência e avisos, bem como assegurar a manutenção apropriada de registos para uso na fundamentação de reivindicações futuras;

•        Colaborar estreitamente com os Departamentos de Usuários da Comissão da CEDEAO na supervisão da implementação de contratos para assegurar a adesão aos acordos contratuais, bem como recomendar alterações e prorrogações de contratos, e aconselhar as partes interessadas sobre os seus direitos e obrigações contratuais;

•        Monitorizar a implementação de contratos, em colaboração com a Diretoria de Finanças, no que diz respeito aos termos de pagamento acordados.

 

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

FORMAÇÃO:

•        Mestrado (ou equivalente) em Aquisições, Direito, Administração de Empresas, Economia, Gestão de Cadeia de Abastecimentos ou áreas afins, obtid0 de uma universidade reconhecida.

Experiência

•        10 anos de experiência em Aquisições e/ou gestão de cadeia de abastecimentos, dos quais pelo menos 5 anos a nível de supervisão;

•        Experiência em gestão de atividades de aquisição em Instituições Públicas;

•        Experiência em um Sistema de Planeamento de Recursos Empresariais ou outros sistemas de gestão relacionados a aquisições;

•        Experiência em procedimentos de aquisição de Organizações de Desenvolvimento, tais como o Banco Mundial, o Banco Africano de Desenvolvimento, a União Europeia;

•        Certificado em treinamento relevante nas áreas de Aquisições ou Gestão da cadeia de abastecimentos será uma vantagem adicional

•        Uma Experiência Internacional ou Regional em Aquisições e/ou gestão da cadeia de abastecimentos em uma Organização Internacional ou Regional será uma vantagem adicional.

 

LIMITE DE IDADETer menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

 

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

•        Capacidade de liderar programas e projetos que lhe são atribuídos, garantindo a perícia necessária em termos de gestão e operação exigida para o cumprimento do mandato da organização;

•        Capacidade de liderar pelo exemplo e organizar o trabalho em equipa para incentivar a cooperação a fim de alcançar resultados almejados, defender e criar impulso para a mudança e promover o engajamento dos funcionários; desenvolver e implementar controles internos para o programa piloto a fim de gerir potenciais barreiras à implementação;

•        Capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;

•        Excelentes competências de autogestão, demonstrando ética e integridade, confidencialidade e respeito pelos controles internos de regras, delegações e transparência;

•        Capacidade de reunir habilidades/conhecimentos complementares, avaliar contribuições individuais e reconhecer/abordar realizações e deficiências de uma maneira que traga sucesso contínuo à organização;

•        Capacidade de pesquisar pontos de referência e tendências para trazer as melhores recomendações para o desenvolvimento e melhoria de programas/projetos que melhor sirvam a comunidade/organização;

•        Competências interpessoais e de trabalhar em rede bem desenvolvidas para buscar feedback, informações e dados de uma rede de profissionais de vários países/setores/organizações e para identificar e priorizar os requisitos mais essenciais da comunidade;

•        Capacidade de gerir e coordenar iniciativas de gestão de clientes e fazer recomendações;

•        Capacidade de desenvolver e implementar as melhores práticas de serviços ao cliente;

•        Capacidade para ter diplomacia, tato e respeito a pessoas de diferentes origens, entendendo diversas visões culturais, especialmente na África Ocidental, com a capacidade de converter a diversidade em oportunidades para melhorar os resultados de programa/operacionais;

•        Capacidade de criar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficie de diversos pontos fortes, reunindo práticas inovadoras;

•        Capacidade de manter a objetividade na gestão de conflitos, independentemente de diferenças/posições culturais, diferenças de género, e encorajar outros funcionários a superar preconceitos e diferenças culturais e de género.

•        Capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e assegurar a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;

•        Capacidade de servir o interesse de equipas/organizações/comunidades multinacionais culturalmente diversas e pessoas com deficiência, sem preconceito.

•        compreensão da estrutura organizacional, dinâmicas e expetativas associadas da CEDEAO que lhe são exigidas para colaborar, participar, contribuir e liderar de forma eficaz;

•        conhecimento do mandato, plano estratégico/prioridades da CEDEAO, bem como da situação económica, política e social e tendências nos estados membros, no que se refere ao escopo do cargo incumbido;

•        Conhecimento das normas e procedimentos da CEDEAO, de forma a interpretar e aplicar adequadamente o texto das diretivas, proporcionar aconselhamento técnico, orientar os outros e avaliar o desempenho.

•        Capacidade de reunir informações de diferentes fontes para identificar a causa dos problemas, consequências de causas de ação alternativas, possíveis obstáculos e formas de evitar o problema no futuro;

•        Capacidade de decompor situações/informações muito complexas em termos simples para explicar recomendações e conclusões destinadas a resolver problemas ou melhorar operações/programas/projetos;

•        Capacidade de desenvolver novos insights sobre situações, aplicar soluções inovadoras para problemas e projetar novos métodos de abordar questões ou situações desconexas quando os métodos e procedimentos estabelecidos não forem aplicáveis ou não forem mais eficazes.

  • capacidade de comunicar com impacto, de forma clara, concisa, sucinta e organizada, transmitindo credibilidade & confiança ao fazer apresentações, definir expectativas e explicar questões complexas;

•   Capacidade de ouvir com atenção e interpretar corretamente as mensagens dos outros e responder apropriadamente;

 

• Demonstrar competências de escuta ativa para encorajar uma comunicação mais forte entre os membros da equipa, para mostrar cuidado e fazê-los sentir-se valorizados e para impulsionar o engajamento dos funcionários em todas as instituições e agências;

• Proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);

• Fluência oral e escrita numa das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). O conhecimento de uma segunda língua oficial da Comunidade será uma vantagem adicional.

• Capacidade de definir metas e alvos efetivos para si mesmo, outros e a unidade de trabalho e ajustar prioridades de trabalho ou de projeto em resposta a mudanças das circunstâncias;

• Capacidade de usar a abordagem participativa no planeamento do projeto e identificar lacunas que afetam a realização das expectativas do programa/projeto e desenvolver e implementar os planos de intervenção necessários para realizar a tarefa desejada;

• capacidade de planear, organizar, controlar recursos e cumprir políticas, procedimentos e protocolos para atingir metas específicas.

 

 

 

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