Assistant(E) de Direction (Secrétaire Bilingue)

INTITULÉ DU POSTE : Assistant(E) de Direction (Secrétaire Bilingue)
INSTITUTION Commission de la CEDEAO  
GRADE G5/G6/G7  
SALAIRE ANNUEL UC22,864.77 USD36,076.03/UC27,453.85 USD43,316.68/UC32,144.55 USD50,717.68  
STATUT PERMANENT  
AGENCE  
DÉPARTEMENT BUREAU DU REPRÉSENTANT RÉSIDENT, BENIN
DIRECTION    
DIVISION  
SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE REPRÉSENTANT RÉSIDENT, BENIN
SUBORDONNÉS  
LIEU DE TRAVAIL COTONOU
 Les candidatures devront être envoyées à l’adresse : b15repbnasstdirsb@ecowas.int

 APERÇU DES TÂCHES

Placé sous l’autorité du Représentant Résident du Président de la Commission de la CEDEAO au Cabo Verde, le/la titulaire du poste jouera un rôle vital dans le bon fonctionnement du bureau. Ses tâches vont de l’accueil des visiteurs à la réception des appels en passant par la fixation des rendez-vous, l’organisation du calendrier de son supérieur, la rédaction des correspondances et l’archivage des dossiers. À cet égard, il/elle doit être assez accessible et proactif(ve) face aux demandes concurrentes des parties internes et externes.

 

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

§  l’agenda et/ou le carnet d’activités du supérieur hiérarchique, organiser et gérer les rendez-vous, recevoir et installer les visiteurs, émettre des appels téléphoniques, vérifier les appels entrants pour s’assurer de leur importance et de la possibilité de répondre ou de transférer au supérieur hiérarchique ;

§  Organiser des réunions; recevoir, rédiger, saisir et faire le suivi des lettres administratives; réserver des salles de réunion; demander et mettre à disposition des fournitures au bureau ;

§  Créer un système d’enregistrement des courriers entrants et sortants; assurer l’archivage électronique des documents à l’aide du logiciel ECM de sorte à les retrouver facilement en cas de besoin; gérer les documents (classer le courrier entrant et sortant); assurer le suivi des documents soumis pour signature ou approbation ;

§  Savoir utiliser MS Office, ECM et d’autres logiciels du système ECOLink, en cas de besoin. Avoir des capacités probantes de traitement de texte en anglais, français et/ou portugais ;

•       Assister les collègues dans l’exécution des tâches administratives;

•       Contribuer à l’effort d’équipe en réalisant des résultats connexes, au besoin;

•       S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être assignée par le supérieur hiérarchique.

 

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

•       Être titulaire d’un diplôme national ou son équivalent en secrétariat ou en administration d’une université reconnue.

•       Justifier d’au moins six (6) années d’expérience avec des prises de responsabilité progressive dans les services administratifs, les services de secrétariat, y compris des tâches telles que la tenue des dossiers financiers et du personnel, la planification et/ou la mise en œuvre de la coopération technique;

•       Avoir une bonne compréhension des politiques, des procédures et des processus administratifs, et la capacité de recommander les logiciels et systèmes d’administration de bureau appropriés en vue de leur utilisation;

•       Faire preuve de compétences techniques relatives au système de classement informatique ECM pertinents et aux procédures, directives et processus liés à la gestion des correspondances en vue de réussir la préparation et l’utilisation des documents et modèles administratifs;

•       Faire preuve de bon jugement et savoir prendre des décisions raisonnables avec peu de supervision;

•       Posséder les compétences techniques relatives au système de classement informatique ECM et aux procédures, directives et processus pertinents liés à la gestion des correspondances en vue de réussir la préparation et l’utilisation des documents et modèles administratifs.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes

 

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

•       Savoir faire des suggestions basées sur ses propres observations en vue d’améliorer la façon dont le travail s’accompli et mener en toute confiance leur mise en œuvre, comme demandé;

•       Justifier d’une expérience de travail efficace en tant que membre d’une équipe assurant l’encadrement des autres membres ou l’animation des échanges et/ou chargé de remplacer d’autres collègues dans des rôles de responsabilité, au besoin;

•       Être apte à soutenir l’équipe en se tenant au courant des initiatives, des événements et des besoins de l’équipe, tout en aidant les chefs d’équipe, au besoin;

•       Etre apte à travailler sous pression et produire des résultats fiables;

•       Savoir assumer la responsabilité de sa propre carrière et de ses propres performances et s’engager régulièrement et de manière indépendante dans des activités d’auto-évaluation;

•       Être apte à développer et à maintenir les compétences et l’expertise requises pour jouer efficacement ce rôle.

•       Faire preuve d’une bonne éthique professionnelle, de positivité, de motivation, de flexibilité et d’aptitude à résoudre des problèmes dans le cadre de l’exécution des tâches associées au poste;

•       Savoir prendre des initiatives pour résoudre des problèmes semi-routiniers et faire des recommandations dans le sens de l’amélioration de la qualité/quantité des services aux clients;

•       Être animé d’un ardent désir d’aider les autres dans une variété de circonstances pertinentes pour leur propre domaine de travail et savoir les référer à la personne la mieux indiquée pour une assistance supplémentaire, si nécessaire;

•       Être capable de travailler en équipe et aider à répondre aux besoins des clients;

•       Savoir gérer efficacement son propre temps et respecter les normes de service et les objectifs liés aux responsabilités attribuées.

•       Comprendre comment accéder aux ressources ou services internes pour améliorer la conscience culturelle et chercher activement à améliorer les compétences multiculturelles lors de l’interaction avec d’autres personnes provenant de divers milieux culturels et linguistiques, notamment en Afrique de l’Ouest;

•       Savoir écouter attentivement les idées, les demandes et les préoccupations des interlocuteurs; comprendre, internaliser et développer les compétences de gestion de la diversité conformément aux règles/politiques de la CEDEAO;

•       Avoir la capacité et assumer la responsabilité d’intégrer une perspective sensible au genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail;

•       Savoir reconnaître les préjugés et les stéréotypes de certains groupes et individus, adopter une attitude approprié sur le plan culturel et de l’inclusion.

 

•       Avoir une compréhension de base du mandat et des fonctions des institutions de la CEDEAO, notamment en ce qui concerne sa propre institution/agence de tutelle;

•       Disposer d’une bonne connaissance des procédures, processus et pratiques courantes de la CEDEAO, en ce qui concerne les responsabilités assignées et les outils de travail;

•       Être apte à appliquer les normes de la CEDEAO régissant les courriers électroniques et autres tâches de routine et pouvoir tenir des registres et autres informations concernant le travail assigné, conformément aux dispositions règlementaires;

•       Savoir appliquer les procédures d’exécution des tâches à la CEDEAO et faire preuve d’une compréhension suffisante des systèmes, processus, règles et/ou normes connexes pour expliquer leur nécessité et identifier les erreurs et leurs conséquences.

•       Avoir d’excellentes compétences en numératie et la capacité de collecter, rassembler, classer et synthétiser systématiquement des données suivant des instructions simples et claires ;

•       Savoir innover dans le cadre des procédures établies en vue d’atteindre de meilleurs performances et/ou résultats;

•       Pouvoir détecter les erreurs, les corriger et conserver des dossiers fidèles avec des indicateurs/informations simples;

•       Être apte à recueillir et organiser des informations et des données d’une manière simple et compréhensible.

•       Être apte à fournir des informations exactes et complètes au superviseur/aux collaborateurs/clients, à la demande, en faisant preuve de bon jugement, de tact et de diplomatie;

•       Avoir la capacité d’utiliser des ordinateurs avec des compétences avancées en traitement de texte, y compris une connaissance pratique des feuilles de calcul, des bases de données, de l’Internet/l’intranet, du courriel et des réseaux sociaux;

•       Être capable de lire/écouter et de comprendre les instructions de routine et de les exécuter avec une supervision limitée;

•       Se montrer apte à produire des supports écrits clairs, concis, logiques et grammaticalement corrects dans au moins deux (2) des trois (3) langues officielles de la CEDEAO; faire preuve d’une compétence linguistique équivalente à l’oral;

•       Savoir interagir avec les autres de manière franche, polie, directe, en temps opportun;

•       Avoir une bonne maîtrise des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC);

•       Savoir écrire et parler couramment l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance pratique d’une des deux autres langues constituerait un atout supplémentaire.

•       Avoir la capacité d’organiser des tâches de routine, d’identifier des solutions en vue de répondre à des priorités conflictuelles ou à l’incertitude dans l’exécution de tâches nouvelles ou changeantes;

•       Posséder les capacités nécessaire pour former des objectifs de travail et identifier les étapes nécessaires à leur réalisation;

•       Être capable de comprendre et de contribuer aux objectifs de l’équipe ou de l’unité de travail suivant les instructions du superviseur;

•       Réunir les capacités nécessaires pour travailler selon des pratiques de bureau bien établies et réussir plusieurs tâches concomitantes dans des délais fixés.

 

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