Assistant(E) de Direction (Secrétaire bilingue)

INTITULÉ DU POSTE Assistant(E) de Direction (Secrétaire bilingue)
INSTITUTION     Commission de la CEDEAO
GRADE G5/G6/G7
SALAIRE ANNUEL UC31,502.30 USD49,704.33/UC35,815.21 USD56,509.24/UC40,223.62 USD63,464.83
STATUS Permanent
AGENCE Centre de la CEDEAO pour le développement du genre (CCDG)
DÉPARTEMENT Affaires sociales & Genre
DIRECTION Bureau du Directeur, Centre de la CEDEAO pour le développement du genre (CCDG)
DIVISION Bureau du Directeur, Centre de la CEDEAO pour le développement du genre (CCDG)
SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE Directeur, Centre de la CEDEAO pour le développement du genre (CCDG)
SUBORDONNÉS
LIEU DE TRAVAIL

 

DAKAR, SENEGAL
Les dossiers de candiature devront être transmis à : b19officemngdakar@ecowas.int

APERÇU DES TÂCHES

Placé sous l’autorité du Directeur du Centre de la CEDEAO pour le développement du genre, le/la titulaire du poste joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’Agence. De l’accueil des visiteurs à la réception des appels, en passant par la fixation des rendez-vous, l’organisation de l’emploi du temps de son supérieur hiérarchique, la rédaction de la correspondance et le classement des documents, il/elle assume des fonctions essentielles aux activités quotidiennes du bureau.. À cet égard, il/elle doit être accessible et proactif(ve) face aux demandes concurrentes des parties internes et externes.

 

RÔLE ET RESPONSIBILITÉS

 

  • Gestion de l’emploi du temps du Superviseur hiérarchique : gestion de l’emploi du temps et du calendrier du superviseur, organisation et gestion des rendez-vous, réception et accueil des visiteurs, appels téléphoniques, vérification des appels entrants afin de s’assurer de leur importance et de la possibilité d’y répondre ou de les transférer au superviseur.
  • Gestion administrative : organisation des réunions, réception, rédaction, dactylographie et suivi des courriers administratifs, réservation des salles de réunion, provision des fournitures de bureau ;
  • Gestion du courrier et des documents : création d’un système d’enregistrement des courriers entrants et sortants, archivage et classement électronique des documents à l’aide d’un logiciel de gestion des documents (ECM) en vue de faciliter leur récupération en cas de besoin, gestion des documents (entrants et sortants, classement des courriers), suivi des documents soumis pour signature ou approbation.
  • Compétences informatiques : Connaissance de Ms Office, ECM et d’autres logiciels, notamment ECOLink si possible. Démontrer une capacité de traitement de texte en anglais, en français et/ou en portugais.
  • Effectuer toute autre tâche pouvant être confiée par le superviseur

 

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

  • Être titulaire d’un Brevet de Technicien Supérieur (BTS)/Diplôme national supérieur (DNS/DUT) ou de tout autre diplôme équivalent en Secrétariat de direction, en administration ou dans un domaine connexe obtenu d’une institution supérieure reconnue.
  • Justifier d’au moins six (6) années d’expérience avec prise de responsabilité progressive en administrative ou en services de secrétariat ;
  • Faire preuve d’un bon esprit critique et être capable de prendre des décisions raisonnables en l’absence de directives ;
  • Avoir une bonne connaissance des logiciels informatiques nécessaires et des systèmes de classement ECM pertinents ainsi que des procédures, directives et processus relatifs à la correspondance dans la préparation et l’utilisation des documents et des modèles administratifs.

 

CANDIDATS  ÉLIGIBLES

Les ressortissants de la République du Sénégal ou les ressortissants des Etats Membres de la CEDEAO résidant au Sénégal.

 

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

 

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

  • Avoir la capacité de faire des suggestions fondées sur ses propres observations afin d’améliorer la façon dont le travail est accompli et de mener avec confiance à leur mise en œuvre, tel que requis ;
  • Justifier d’une expérience démontrée du travail efficace en tant que membre d’une équipe, en dirigeant à l’occasion des discussions ou en tenant des rôles de premier plan, au besoin ;
  • Avoir la capacité de soutenir l’équipe en se tenant au courant des initiatives, des événements et des besoins de celle-ci et en aidant les chefs d’équipe au besoin ;
  • Avoir la capacité de travailler sous pression et de produire les résultats escomptés ;
  • Savoir assumer la responsabilité de sa carrière et de son rendement et de s’engager régulièrement et de façon indépendante dans des activités d’auto-évaluation
  • Savoir renforcer ses capacités et maintenir les compétences et l’expertise nécessaires à l’accomplissement des tâches assignées.
  • Faire preuve d’une excellente éthique de travail, de positivité, de motivation, de souplesse et posséder des aptitudes à la résolution de problèmes pour accomplir les tâches associées au poste ;
  • Avoir la capacité de prendre l’initiative de résoudre des problèmes semi-routiniers et de formuler des recommandations pour améliorer la qualité et la quantité des services offerts aux clients ;
  • Manifester un désir ardent d’aider les autres dans diverses circonstances pertinentes à son propre domaine de travail et de référer à la personne appropriée pour obtenir de l’aide supplémentaire, au besoin ;
  • Avoir la capacité de travailler en équipe pour articuler les besoins des clients et des intervenants ;
  • Avoir la capacité de gérer efficacement son temps et d’atteindre les normes de service et les objectifs liés aux responsabilités assignées.
  • Comprendre les méthodes d’accès aux ressources ou aux services internes pour améliorer la sensibilisation culturelle et veiller à améliorer les compétences multiculturelles en matière d’interaction avec d’autres personnes d’origines culturelles et linguistiques diverses, en particulier en Afrique de l’Ouest ;
  • Avoir la capacité d’écouter attentivement les idées, les demandes et les préoccupations des gens et de comprendre, d’intérioriser et de développer des compétences en gestion de la diversité conformément aux règles et politiques de la CEDEAO ;
  • Capacité et responsabilité d’intégrer la perspective genre et de veiller à la participation équitable des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail ;
  • Avoir la capacité de reconnaître les idées préconçues et les points de vue stéréotypés de certains groupes et individus et d’adopter avec succès des comportements inclusifs et culturellement appropriés.
  • Avoir une bonne compréhension de base du mandat de l’organisation de la CEDEAO et de ses fonctions, en particulier celles de ses institutions/agences ;
  • Avoir une parfaite connaissance des procédures et pratiques courantes de la CEDEAO en ce qui concerne les responsabilités assignées (par exemple, les normes et les règles) et les outils de travail (par exemple, la technologie) ;
  • Avoir la capacité d’appliquer les normes de la CEDEAO pour l’envoi de courrier électroniques et d’autres tâches de routine et de tenir des dossiers et des informations concernant les tâches assignées conformément aux règles et règlements en vigueur ;
  • Avoir la capacité d’appliquer les procédures de la CEDEAO relatives aux tâches et de démontrer une compréhension des systèmes, processus, règles et/ou normes associés suffisamment pour expliquer leur nécessité et pour identifier les erreurs et les conséquences.
  • Posséder d’excellentes compétences en calcul et avoir la capacité de recueillir, de rassembler, de classer et de résumer des données en suivant des instructions claires et simples ;
  • Avoir la capacité avérée de contester les procédures établies en vue d’améliorer le rendement ;
  • Être axé sur les détails, avoir la capacité de détecter et de corriger les erreurs et de tenir des registres précis d’indicateurs et d’informations simples ;
  • Avoir la capacité de recueillir et d’organiser l’information et les données d’une manière simple et compréhensible.
  • Avoir la capacité de fournir au superviseur, aux collègues et aux clients, des renseignements exacts et complets sur demande, en faisant preuve de jugement, de tact et de diplomatie ;
  • Avoir la capacité démontrée d’utiliser des ordinateurs et posséder des compétences avancées en traitement de texte, y compris une connaissance pratique des tableurs (p. ex. Excel), de l’inter/intranet, du courriel et des réseaux sociaux ;
  • Avoir la capacité de lire, d’écouter et de comprendre des instructions et de les exécuter avec une supervision limitée ;
  • Avoir la capacité de produire des documents clairs, concis, logiques et grammaticalement corrects en anglais ou en français et posséder la même compétence linguistique à l’oral ;
  • Avoir la capacité de régler les problèmes avec les autres de façon franche, rapide et directe ;
  • Avoir la maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;
  • Avoir une bonne maîtrise de l’expression orale et écrite dans deux des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance d’une autre langue constituerait un atout supplémentaire.
  • Avoir la capacité d’organiser des tâches de routine, d’identifier des solutions pour répondre à des différentes priorités ou à l’incertitude dans l’exécution de tâches nouvelles ou changeantes ;
  • Avoir la capacité d’établir des objectifs de travail et de déterminer les étapes nécessaires pour atteindre ces objectifs ;
  • Être en mesure de comprendre les objectifs de l’équipe ou de l’unité de travail et d’y contribuer selon les directives du superviseur ;
  • Pouvoir travailler dans le cadre de pratiques de bureau bien établies et organiser de multiples tâches dans des délais établis.

 

 

 

 

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