Assistant(E) de Direction /Réceptioniste

INTITULÉ DU POSTE : Assistant(E) de Direction /Réceptioniste
INSTITUTION COMMISSION DE LA CEDEAO
GRADE G4/G5/G6
SALAIRE ANNUEL UC18, 090.53 USD28,543.24/UC22,864.77 USD36,076.03/UC27,453.85 USD43, 316.68
STATUT PERMANENT
AGENCE  
DÉPARTEMENT BUREAU DU PRÉSIDENT
DIRECTION  
DIVISION BUREAU DU REPRÉSENTANT RÉSIDENT, BENIN
SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE AGENT ADMINISTRATIF
SUBORDONNÉS  
LIEU DE TRAVAIL COTONOU
Les candidatures devront être envoyées à l’adresse : b15repbnasstdirrec@ecowas.int

 

APERÇU DES TÂCHES

Placé(e) sous l’autorité d’un agent administratif, le/la titulaire du poste jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du bureau. De l’accueil des visiteurs à la réception des appels en passant par la fixation des rendez-vous, l’organisation du calendrier de son supérieur hiérarchique, la rédaction de correspondances et le classement des documents, il assumera des fonctions essentielles aux activités quotidiennes du bureau. À cet égard, il/elle doit être assez accessible et proactif face aux demandes concurrentes des parties internes et externes.

 

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

§  Gérer l’agenda et/ou le carnet d’activités du supérieur hiérarchique, organiser et gérer les rendez-vous, recevoir et installer les visiteurs, émettre des appels téléphoniques, vérifier les appels entrants pour s’assurer de leur importance et de la possibilité de répondre ou de transférer au supérieur hiérarchique.

§  Organiser des réunions; recevoir, rédiger, saisir et faire le suivi des lettres administratives; réserver des salles de réunion; demander et mettre à disposition des fournitures au bureau.

§  Créer un système d’enregistrement des courriers entrants et sortants; assurer l’archivage électronique des documents à l’aide du logiciel ECM de sorte à les retrouver facilement en cas de besoin; gérer les documents (classer le courrier entrant et sortant); assurer le suivi des documents soumis pour signature ou approbation.

§  Savoir utiliser MS Office, ECM et d’autres logiciels ECOLink, en cas de besoin. Avoir des capacités probantes de traitement de texte en anglais, français et/ou portugais.

  • Vérifier et confirmer les réunions de son superviseur, à la demande de celui-ci;
  • Assurer la réception et l’émission des appels téléphoniques ;
  • Recevoir et enregistrer convenablement toutes les correspondances, procéder à la distribution du courrier, assurer la transmission immédiate du courrier reçu à la personne appropriée et préparer les correspondances sortantes, le cas échéant;
  • Rédiger les correspondances courantes sur demande du supérieur hiérarchique;
  • Suivre le stock de fournitures de bureau, de concert avec l’agent administratif;
  • Préparer et coordonner la logistique des réunions;
  • Assister les activités relatives au protocole et aux événements (les réservations, la confirmation et l’achat de billets, les réservations d’hôtels, l’acquisition et le renouvellement de visas, etc.) en coopération avec l’agent administratif;

§  S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait être assignée par la hiérarchie.

 

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

§  Être titulaire d’un Brevet de Technicien Supérieur (BTS)/diplôme national en la matière ou son équivalent en secrétariat, en administration ou dans tout autre domaine connexe d’une institution supérieure reconnue.

§  Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience dans les services administratifs au sein d’une organisation internationale publique ou privée;

§  Faire preuve de compétences avancées et d’une capacité de s’adapter rapidement aux nouvelles technologies et d’acquérir facilement de nouvelles compétences techniques;

§  Avoir une bonne connaissance des logiciels informatiques connexes et savoir utiliser les modules ECM relatifs au classement et à l’archivage de documents en vue d’en faciliter le stockage, la récupération et l’élimination.

§  Faire preuve de compétences analytiques et d’une bonne compréhension des processus opérationnels afin de pouvoir interpréter et anticiper efficacement les besoins du bureau.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes

 

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

§  Être en mesure de représenter valablement sa hiérarchie pour expliquer les règles, les normes et attentes (par exemple les délais), de sorte à s’assurer de la conformité et des réponses satisfaisantes aux demandes ;

§  Avoir la capacité de se motiver soi-même et/ou d’engager les autres collaborateurs dans des discussions qui permettront de formuler des recommandations visant à améliorer les processus, modèles ou autres outils de travail ;

§  Pouvoir entreprendre des démarches positives pour faciliter le travail d’équipe, participer activement aux discussions et à la réalisation des objectifs de l’équipe ;

§  Savoir assumer la responsabilité de sa propre carrière et de ses performances avec quelques conseils du superviseur;

§  Savoir renforcer ses capacités et celles des autres par le partage des connaissances, des outils, de l’expertise et de l’expérience avec d’autres personnes pour rester au diapason des informations et compétences entrant dans l’exercice de ses fonctions.

§  Attester d’excellentes compétences interpersonnelles en termes d’écoute et de d’accomplissement de tâches multiples, avec une bonne compréhension des responsabilités et du rôle du service à la clientèle dans la représentation des valeurs de la CEDEAO, dans toutes ses interactions ;

§  Savoir prendre des initiatives pour résoudre les problèmes courants associés à des tâches assignées, faire preuve de bon jugement en impliquant les collègues ou supérieurs en cas de besoin ;

§  Faire preuve d’un bon esprit d’équipe en vue de trouver une réponse aux préoccupations et problèmes et améliorer les services ;

§  Savoir gérer efficacement son temps et organiser son cadre de travail de sorte à répondre aux attentes en matière de performance relative aux services aux utilisateurs ;

§  Être apte à orienter les demandeurs vers la source appropriée pour plus d’informations et requérir de l’aide en cas de surcharge de demandes provenant des clients.

§  Faire preuve de respect et d’équité vis-à-vis des différences culturelles des collaborateurs et clients;

§  Avoir de bonnes compétences en gestion de la diversité pour interagir avec les individus par des approches culturellement appropriées, dans le respect des règles/politiques de la CEDEAO;

§  Savoir reconnaître les préjugés et les stéréotypes de certains groupes et individus, adopter une attitude approprié sur le plan culturel et de l’inclusion ;

§  Avoir la capacité et assumer la responsabilité d’intégrer une perspective sensible au genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail;

§  Savoir gérer la diversité en ce qui concerne les pratiques quotidiennes du lieu de travail, eu égard aux attentes et aux tâches assignées.

§  Avoir une bonne compréhension du mandat et des fonctions de la CEDEAO ayant trait à son poste de travail;

§  Savoir rester saisi des activités, des calendriers et des objectifs du département en rapport avec sa propre équipe de travail ou de son domaine d’intervention;

§  Avoir une bonne connaissance des procédures de la CEDEAO régissant les activités de son poste et savoir faire preuve de discernement dans leur application;

§  Faire preuve d’intérêt et d’engagement forts pour les valeurs et les activités de la CEDEAO dans l’exercice de ses tâches quotidienne.

§  Faire preuve d’excellentes capacités à préserver, traiter et fournir des informations précises dans l’exercice de ses fonctions;

§  Être apte à organiser des fichiers et des informations pour la recherche et la tenue de dossiers ;

§  Avoir la capacité de repérer les erreurs, de les corriger rapidement et d’apprendre de son expérience ;

§  Avoir les connaissances et la capacité requises pour remettre en question des hypothèses fondamentales sur des modes de travail, dans un esprit d’amélioration.

§  Avoir des compétences avérées en informatique, pouvoir notamment communiquer à l’aide des outils technologiques actuelles telles que les logiciels de bureautique (tableurs, traitement de texte et logiciels de présentation graphique), rédiger et formater des documents de manière appropriée pour la présentation, le Web, les propositions, les rapports, les manuels, les bulletins et autres documents;

§  Faire preuve de bonnes aptitudes et compétences en matière de partage d’information, à l’aide des nouvelles technologies, conformément au processus et pratiques en vigueur;

§  Être en mesure de communiquer avec clarté et conviction, savoir reconnaître et comprendre la validité des points de vue des autres et réagir de manière constructive ;

§  Avoir une bonne maîtrise des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC);

§  Savoir écrire et parler couramment l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance pratique d’une des deux autres langues constituerait un atout supplémentaire.

§  Savoir utiliser rationnellement son temps pour accomplir des tâches spécifiques, de sorte à respecter les délais et attentes en termes de qualité et de quantité de services;

§  Faire preuve de bonnes aptitudes organisationnelles et d’une excellente capacité à subdiviser le travail pour se concentrer premièrement sur les aspects prioritaires ;

§  Être en mesure de contribuer, suivant des orientations appropriées, à entretenir les normes de performance de l’organisation tout au long de la mise en œuvre de nouveaux processus, pratiques et plans adoptés par le département, en lien avec les tâches assignées ;

§  Pouvoir suivre les niveaux d’avancement et envisager de nouveaux objectifs dans le contexte des responsabilités assignées ;

§  Se montrer apte à donner suite aux engagements pris envers les autres.

 

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