Assistant Comptable

INTITULÉ DU POSTE : Assistant Comptable
INSTITUTION COMMISSION DE LA CEDEAO
GRADE G4/G5/G6
SALAIRE ANNUEL UC18, 090.53 USD28,543.24/UC22,864.77 USD36,076.03/UC27,453.85 USD43, 316.68
STATUT PERMANENT
AGENCE  
DÉPARTEMENT BUREAU DU PRÉSIDENT
DIRECTION  
DIVISION BUREAU DU REPRÉSENTANT RÉSIDENT, BENIN
SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE AGENT ADMINISTRATIF
SUBORDONNÉS  
LIEU DE TRAVAIL COTONOU
Les candidatures devront être envoyées à l’adresse :  b15repbnasstcompt@ecowas.int

 

APERÇU DES TÂCHES

L’assistant comptable sera placé sous la supervision d’un agent administratif et chargé d’exécuter des activités et tâches relatives à la comptabilité, comme indiqué dans les rôles et responsabilités ci-dessous.

 

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

§  Assister les travaux de clôture des comptes de fin d’année et aider à préparer les états financiers;

§  Assurer les exportations et revues mensuelles de la balance de vérification de l’année en revue et déceler les zones à problèmes;

§  Aider à analyser tous les comptes du grand livre (créditeurs, débiteurs, recettes et dépenses) et ajuster/proposer des corrections si nécessaire;

§  Assurer la préparation de pièces de journal et leur publication dans le système comptable;

§  Suivre l’amortissement/les dépenses des comptes prépayés utilisés;

§  Assurer le rapprochement des postes non soldés du grand livre;

§  Répondre et fournir les informations/documents demandés aux auditeurs externes sur les questions soulevées lors de l’audit de fin d’année et recommander/proposer des moyens de les corriger;

§  Aider l’agent administratif à assurer la liaison avec les auditeurs externes lors de la clôture des comptes et de la préparation des rapports;

§  Aider à exécuter les autres activités comptables (comptes créditeurs, rapprochements bancaires, créances, etc.) en trouvant des solutions face aux problèmes/propositions d’ajustements soulignés lors de l’audit de l’exercice;

§  Recevoir les factures des fournisseurs, numériser/importer les images, vérifier que l’extraction des données est exacte et introduire les documents dans le synergiciel pour traitement;

§  Vérifier et publier les factures numérisées à l’aide des codes de transaction appropriés dans le SAP;

§  Identifier et prévenir le traitement des factures en double;

§  Identifier les flux de travail des fournisseurs manquants et lancer le processus de leur création ;

§  Traiter les factures conformément aux exigences du SAP et des politiques et procédures financières de la CEDEAO;

§  Obtenir et joindre les documents supplémentaires requis pour les dépenses spéciales, y compris les dépenses en capital;

§  Déceler les opportunités d’optimiser le calendrier des paiements, en fonction des conditions de paiement;

§  Traiter les décaissements conformément au calendrier;

§  Rapprocher les relevés des fournisseurs et suivre les soldes des comptes fournisseurs;

§  Saisir et enregistrer les reçus de caisse dans le système logiciel de comptabilité (SAP) en utilisant les codes de transaction appropriés;

§  Publier tous les paiements effectués ou reçus par virement bancaire en temps opportun et avec précision;

§  Préparer des états de rapprochement bancaires précis sur une base mensuelle et de manière ponctuelle;

§  Répondre de manière ponctuelle et professionnelle aux requêtes internes et externes;

§  Aider à résoudre les écarts de facturation avec les fournisseurs;

§  Traiter les documents des comptes créditeurs conformément aux politiques légales et de conformité y afférant ;

§  Traiter et valider sans délai les chèques pour les factures et réclamations connexes;

§  Vérifier l’exactitude des chèques sortants;

§  Aider à archiver la documentation du département;

§  Traiter dans les meilleurs délais les fiches de demande de réclamation de dépenses du personnel et celles relatives au retour de voyage ;

§  Assurer un archivage général et un soutien administratif au profit du département des finances;

§  Aider à tenir des registres détaillés des prévisions budgétaires, des obligations et des soldes disponibles, à produire des prévisions de dépenses; rapprocher les comptes divisionnaires des comptes centraux;

§  S’acquitter de toute autre fonction assignée par le supérieur hiérarchique.

 

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

§  Être titulaire d’un Brevet de Technicien Supérieur (BTS)/diplôme national en la matière ou son équivalent en secrétariat, en administration ou dans tout autre domaine connexe d’une université reconnue.

§  Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle avec un prise de responsabilité progressive dans les domaines des finances, du budget, de la comptabilité ou dans tout autre domaine connexe;

§  Posséder des compétences professionnelles probantes pour non seulement extraire, interpréter et analyser une grande variété de données comptables, mais aussi résorber les écarts de données et autres problèmes;

§  Avoir des bonnes connaissances des activités de comptabilité transactionnelle comme la budgétisation, la paie, le traitement des réclamations des fournisseurs, le rapprochement et les rapports financiers, dans le cadre des responsabilités du poste;

§  Savoir identifier et résorber les écarts de données comptables et les problèmes opérationnels;

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes

 

PRINCIPALES COMPÉTENCES RELATIVES À LA CEDEAO

§  Être en mesure de représenter valablement sa hiérarchie pour expliquer les règles, les normes et attentes (par exemple les délais), de sorte à s’assurer de la conformité et des réponses satisfaisantes aux demandes ;

§  Avoir la capacité de se motiver soi-même et/ou d’engager les autres collaborateurs dans des discussions qui permettront de formuler des recommandations visant à améliorer les processus, modèles de documents ou autres outils de travail ;

§  Pouvoir entreprendre des démarches positives pour faciliter le travail d’équipe, participer activement aux discussions et à la réalisation des objectifs de l’équipe ;

§  Savoir assumer la responsabilité de sa propre carrière et de ses performances avec quelques conseils du superviseur;

§  Savoir renforcer ses capacités et celles des autres par le partage des connaissances, des outils, de l’expertise et de l’expérience avec d’autres personnes pour rester au diapason des informations et compétences entrant dans l’exercice de ses fonctions.

§  Attester d’excellentes compétences interpersonnelles en termes d’écoute et de d’accomplissement de tâches multiples, avec une bonne compréhension des responsabilités et du rôle du service à la clientèle dans la représentation des valeurs de la CEDEAO, dans toutes ses interactions ;

§  Savoir prendre des initiatives pour résoudre les problèmes courants associés à des tâches assignées, faire preuve de bon jugement en impliquant les collègues ou supérieurs lorsque cela est nécessaire;

§  Faire preuve d’un bon esprit d’équipe ; savoir interagir avec les clients en vue de trouver une réponse aux préoccupations et problèmes et améliorer les services ;

§  Savoir gérer efficacement son temps et organiser son cadre de travail de sorte à répondre aux attentes en matière de performance relative aux services aux utilisateurs ;

§  Être apte à orienter les demandeurs vers la source appropriée pour plus d’informations et requérir de l’aide en cas de surcharge de demandes provenant des clients.

§  Faire preuve de respect et d’équité vis-à-vis des différences culturelles des collaborateurs et clients;

§  Avoir de bonnes compétences en gestion de la diversité pour interagir avec les individus par des approches culturellement appropriées, dans le respect des règles/politiques de la CEDEAO;

§  Savoir reconnaître les préjugés et les stéréotypes de certains groupes et individus, adopter une attitude approprié sur le plan culturel et de l’inclusion ;

§  Avoir la capacité et assumer la responsabilité d’intégrer une perspective sensible au genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail;

§  Savoir gérer la diversité en ce qui concerne les pratiques quotidiennes du lieu de travail, eu égard aux attentes et aux tâches assignées.

§  Avoir une bonne compréhension du mandat et des fonctions de la CEDEAO ayant trait à son poste de travail;

§  Savoir rester saisi des activités, des calendriers et des objectifs du département en rapport avec sa propre équipe de travail ou de son domaine d’intervention;

§  Avoir une bonne connaissance des procédures de la CEDEAO régissant les activités de son poste et savoir faire preuve de discernement dans leur application;

§  Faire preuve d’intérêt et d’engagement forts pour les valeurs et les activités de la CEDEAO dans l’exercice de ses tâches quotidienne.

§  Faire preuve d’excellentes capacités à préserver, traiter et fournir des informations précises dans l’exercice de ses fonctions;

§  Être apte à organiser des fichiers et des informations pour la recherche et la tenue de dossiers ;

§  Avoir la capacité de repérer les erreurs, de les corriger rapidement et d’apprendre de son expérience ;

§  Avoir les connaissances et la capacité requises pour remettre en question des hypothèses fondamentales sur des modes de travail, dans un esprit d’amélioration.

§  Avoir des compétences avérées en informatique, pouvoir notamment communiquer à l’aide des outils technologiques actuels tels que les logiciels de bureautique (tableurs, traitement de texte et logiciels de présentation graphique), rédiger et formater des documents de manière appropriée pour la présentation, le Web, les propositions, les rapports, les manuels, les bulletins et autres documents;

§  Faire preuve de bonnes aptitudes et compétences en matière de partage d’information, à l’aide des nouvelles technologies, conformément au processus et pratiques en vigueur;

§  Être en mesure de communiquer avec clarté et conviction, savoir reconnaître et comprendre la validité des points de vue des autres et réagir de manière constructive ;

§  Savoir écrire et parler couramment l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance pratique d’une des deux autres langues constituerait un atout supplémentaire.

§  Savoir utiliser rationnellement son temps pour accomplir des tâches spécifiques, de sorte à respecter les délais et attentes en termes de qualité et de quantité de services;

§  Faire preuve de bonnes aptitudes organisationnelles et d’une excellente capacité à subdiviser le travail pour se concentrer premièrement sur les aspects prioritaires ;

§  Être en mesure de contribuer à entretenir les normes de performance de l’organisation tout au long de la mise en œuvre de nouveaux processus, pratiques et plans adoptés par le département, en lien avec les tâches assignées ;

§  Pouvoir suivre les niveaux d’avancement et envisager de nouveaux objectifs dans le contexte des responsabilités assignées ;

§  Se montrer apte à donner suite aux engagements pris envers les autres.

                         

 

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