DESCRIÇÃO DA FUNÇÃO

Sob a supervisão do Representante Residente da CEDEAO junto da União Africana, o/a titular do cargo coordenará as funções administrativas e financeiras da Representação Permanente.

Funções e Responsabilidades

·       Auxiliar na coordenação, planeamento e controlo das atividades da Representação Permanente.

·       Gerir a preparação do orçamento da Representação Permanente.

·       Monitorar a implementação do orçamento e dos programas da Representação Permanente.

·       Contribuir para o desenvolvimento do orçamento da Representação Permanente.

·       Identificar as necessidades operacionais da Representação Permanente.

·       Elaborar e supervisionar a implementação do Plano Anual de Aquisições da Representação.

·       Garantir o bom funcionamento das atividades administrativas correntes, incluindo o ambiente de trabalho, os espaços, os equipamentos e os sistemas de armazenamento e recuperação de informação.

·       Monitorar pagamentos a fornecedores e prestadores de serviços individuais pelos serviços prestados.

·       Coordenar os envios e fretes, os procedimentos aduaneiros e a preparação da documentação conexa.

·       Validar as informações prestadas ao pessoal relativas à administração do escritório e aos procedimentos em matéria de Tecnologias da Informação.

·       Auxiliar no planeamento, organização e supervisão das funções administrativas.

·       Prestar apoio na monitorização e satisfação das necessidades administrativas e materiais da Representação Permanente, bem como na preparação, armazenamento e recuperação dos registos necessários.

·       Prestar apoio administrativo ao processo de aquisição.

·       Elaborar relatórios periódicos de situação, incluindo a redação de notas informativas, atas de reuniões, discursos, correspondência e outros documentos pertinentes, conforme necessário, para apreciação.

·       Garantir um sistema de arquivamento adequadamente mantido para documentos administrativos.

·       Preparar a ordem do dia das reuniões e o material de apoio para distribuição.

·       Executar as atividades financeiras diárias, semanais e mensais necessárias para a preparação adequada das demonstrações financeiras.

·       Supervisionar e rever o registo das transações no sistema contabilístico.

·       Elaborar relatórios periódicos (relatórios financeiros mensais, trimestrais e anuais, etc.).

·       Garantir as reconciliações bancárias.

·       Executar quaisquer outras funções que lhe sejam atribuídas, ocasionalmente, pelo superior hierárquico direto.

Habilitações Académicas 

·       Licenciatura em Administração, Finanças, Ciências Sociais, Humanidades ou domínio afim, obtida numa universidade reconhecida.

• Cinco (5) anos de experiência profissional em contratação pública, gestão financeira e operações orçamentais em organizações internacionais ou multinacionais.
• Conhecimento dos regulamentos financeiros da CEDEAO, dos procedimentos administrativos, do Código de Contratação Pública e do Estatuto do Pessoal.
• Conhecimento e competência técnica para consolidar demonstrações financeiras para integração nas demonstrações financeiras da CEDEAO sujeitas a auditoria, bem como capacidade para responder às observações de auditorias internas e externas.
• Conhecimento prático aprofundado das práticas, políticas e procedimentos de gestão de tesouraria, bem como capacidade para formular recomendações adequadas com vista a melhorar a sua exatidão, segurança, pontualidade e eficiência.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 45 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·       Capacidade de persuadir/influenciar terceiros a analisar um determinado ponto de vista, adotar uma nova ideia ou implementar novos métodos e abordagens.

·       Capacidade de liderar uma equipa de estagiários/funcionários com menos experiência e incutir um espírito de trabalho em equipa para envolver os funcionários e alcançar um conjunto definido de tarefas.

·       Capacidade de resolver desafios com o mínimo de orientação e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação.

·       Capacidade de utilizar o Código de Ética para gerir a si próprio, a terceiros, gerir informação e os recursos.

·       Capacidade de orientar os terceiros e criar circuitos de retorno com superiores, colegas e pessoal temporário para construir relações de trabalho robustas e melhorar o desempenho.

·       Competências interpessoais com a capacidade de manter um cliente informado sobre o progresso ou retrocessos em projetos de relevância para os prazos, qualidade e quantidade.

·       Capacidade de interagir proativamente com os clientes e construir relações de confiança fortes  com base no respeito mútuo e contacto regulares.

·       A capacidade de estabelecer e manter a credibilidade profissional com os clientes/partes interessadas de modo a se antecipar as suas necessidades atenuar os problemas e equilibrar cuidadosamente as obrigações profissionais com a necessidade de ser sensível e atento às suas necessidades.

·       Capacidade de aconselhar, consultar e orientar outros sobre assuntos relacionados com responsabilidades funcionais atribuídas e padrões estabelecidos de serviço ao cliente .

·       Contribuir para a manutenção dos objetivos e padrões de desempenho da unidade.

·       Demonstrar respeito pelas diferenças culturais, equidade e capacidade de se relacionar bem com pessoas de origens , nacionalidade, genero, etnia, raça e religião diferentes.

·       Compreensão de visões culturais diversas especialmente na África Ocidental, com sensibilidade às diferenças de grupo; capacidade de destinguir os preconceitos e praticar tolerância e empatia.

·       Capacidade de ouvir ativamente, considerar as preocupações das pessoas e aplicar bom senso, tato e diplomacia.

·       Capacidade de trabalhar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que beneficia de pontos fortes diversos que reúnem práticas inovadoras.

·       Capacidade de encorajar, promover e defender as pessoas de uma forma imparcial e transparente.

·       Conhecimento das instituições e setores da CEDEAO (por exemplo, localização, mandato, inter-relações, programas, serviços e ocupações).

·       Conhecimento dos requisitos operacionais internos da CEDEAO para os programas, projetos, serviços e sistemas necessários para realizar as tarefas  e atingir objetivos de desempenho.

·       O conhecimento das regras e procedimentos da CEDEAO relacionadas com as suas responsabilidades e  capacidade de explicá-las claramente a tareceiros.

·       Conhecimento da cultura da CEDEAO, estruturas e questões de desempenho e prioridades que afetam as suas funções.

·       Capacidade de estudar dados / informações de uma variedade de fontes, identificar anomalias, tendências e problemas, apresentar conclusões e fazer recomendações.

·       Capacidade de dividir problemas ou processos em partes-chave para identificar e resolver falhas nos objetivos , garantia de qualidade, conformidade e desempenho da unidade.

·       Conhecimento e capacidade de aplicar técnicas para gerar ideias criativas e novas abordagens para atingir objetivos.

·       Capacidade de usar evidências e pesquisas para informar políticas e programas e identificar fontes de informação relevantes e adequadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou comités internos.

·       Capacidade operacional no uso do computador na comunicação usando ferramentas como e-mail, processamento de texto, Excel, power point e sites de redes sociais; capacidade de produzir folhas de cálculo complexas, gráficos e gráficos para comunicar tendências, conclusões, observações, etc.

·       Capacidade de fazer bom uso de gráficos e tabelas  apresentar dados numéricos de forma eficaz para a elaboração de  relatórios/propostas técnicas semi-complexas e editar/verificar modelos, cartas, etc.

·       Capacidade de transmitir informação de forma clara e concisa de forma sucinta e organizada, quer de forma escrita como oral, através da imprensa escrita e digital.

·       Apresentar  competências interpessoais, fazer apresentações, expressar opiniões e debater ideias com outros de forma construtiva.

·       Domínio de uma das três línguas oficiais da CEDEAO (inglês, francês e português)

·       Capacidade de desenvolver e implementar um plano de ação individual para atingir objetivos de trabalho específicos e identificar, organizar e monitorizar tarefas para facilitar a execução.

·       Capacidade de contribuir e/ou liderar projetos de acordo com padrões e técnicas de gestão de projetos aceites, para coordenar contribuições de outros para definir e cumprir prazos.

·       Capacidade de organizar o trabalho, definir prioridades e trabalhar dentro de prazos, dando atenção a detalhes, partes interessadas, indicadores e riscos.

·       Capacidade de identificar, recolher e avaliar indicadores para monitorizar o desempenho e tomar medidas proativas de ajustes, caso for necessário.