·       Encarregado de Programas – Arquivista

As candidaturas devem ser submetidas para : b54ppoarchanddocumt@ecowas.int

VISÃO GERAL DA FUNÇÃO

Sob a supervisão do Diretor de Comunicação, a principal tarefa é manter os dados organizados, seguros e disponíveis. Isso envolve a manutenção de arquivos em papel, arquivos eletrônicos ou até mesmo bancos de dados. Inserir, organizar e recuperar informações desses sistemas.

FUNÇÃO E RESPONSABILIDADES

•          Supervisionar a manutenção de informações precisas sobre a Comunidade da CEDEAO e suas instituições.

•          Gerenciar dados sobre a Comissão da CEDEAO e outras instituições da CEDEAO, novas aquisições, incluindo relatórios, publicações e pesquisas para catalogação.

•          Desenvolver guias online para fácil acesso.

•          Supervisionar o armazenamento, arquivamento e desenvolver guias online para recuperação de documentos da Comissão.

•          Supervisionar as atividades de controle de documentos, revisando e editando-os antes de serem enviados à Comissão da CEDEAO e outras instituições e departamentos da CEDEAO ou arquivados.

HABILITAÇÕES LITERÁRIAS E EXPERIÊNCIA

·       Mestrado ou equivalente em Biblioteconomia, Arquivologia e Documentação ou área correlata de uma universidade de renome.

·       10 anos de experiência em serviços de Biblioteca, Arquivo e Documentação, dos quais pelo menos 2 anos de experiência internacional relevante e 2 anos em nível de supervisão.

·       Experiência com sistemas de gestão de documentação, desempenho e informação financeira, como o Sistema de Gestão de Documentos, Conferências e Produção (DCPMS) e um sistema de planeamento de recursos empresariais como o SAP/UMOJA.

·       Competência comprovada no desenvolvimento de conteúdos e na implementação de estratégias de comunicação para alargar a visibilidade de programas e prioridades.

·       Conhecimento na elaboração de estratégias e planos de comunicação para garantir a visibilidade junto dos principais públicos, incluindo os meios de comunicação social.

·       Conhecimento e compreensão de teorias, conceitos e abordagens relevantes para o setor, área funcional ou outra área especializada.

·       Conhecimento aprofundado das normas e regulamentos da CEDEAO sobre o controlo e a limitação da prestação de serviços de documentação e reuniões.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.                                                                                                          

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·       Capacidade de liderar programas e projetos atribuídos, disponibilizado os conhecimentos de gestão e de operações necessários para o cumprimento do mandato da organização (por exemplo, estabelecer redes e referências).

·       Capacidade de liderar através do exemplo e organizar o trabalho em equipa para encorajar a cooperação para alcançar resultados específicos, promover e criar ímpeto para a mudança e promover o envolvimento dos colaboradores; desenvolver e implementar controlos internos para o Programa-piloto para gerir potenciais obstáculos à implementação.

·       Excelentes competências de autogestão, ética e integridade comprovadas e demonstrar compromisso para com os  controlos internos das normas, delegações de poderes e transparência.

·       Capacidade de reunir competências/aptidões adicionais, avaliar contribuições individuais e reconhecer/abordar ganhos e deficiências de uma forma que traga sucesso contínuo à organização.

·       Conhecimento de gestão de programas a este nível, conhecimentos adquiridos a partir de uma certificação em gestão de programas (por exemplo, Gestão de Programas Bem-sucedidos (MSP) ou Gestão de Programas Profissionais PgMP).

·       Capacidade de pesquisar referências e tendências para trazer as melhores recomendações para o desenvolvimento e melhoria de programas/projetos que melhor sirvam a comunidade/organização.

·       Redes bem desenvolvidas e capacidade interpessoal para buscar feedback e dados de uma rede de profissionais de vários países/setores/organizações e para identificar e priorizar os requisitos mais críticos da comunidade.

·       Capacidade de gerir e coordenar iniciativas de gestão de clientes (por exemplo, ciclos de feedback, inquéritos, estudos, avaliações de necessidades) e fazer recomendações.

·       Capacidade de desenvolver e implementar as melhores práticas para os clientes (por exemplo, painéis de instrumentos, gestão de incentivos, mecanismos de feedback).

·       Capacidade de desenvolver e implementar planos de gestão de partes interessadas, programas e iniciativas para obter o acesso a novas iniciativas, para compreender melhor as opiniões discordantes, para obter recursos e aumentar as perceções de sucesso.

·       Diplomacia, tato e respeito de outras pessoas de diferentes origens, atenção à visões culturais diversas, especialmente na África Ocidental, com a capacidade de converter diversidade em oportunidades para melhorar os resultados operacionais/programáticos.

·       Capacidade de criar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que beneficia de pontos fortes diversos que reúnem práticas inovadoras.

·       Capacidade de permanecer objetivo nas avaliações e na gestão de conflitos, independentemente das posições de diferenças culturais, questões de género ou opiniões, e encoraja os funcionários a ultrapassar barreiras culturais e de género e diferenças de em termos de origem.

·       Capacidade de servir o interesse de uma multinacional culturalmente diversa equipas/organizações/comunidades e alguns grupos de portadores de deficiência sem preconceito, de forma imparcial ou preferência para com um grupo específico.

·       Uma sólida compreensão da estrutura organizacional da CEDEAO, dinâmicas associadas e expetativas necessárias para colaborar, participar, contribuir e liderar eficazmente.

·       Conhecimento comprovado do mandato da comunidade, do plano/prioridades estratégicas, bem como do estado/tendências económica, política e social dos Estados-Membros, especialmente no que diz respeito às suas funções.

·       Conhecimento das melhores práticas da CEDEAO, abordagens de gestão de programas e técnicas de investigação para liderar e/ou contribuir para o desenvolvimento ou avaliação de programas, projetos ou iniciativas.

·       Grande conhecimento das regras e procedimentos da CEDEAO para interpretar e aplicar adequadamente o texto das diretiva, fornecer aconselhamento técnico, formar terceiros  e avaliar o desempenho.

·       Capacidade de analisar uma situação através de indicadores (por exemplo, desempenho, técnicas) para avaliar os custos, benefícios, riscos e oportunidades de sucesso, na tomada de decisões.

·       Capacidade de reunir informações de diferentes fontes para identificar a causa de problemas, consequências das alternativas, possíveis obstáculos e formas de evitar o problemas futuros.

·       Capacidade de dividir situações/informações muito complexas em termos simples (usando gráficos, diagramas, exposição escrita eficaz) para explicar recomendações e conclusões visando a resolução de problemas ou melhorar operações/programas/projetos.

·       Capacidade de desenvolver novos conhecimentos sobre situações, aplicar soluções inovadoras a problemas e de conceber novos métodos de abordar questões/desconexões onde métodos e procedimentos estabelecidos sejam inexequíveis, indisponíveis ou ineficazes.

·       Domínio oral e escrito do francês e inglês.

·       Capacidade de comunicar com o impactos, de forma clara e concisa, de forma sucinta e organizada, transmitindo credibilidade e confiança ao fazer apresentações, definir expetativas e explicar questões complexas.

·       Capacidade de ouvir atentamente e interpretar corretamente mensagens de terceiros e responder adequadamente.

·       Capacidade de escrita (por exemplo, propostas, termos de referência, avaliações de programas, planos, processos de negócios) com edição bem desenvolvida.

·       Capacidade de dar feedback honesto, reconhecer ganhos, resolver deficiências e motivar comunicação directa para trabalhar no máximo da capacidade.

·       Domínio de uma das três línguas oficiais da CEDEAO (inglês, francês e português)

·       Grande capacidade de gestão organizacional e de projeto/programa com experiência significativa identificando prazos, metas, custos e recursos necessários para fornecer resultados operacionais/de programa/projeto.

·       Capacidade de definir objetivos e metas eficazes para si próprio, para os terceiros, e para o departamento, e ajustar prioridades de trabalho ou projeto em resposta a mudanças de circunstâncias.

·       Capacidade de identificar lacunas que afetam a realização das expetativas do programa/projeto e de conceber e implementar planos de intervenção necessários para construir a capacidade desejada (por exemplo, formação, realinhamento estrutural, parcerias, reafectação de recursos.

·       Capacidade de implementar um acompanhamento rigoroso e práticas de avaliação e de estabelecer horários de relatórios regulares relevantes para os principais resultados (por exemplo, indicadores de gestão, marcos do projeto, resultados do programa, metas de processamento).

·       Capacidade de planear, organizar e controlar recursos, procedimentos e protocolos para atingir objetivos específicos.