UC 26,446.85/USD 41,727.84

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para : b53pasmallarms@ecowas.int

VISÃO GERAL DA FUNÇÃO

Sob a orientação e supervisão geral do Oficial Principal de Armas de Pequeno Porte, o Assistente de Programa de Armas de Pequeno Porte fornece assistência administrativa e programática ao Programa de Armas de Pequeno Porte e garante o funcionamento eficiente dos processos administrativos diários da Divisão.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

• Auxiliar e facilitar as reuniões da Divisão e todas as atividades relacionadas.
• Auxiliar o Programa de Armas Leves e garantir o funcionamento eficiente dos processos administrativos diários da Divisão.
• Contribuir para a implementação do Programa de Armas Leves.
• Gerenciar a correspondência recebida e enviada para a Divisão.
• Acompanhar todas as correspondências, registrando-as e arquivando-as em pastas claramente identificadas.
• Preparar relatórios com os resultados de pesquisas relevantes, contribuir para a redação de artigos, resumos, memoriais, relatórios, atas, discursos, memorandos, cartas e outros documentos escritos.
• Auxiliar o Chefe da Divisão e os Oficiais do Programa no desenvolvimento de resultados, conforme necessário, para atingir os objetivos do Programa de Armas Leves.
• Manter bancos de dados adequados, registros impressos e eletrônicos precisos e garantir que os registros sejam armazenados com segurança, mantendo a confidencialidade de todos os dados oficiais e pessoais armazenados, em conformidade com as disposições das leis de proteção de dados relevantes.
• Manter contato e acompanhar a correspondência com outras Direções e Departamentos da Comissão da CEDEAO.
• Auxiliar na organização de capacitações, conferências, reuniões, workshops de sensibilização, diálogos, missões e outros eventos na Divisão de Armas Ligeiras.
• Monitorar todas as comunicações relacionadas ao Programa de Armas Ligeiras e encaminhar comunicações críticas ao Chefe de Divisão ou aos Oficiais de Programa relevantes.
• Preparar a requisição de fornecimento de material de escritório.
• Acompanhar a reunião semanal da divisão.
• Executar outras tarefas que lhe sejam atribuídas pelo supervisor de linha.

HABILITAÇÕES LITERÁRIAS E EXPERIÊNCIA

·       Técnico de Brevet (BT)/OND ou equivalente em Artes, Humanidades ou Ciências Sociais, incluindo Ciência Política, Relações Internacionais, Estudos de Paz e Segurança, Criminologia, Direito ou área relevante.

·       Mínimo de 5 anos de experiência progressivamente responsável em administração de programas ou projetos, cooperação técnica ou área correlata.

·       Experiência de trabalho em organização internacional ou em nível multinacional é altamente desejável.

·       Conhecimento e capacidade de identificar os recursos necessários para programas/projetos e de executar atividades especializadas específicas visando o funcionamento eficaz e eficiente da equipe do Programa.

·       Conhecimento de políticas, processos e procedimentos internos em geral e aqueles relacionados à administração, implementação e avaliação de programas/projetos, cooperação técnica, programação e orçamento.

·       Conhecimento comprovado de métodos de gestão de projetos (incluindo gestão orçamentária, monitoramento e avaliação de relatórios).

·       Experiência em manutenção de registros, elaboração de relatórios e assistência ao Programa é necessária.

·       ​​Capacidade de estabelecer e manter relações de trabalho positivas com colegas é necessária.

·       Capacidade de definir prioridades e trabalhar dentro de um cronograma.

·       Capacidade de trabalhar eficientemente sob pressão, conciliar tarefas e cumprir prazos.

·       Conhecimento da Comissão da CEDEAO, seus mandatos e instrumentos relevantes em paz e segurança será uma vantagem.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos      internos                                                                                                          

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·    Capacidade de assumir uma presença credível ao explicar regras, padrões e expetativa (por exemplo, prazos) para garantir que as expetativa de conformidade e de trabalho sejam cumpridas.

·    Capacidade de motivar a si próprio e/ou a outros para se envolverem em discussões que resultem em recomendações para melhorar processos, modelos ou outras ferramentas de trabalho.

·    Capacidade de envolver-se em abordagens positivas para o trabalho em equipa, participar ativamente nas discussões e na consecução dos objetivos da equipa.

·    Capacidade de assumir a responsabilidade pela própria carreira e desempenho com a orientação pontual do superior/mentor.

·    Capacidade de ser autoditada e de capacitar outros através da partilha de conhecimentos, ferramentas, conhecimentos e experiência para se manterem competentes e bem informados na execução das funções.

·      Competências interpessoais, de escuta, polivalência com uma boa compreensão das responsabilidades do serviço ao cliente e do papel na representação dos valores da CEDEAO em todas as interações.

·      Capacidade de tomar iniciativa para resolver problemas de rotina associados a tarefas atribuídas usando bom senso ao envolver colegas ou superiores, conforme necessário.

·      Capacidade de trabalhar como parte de uma equipa para resolver preocupações, problemas e melhorar os serviços.

·      Capacidade de gerir o próprio tempo de forma eficaz e organizar a seu  trabalho de forma a satisfazer as expetativas de desempenho relacionadas com os serviços atribuídos aos clientes.

·      Capacidade de direcionar as pessoas de fora apropriada para obter mais informações e pedir ajuda quando estiver sobrecarregado com os pedidos dos  clientes.

·    Capacidade de aplicar abordagens culturalmente relevantes e apropriadas com pessoas de diversas origens culturais.

·    Boas competências de gestão da diversidade para interagir com indivíduos de uma forma culturalmente apropriada e de acordo com as regras/políticas da CEDEAO.

·    Capacidade de reconhecer noções preconcebidas e visões estereotipadas de certos grupos e indivíduos e adotar comportamentos inclusivos e culturalmente apropriados.

·    Capacidade e responsabilidade de incorporar perspetivas de género e assegurar a participação igualitária de mulheres e homens em todas as áreas do trabalho.

·    Conhecimento da gestão da diversidade no que se refere às expetativa diárias de trabalho e às tarefas atribuídas.

·    Conhecimento do mandato da CEDEAO e dos objetivos operacionais relevantes para as responsabilidades atribuídas.

·    Capacidade de manter-se atualizado com as atividades , horários e objetivos do departamento para bem da própria equipa de trabalho e área.

·    Conhecimento dos procedimentos relevantes  da CEDEAO para as suas funções e a capacidade tomar boas decisões no desempenho das funções.

·    Demostrar grande interesse e compromisso com os valores e atividades da CEDEAO no dia-a-dia.

·    Excelente capacidade de manter, processar e fornecer informações precisas como parte das suas funções.

·    Capacidade de organizar arquivos e informações para fácil acesso e manutenção de registos.

·    Capacidade de detetar erros, agir prontamente para corrigi-los e aprender com as experiências.

·    Conhecimento e capacidade de desafiar e questionar pressupostos fundamentais sobre formas aceites de fazer as coisas no espírito de melhoria.

·    Capacidade de usar a tecnologia atual para comunicar eficazmente, por exemplo, programas informáticos office, incluindo folhas de cálculo, processamento de texto e software de apresentação gráfica; capacidade de elaborar e formatar apresentações, relatórios, manuais, boletins informativos, conteúdo de sites e domínio das tecnologias de comunicação da informação (TIC).

·    Competências de partilha de informação bem desenvolvidas utilizando tecnologia e de acordo com processos e práticas estabelecidos.

·    Assertividade de comunicação verbal avançada e habilidades de comunicação com uma capacidade comprovada de reconhecer e compreender a validade dos pontos de vista dos outros e de responder de forma construtiva.

·    Domínio das tecnologias de comunicação da informação (TIC).

·    Domínio oral e escrito de uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês e português). O domínio de uma língua adicional será considerado como uma vantagem.

·    Capacidade de reservar tempo para tarefas específicas de forma a cumprir prazos e as expetativas de qualidade/quantidade.

·    Boas capacidade de organização com uma excelente capacidade de dividir o trabalho em partes menores e dar prioridade aos passos mais importentes.

·    Capacidade de contribuir para a manutenção dos padrões de desempenho organizacional ao longo da implementação de novos processos, práticas e planos adotados pelo Departamento e de relevância para as tarefas atribuídas.

·    Capacidade de monitorizar o progresso e de considerar novos objetivos no contexto das responsabilidades atribuídas.

·    Capacidade de dar seguimento a compromissos assumidos com terceiros.