APERÇU DES TÂCHES :

Sous la supervision du Représentant résident de la CEDEAO auprès de l’Union africaine, le/la titulaire du poste coordonne les fonctions administratives et financières de la Représentation permanente.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

·       Aider à la coordination, à la planification et au contrôle des activités de la Représentation permanente ;

·       Assurer la préparation du budget de la Représentation permanente ;

·       Assurer le suivi de l’exécution du budget et des programmes de la Représentation permanente ;

·       Contribuer à l’élaboration du budget de la Représentation permanente ;

·       Identifier les besoins opérationnels de la Représentation permanente ;

·       Élaborer et superviser la mise en œuvre du Plan annuel de passation des marchés de la Représentation ;

·       Assurer la bonne marche des fonctions administratives en cours, y compris l’environnement de travail, l’espace, l’équipement, le système de stockage et de récupération des informations ;

·       Assurer le suivi des paiements aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services fournis ;

·       Coordonner les expéditions/le fret, les dédouanements et la préparation de toute la documentation connexe ;

·       Valider les informations fournies au personnel concernant l’administration du bureau et les procédures informatiques ;

·       Aider à la planification, à l’organisation et à la supervision des fonctions administratives ;

·       Aider au suivi des besoins administratifs et matériels de la Représentation permanente et à la préparation, au stockage et à la récupération des dossiers nécessaires ainsi qu’à la formulation de réponses connexes ;

·       Apporter un soutien administratif au processus de passation des marchés ;

·       Préparer des rapports d’étape périodiques, y compris des notes, des procès-verbaux de réunions, des discours, des courriers et autres documents pertinents selon les besoins, pour examen ;

·       Veiller à la bonne tenue du système de classement des documents administratifs ;

·       Préparer l’ordre du jour et les documents de travail des réunions ;

·       Exécuter les activités financières quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles nécessaires à la bonne préparation des états financiers ;

·       Superviser et examiner la comptabilisation des transactions dans le système comptable ;

·       Préparer des rapports périodiques (rapports financiers mensuels, trimestriels, annuels, etc.) ;

·       Assurer les rapprochements bancaires ;

·       Effectuer toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées de temps à autre par son supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’une Licence en Administration, en Finances, en Sciences Sociales ou en Sciences Humaines ou dans un domaine connexe, délivrée par une université reconnue.

• Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle dans les domaines de la passation des marchés ainsi que de la gestion financière et budgétaire au sein d’organisations internationales ou multinationales ;
• Démontrer une connaissance du Règlement financier, des procédures administratives, du Code des marchés et du Règlement du personnel de la CEDEAO ;
• Avoir les connaissances et les compétences techniques nécessaires à la consolidation des états financiers en vue de leur inclusion dans les états financiers de la Communauté destinés à être audités ; et être capable de répondre aux observations issues des audits internes et externes ;
• Faire preuve d’une connaissance approfondie des pratiques, politiques et procédures de gestion de trésorerie ; et être capable de formuler des recommandations appropriées visant à améliorer leur exactitude, leur sécurité, leur rapidité et leur efficacité.

AGE LIMITE :

Au plus 45 ans. Cette provision ne s’applique pas aux candidats internes

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

• Disposer d’une capacité avérée à persuader/influencer les autres afin de prendre en considération un point de vue donné, d’adopter une nouvelle idée ou de mettre en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques.
• Être apte à diriger une petite équipe de stagiaires/d’employés débutants et à lui insuffler un esprit d’équipe de manière à mobiliser les employés et à réaliser un ensemble bien défini d’activités.
• Être en mesure de respecter la hiérarchie comme il convient.
• Être capable de résoudre les problèmes qui se posent avec un minimum de directives et/ou de recommander et d’expliquer des solutions ou des alternatives pour approbation.
• Être en mesure de se référer au Code de déontologie de la CEDEAO pour sa propre gouverne ainsi que pour gérer les autres, les informations et les ressources.
• Être capable d’encadrer les autres et de créer des boucles de rétroactions avec les superviseurs hiérarchiques, les collègues et les employés temporaires afin de nouer de solides relations de travail et d’améliorer les performances.
• Contribuer au maintien des objectifs et des normes de performance de l’unité organisationnelle.
• Avoir un bon sens des relations interpersonnelles et être capable de tenir les clients informés des progrès ou des revers des projets en ce qui concerne le calendrier, la qualité et la quantité.
• Être apte à interagir de manière proactive avec les clients et à nouer de solides relations de confiance fondées sur le respect mutuel et des discussions régulières.
• Être à même d’établir et de maintenir une crédibilité professionnelle auprès des clients/parties prenantes de sorte à anticiper leurs besoins, à atténuer les problèmes et à trouver un juste équilibre entre les obligations professionnelles et la nécessité d’être sensible et réceptif à leurs besoins.
• Être en mesure de fournir des conseils, des avis, des orientations et de guider d’autres personnes sur des questions relatives aux responsabilités assignées en matière de service à la clientèle et aux normes de service à la clientèle établies.
• Faire preuve de respect pour les différences culturelles, d’équité et de capacité à nouer de bonnes relations avec des personnes d’origines, de nationalités, de genres, d’ethnies, de races et de religions différents.
• Avoir une bonne compréhension des différentes perceptions culturelles, en particulier en Afrique de l’Ouest, et être sensible aux différences entre les groupes ; être capable de remettre en question les préjugés et de faire preuve de tolérance et d’empathie.
• Être à même de pratiquer une écoute active, de prendre en compte les préoccupations des autres et de faire preuve de discernement, de tact et de diplomatie.
• Être capable de travailler dans un environnement interactif diversifié et inclusif qui tire parti de la diversité des forces.
• Être capable d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail, et en assumer la responsabilité.
• Être capable d’encourager les gens, de leurs donner les moyens d’agir et de les défendre de manière impartiale et transparente.
• Avoir une bonne connaissance des institutions, des secteurs, des programmes et des politiques de la CEDEAO.
• Avoir une bonne connaissance des exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, de projets, de services et de systèmes, afin d’accomplir les tâches assignées et d’atteindre les objectifs de performance.
• Posséder une bonne connaissance des règles et procédures de la CEDEAO liées aux responsabilités assignées et être capable de fournir des explications claires sur celles-ci à d’autres personnes.
• Avoir une bonne connaissance de la culture, des structures et des questions de performance et des priorités de la CEDEAO ayant un impact sur les responsabilités attribuées.
• Avoir une bonne connaissance des tendances, des indicateurs, des défis et des opportunités en matière de développement des États membres dans le cadre du projet/programme relevant de son poste.
• Être en mesure d’étudier des données/informations provenant de diverses sources, d’identifier les anomalies, les tendances et les problèmes, de présenter les résultats et de formuler des recommandations.
• Être capable de décomposer les problèmes ou les processus en éléments clés afin d’identifier et de combler les lacunes en matière de service, d’assurance de la qualité, de conformité et d’objectifs de performance.
• Posséder des connaissances sur les techniques permettant de générer des idées créatives et de nouvelles approches pour atteindre les objectifs, et être capable de les mettre en œuvre.
• Être apte à utiliser les données probantes et la recherche pour orienter les politiques et les programmes et identifier les sources d’information pertinentes et appropriées, notamment les parties prenantes, les institutions régionales et/ou les comités internes.
• Faire preuve de compétences informatiques opérationnelles en utilisant les outils appropriés.
• Être capable d’utiliser judicieusement des graphiques et des tableaux pour présenter des données numériques de manière efficace, de rédiger des rapports/propositions techniques semi-complexes et d’éditer/contrôler des modèles, des lettres, etc.
• Être à même de transmettre des informations de manière claire, concise et structurée, aussi bien par écrit qu’à l’oral,
• Faire preuve de compétences interpersonnelles, faire des présentations, exprimer des opinions et débattre d’idées avec d’autres personnes de manière constructive.
• Avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).
• S’exprimer couramment, à l’oral et à l’écrit, dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (Anglais, Français et Portugais). La connaissance d’une autre langue constitue un atout supplémentaire.
• Être capable d’élaborer un plan d’action individuel visant à atteindre des objectifs de travail spécifiques et de le mettre en œuvre.
• Identifier, organiser et contrôler les tâches tout au long du processus pour en faciliter l’exécution.
• Être capable de contribuer à des projets et/ou de les conduire conformément aux normes et techniques acceptées de gestion de projets, de coordonner les contributions d’autres personnes afin de fixer les délais et de les tenir.
• Être capable d’organiser le travail, de définir des priorités et de travailler dans le respect des délais, en prêtant attention aux détails, aux parties prenantes, aux indicateurs et aux risques.

·       Être en mesure d’identifier, de collecter et d’évaluer des indicateurs afin de contrôler les performances et de prendre des mesures correctives proactives, le cas échéant.