Applications should be sent to/ Les candidatures devront être envoyées à l’adresse / As candidaturas devem ser submetidas para : b60diradminfingiaba@ecowas.int

APERÇU DU RÔLE

Sous l’autorité du Directeur Général, le Directeur de l’Administration et des Finances (DAF) assure le leadership et la gestion des principaux secteurs techniques d’activités relevant de ses domaines de responsabilité et qui sont d’une importance considérable pour l’accomplissement des missions du GIABA/CCDG.

Le DAF sera chargé d’interpréter les grandes visions et les orientations des politiques, ainsi que d’élaborer et de gérer les buts et objectifs pour répondre au mandat de l’Institution et de la CEDEAO de façon générale.  Il/elle veillera au strict respect des politiques et règlements de la CEDEAO relatifs aux domaines relevant de sa compétence.

Le Directeur sera responsable de la conception, de la formulation et de la mise en œuvre d’un cadre intégré de politiques administratives, financières et de ressources humaines pour permettre au GIABA et au CCDG d’accomplir leurs missions.

Il/elle sera responsable de la coordination des activités financières, administratives et de ressources humaines de l’Institution et de l’Agence.  Il/elle donnera des orientations dans la préparation, la mise en œuvre, le suivi et l’élaboration de rapports sur le budget annuel de l’institution et il/elle assurera le strict respect du budget et assurera le suivi de l’utilisation de toutes les allocations budgétaires.

Prodiguer des conseils techniques à toutes les autres directions et aux membres du personnel sur les questions financières, administratives et de ressources humaines.  Assurer la sécurité du personnel et des biens grâce à une gestion efficace de la Division Administrative qui comprend la gestion des infrastructures/installations, les ressources humaines, l’informatique et les services de sécurité.

Définir une vision et élaborer des stratégies pour sa Direction directement en lien avec les buts et objectifs de l’Institution.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS :

·       Diriger les activités des membres du personnel de la Direction, comprenant le personnel professionnel et des services généraux. Il ou elle devra utiliser un éventail de compétences managériales pour s’assurer que les membres du personnel de la Direction travaillent de manière efficace et efficiente et qu’ils réalisent des résultats réguliers nécessaires avec une qualité appréciable et en temps opportun.

·       Planifier les objectifs annuels, les buts, les activités et le budget relatifs aux plans généraux du GIABA/CCDG ; mesurer et suivre la réalisation des objectifs ; négocier les ajustements appropriés aux objectifs et aux budgets.

·       Mettre en œuvre la budgétisation basée sur la performance au sein de la Direction. Organiser la Direction de manière efficace avec des lignes de reporting claires, une bureaucratie minimale et une délégation optimale d’autorité.

·       Assurer une gestion efficace et efficiente des ressources financières mises à la disposition de l’institution.

·       Collaborer avec les Directions pertinentes pour s’assurer que des services efficaces et efficients sont fournis, tels que le recrutement, la mise en œuvre des décisions de performance, les promotions et les questions connexes.

·       Définir des normes de travail et concevoir des mécanismes pour suivre les réalisations du personnel et s’assurer que les normes sont maintenues et les délais respectés sans compromettre la qualité du travail.

·       Gérer le système de définition de la planification et de standardisation de la performance individuelle grâce aux systèmes disponibles de planification et d’évaluation de la performance.

·       Fournir aux subordonnés directs un retour d’information régulier et rapide sur les performances.

·       Assurer de façon active le développement du personnel pour garantir que les compétences sont développées de manière à correspondre aux plans, aux objectifs et aux structures existantes.

·       Le DAF orientera, supervisera, encadrera et servira de mentor au personnel des trois divisions de la Direction et apportera un appui technique à toutes les autres Directions et aux membres du personnel en matière d’administration, de finances et de ressources humaines. Il/elle donnera des orientations dans la préparation du budget annuel de l’Institution.

·       Coordonner la gestion administrative et financière de l’Institution, sous le leadership du Chef de l’Institution et conformément aux Règles et Règlements de la CEDEAO.

·       Coordonner la préparation du projet et de la version finale du budget annuel de l’Institution.

·       Coordonner les différentes tâches et responsabilités administratives relatives aux Ressources Humaines, aux Finances, aux Conférences, aux Langues, à la Passation des Marchés, aux Technologies de l’Information, à la Gestion des Infrastructures/Installations et des Transports, aux Assurances et à l’Administration et aux Services Généraux, sous l’autorité du Directeur Général et dans les conditions qui peuvent être déterminées par les règlements pertinents.

·       Veiller au respect du Règlement Financier, du Règlement du Personnel, du Code des Marchés révisé de la CEDEAO et de toutes les autres politiques et règlements pertinents.

·       Gérer, assurer le suivi et justifier l’utilisation des comptes de l’Institution.  (Tous les comptes bancaires ne peuvent être opérés qu’avec l’autorisation préalable du Directeur Général et doivent être au nom de l’Institution).

·       Il/elle est seul(e) administrativement et juridiquement responsable de tous les fonds, avoirs et chéquiers placés sous le contrôle de la Direction.

·       Assurer financièrement la responsabilité de toutes les opérations du GIABA/CCDG, et être également responsable de la conservation des registres comptables de l’Institution.

·       Cosignataire de tous les chèques tirés sur les comptes bancaires du GIABA/CCDG.

·       Tenir les registres de tous les fonds et actifs sous la forme approuvée par le Règlement Financier de la CEDEAO.

·       Assurer la préparation des rapports périodiques de gestion prévus par le Règlement Financier de la CEDEAO.

·       Assurer la préparation des états financiers annuels

·       Assurer l’audit annuel des états financiers

·       Veiller à la mise en place d’une politique saine de gestion des ressources humaines.

·       Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le chef de l’Institution.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Master (ou équivalent) en Comptabilité et Finance, en Administration des Affaires (MBA), en Administration Publique, en Economie ou dans une discipline similaire d’une université reconnue.

·       12 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la gestion des opérations financières et budgétaires, l’administration, la gestion financière ou un domaine connexe, dont 06 années d’expérience professionnelle internationale pertinente et 05 années à un niveau de supervision ;

·       connaissance des Normes comptables internationales du secteur public (IPSAS), de la budgétisation et de l’innovation en phase avec la réforme des finances publiques ; compétences en gestion financière/budgétaire et sens des affaires ;

·       Capacité professionnelle démontrée et a démontré et maîtrise des principes, techniques et pratiques relatifs à un ou plusieurs services spécialisés dans un large éventail de domaines des ressources humaines, des finances, de l’informatique, de la communication en matière de passation des marchés, des conférences, de la gestion des documents et de l’administration générale dans une institution internationale et/ou du secteur public ;

·       connaissance des principes et pratiques financiers et budgétaires, de l’élaboration du budget et de l’administration financière des ressources et capacité à élaborer des politiques budgétaires, à formuler de nouvelles stratégies/politiques/programmes et des approches techniques des questions budgétaires, des procédures et de la commande publique.

 AGE LIMITE :

Au plus 50 ans. Cette provision ne s’applique pas aux candidats internes

COMPÉTENCES CLÉS DE LA CEDEAO

·       Expérience comme cadre supérieur dans la conclusion de partenariats stratégiques, la collaboration et l’obtention d’un consensus avec de multiples parties prenantes internes et/ou externes sur des questions complexes au sein d’une organisation gouvernementale ou internationale pluridisciplinaire.

·       Connaissance du mandat, du plan stratégique/des priorités de la CEDEAO ainsi que de la situation/des tendances économiques, politiques et sociales des États membres, dans le cadre de sa sphère d’activités.

·       Cohérence dans les actions, les valeurs, les méthodes, la confidentialité, l’éthique, les mesures, les principes, les attentes et les résultats qui dénotent un engagement profond à faire la bonne chose pour la bonne raison, quelles qu’en soient les circonstances.

·       Capacité à définir et à entretenir des relations de travail efficaces avec les Chefs d’Institutions, les élus et les statutaires pour faciliter le respect des règles, renforcer l’interaction, résoudre les conflits et obtenir un appui en vue du changement.

·       Capacité à respecter la chaîne de commandement de manière appropriée.

·       Capacité à promouvoir une culture dans laquelle les gens se tiennent personnellement responsables des résultats.

·       Capacité à assurer la gestion du leadership et la supervision technique de toutes les activités du projet et des livrables du programme, conformément aux pratiques et normes juridiques et administratives de la CEDEAO.

·       Capacité à effectuer des évaluations périodiques des performances des membres du personnel conformément au système de gestion des performances de la CEDEAO et à mentorer les membres du personnel pour s’assurer des niveaux élevés de motivation, d’engagement, de capacité et de travail d’équipe.

·       Capacité à superviser la gestion de projet, les contrôles internes et la gestion des ressources financières et à régler les problèmes de manière confiante et compétente tout en prenant des décisions qui illustrent une prise de décision impartiale et non partisane.

·       Capacité à faire preuve d’initiative et d’ingéniosité nécessaires pour répondre simultanément à divers besoins des parties prenantes, mener à bien plusieurs tâches et obtenir des résultats positifs.

·       Capacité à créer des synergies avec des groupes de clients et d’autres pour atteindre des objectifs en matière de définition et de suivi des normes et des indicateurs de service.

·       Capacité à motiver les autres et à les inciter à promouvoir ou à adopter les bonnes pratiques en matière de services à la clientèle.

·       Capacité à identifier et à améliorer les services et les interactions avec les clients grâce à des réseaux appropriés et à créer des moyens innovants pour y répondre de manière responsable et transparente.

·       Connaissance de l’environnement réglementaire anti-discrimination/des droits humains et capacité à promouvoir des stratégies visant à promouvoir un environnement de travail inclusif et une organisation saine, respectueuse de la diversité culturelle et de l’égalité des genres et exempte de harcèlement et de discrimination.

·       Compréhension des divers points de vue culturels, particulièrement d’Afrique de l’Ouest, sensibilité aux différences de groupe et aux questions de genre et capacité à contribuer, à défendre et/ou à élaborer des politiques sensibles au genre et adaptées à diverses cultures.

·       Capacité à promouvoir un environnement de travail interactif diversifié et inclusif capable de réunir efficacement un large éventail d’idées et d’expériences pour résoudre des problèmes, développer des projets/programmes et améliorer les résultats.

·       Capacité et responsabilité à intégrer les perspectives genre et à assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail ;

·       Capacité à rester objectif dans la gestion des conflits, quelles que soient les différences culturelles/positions et les différences de genre, et à encourager les autres membres du personnel à surmonter les préjugés et les différences culturelles et de genre.

·       Compréhension de la structure organisationnelle de la CEDEAO, de la culture et de la dynamique du lieu de travail.

·       Capacité à appliquer les connaissances du cadre juridique, des priorités stratégiques et des normes opérationnelles de la CEDEAO pour élaborer/moderniser des politiques et des programmes et/ou pour mettre en œuvre des politiques et des programmes de manière pérenne et efficace.

·       Un sens aigu des affaires sociales et de la politique, démontrant un engagement fort envers la vision et le mandat de la CEDEAO, associé à une vaste connaissance des situations et des tendances économiques, politiques et sociales dans les États membres.

·       Bon jugement et compétences décisionnelles sur les questions relatives à la conception des politiques et des stratégies importantes pour la réalisation du mandat de la CEDEAO et l’amélioration des résultats pour les États membres.

·       Capacité à analyser les rapports ainsi que les dynamiques socio-économiques et institutionnelles et à reconnaître les domaines d’obstacles ou de défis potentiels ainsi qu’à développer des solutions ou des alternatives innovantes pour surmonter les obstacles et atteindre les priorités stratégiques/opérationnelles.

·       Capacité à anticiper et interpréter les effets des changements environnementaux (sociaux, économiques et politiques), ainsi que leur impact et à faire des recommandations.

·       Capacité à identifier/prendre en charge les forces et les faiblesses, à stimuler la créativité, à réduire la résistance au changement et à améliorer la réalisation des objectifs stratégiques.

·       Capacité à prendre des décisions prudentes en matière de gestion des ressources humaines, financières et matérielles.

·       Capacité à écouter activement et à comprendre les points de vue des autres pour faire des affirmations, des décisions ou des recommandations éclairées.

·       Capacité à nouer de multiples relations de collaboration externes pour appuyer les objectifs stratégiques et opérationnels ; identifier les problématiques clés et accueillir les acteurs clés avec des plans de communication et de gestion des parties prenantes bien pensés.

·       Capacité à communiquer avec clarté et conviction, à faire des présentations convaincantes qui favorisent de nouvelles perspectives, idées et approches et une meilleure compréhension des questions et des défis.

·       Faire preuve de compétences d’écoute active pour encourager une communication plus forte entre les membres de l’équipe, pour montrer de l’attention et leur faire sentir valorisés et pour stimuler l’engagement des employés dans toutes les institutions et agences.

·       Excellentes compétences en négociation et en gestion des conflits axées sur l’établissement et l’entretien de relations efficaces et collaboratives.

·       Maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).

·       Maîtrise de l’expression orale et écrite dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance d’une autre langue serait un avantage supplémentaire.

·       Capacité à préparer des plans, à fixer des objectifs clairs de manière cohérente et à superviser efficacement les pratiques de gestion du rendement pour s’assurer que les objectifs et les normes sont respectés.

·       Capacité à fixer des objectifs/résultats effectifs/efficaces et à gérer le changement d’une manière qui démontre la résilience, le sang-froid et une attitude positive dans un environnement d’incertitude et d’ambiguïté.

·       Capacité à permettre le développement des talents organisationnels et individuels tout au long de la mise en œuvre de plans stratégiques, opérationnels, de programmes, de projets et individuels.

·       Capacité à mettre en œuvre des plans, à mobiliser/impliquer des personnes, à identifier les facteurs cruciaux de succès, à juguler les risques, à suivre les indicateurs et les retours d’information, à initier des mesures correctives et à renforcer les capacités de pérennisation.

·       Capacité à mettre en place des pratiques rigoureuses de suivi et d’évaluation et à tirer les leçons des échecs et des erreurs pour assurer une amélioration continue.