La Communauté économique des États de l’Afrique de l’Ouest (CEDEAO), à travers son Service du registre relevant de la Direction de l’Administration et des Services généraux, a organisé un atelier de renforcement des capacités sur la gestion des archives et de l’information du 15 au 17 septembre 2025 au Zuma Resort, à Abuja, au Nigéria.

L’atelier a réuni des agents de la CEDEAO issus des départements et unités chargés de la production et de la gestion des documents officiels. Les trois jours de formation ont porté sur l’amélioration des processus institutionnels liés à la gestion, la classification, le stockage et la protection des archives, conformément aux exigences légales et réglementaires en vigueur.

La formation a été animée par le Professeur Michael Ikupolati, de Global Intellectual Consult Ltd, et son équipe, qui ont abordé des thématiques telles que la gouvernance des archives, le cycle de vie de l’information, la gestion électronique des documents, la sécurité de l’information, la reprise après sinistre, ainsi que les politiques et cadres juridiques.

Les participants ont été initiés à des approches pratiques pour organiser les archives, utiliser les technologies de l’information et de la communication (TIC), et mettre en place des systèmes sécurisés afin de protéger les données contre les menaces cybernétiques. Les sessions ont également insisté sur la planification de la reprise après sinistre, les processus de transfert sécurisé de fichiers et les stratégies de migration des données pour éviter toute perte ou détérioration d’archives essentielles.

L’atelier a couvert l’ensemble du cycle de vie de l’information — de la création et l’acquisition à la conservation, l’utilisation, l’archivage et l’élimination — tout en soulignant l’importance de la responsabilité, de l’intégrité, de l’accessibilité, de la conformité et de la sécurité dans la gestion institutionnelle des documents.

Parmi les défis identifiés figuraient la surcharge des systèmes, l’évolution rapide des technologies et le manque d’expertise technique. Des solutions ont été proposées, notamment l’élaboration de procédures documentées, la mise en place de pistes d’audit, la formation continue du personnel et des mesures de conservation pour renforcer le système de gestion des archives de la CEDEAO.

Cet atelier a permis de renforcer les compétences des participants en matière de gestion efficace des archives, garantissant un accès rapide à des données fiables et la protection des documents institutionnels conformément aux normes de la CEDEAO.