UC56,591.37 / USD 89,289.87

Date limite de soumission des candidatures: 15 mai 2024

APERÇU DU POSTE :

Sous la supervision du Chargé du Soutien Administratif, le/la titulaire du poste supervise les activités du Service courrier. Il s’agit principalement de la tenue de dossiers et de la gestion des services de courrier et de messagerie, notamment la supervision du système d’archivage, le respect des politiques de conservation des documents et la facilitation de la recherche d’informations en cas de besoin. Le/la Chargé(e) du Service courrier joue un rôle clé dans le maintien d’un système d’archivage organisé et accessible.

RÔLES ET RESPONSABILITES

• Concevoir et mettre en œuvre des systèmes d’archivage efficaces pour les documents physiques et électroniques.
• Classer, archiver et conserver les documents conformément aux procédures établies et aux politiques de conservation des documents.
• Superviser les activités de la salle du courrier, y compris le tri et la distribution du courrier entrant et sortant.
• Faciliter la récupération en temps utile des documents et des dossiers demandés par le personnel autorisé.
• Maintenir un système de classement organisé afin de permettre un accès sans délai et précis à l’information.
• Protéger les informations confidentielles et sensibles grâce à un stockage sécurisé et à des contrôles d’accès.
• Mettre en œuvre des mesures de sécurité permettant de protéger les documents contre les accès non autorisés, les dommages ou les pertes.
• En collaboration avec le Département des Ressources Humaines, former le personnel à la bonne manipulation des documents, aux procédures de classement et aux meilleures pratiques d’archivage.
• Sensibiliser l’ensemble de l’Organisation à l’importance d’une tenue de dossiers précise et organisée
• Effectuer des audits réguliers du système d’archivage afin de garantir le respect des normes.
• Mettre en œuvre des mesures d’assurance qualité en vue de maintenir l’intégrité des dossiers.
• Collaborer avec d’autres services pour rationaliser les flux de documents et le partage d’informations.
• Travailler en étroite collaboration avec les services informatiques et les parties prenantes concernées afin d’assurer l’intégration transparente des systèmes de gestion des documents électroniques.
• Veiller à l’exactitude et à l’exhaustivité des documents avant de les classer.
• Établir et appliquer des procédures de contrôle des documents afin de suivre les révisions et les mises à jour.
• Organiser les expéditions sortantes.
• Veiller à ce que tous les courriers entrants et sortants soient enregistrés avec précision.
• Organiser l’expédition/la distribution du courrier en temps utile.
•  Organiser l’enlèvement des colis.
• Vérifier et soumettre les factures liées à la messagerie pour un paiement rapide.
• Proposer de nouvelles approches pour une prestation de services efficace.
• Effectuer d’autres tâches qui pourraient lui être confiée.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

• Être titulaire d’un diplôme de Licence ou équivalent en Gestion de l’Information, Gestion des Archives, Administration Publique, Administration des Affaires, gestion ou domaine similaire.

• Justifier de cinq (5) ans d’expérience dans les fonctions de soutien au service courrier et de documentation.
• Une connaissance approfondie des règles et règlements de la CEDEAO en matière de contrôle et de limitation de la documentation.
• Avoir des connaissances avérées en matière de tenue de dossiers et de gestion des services de courrier et de messagerie.
• Une certification en gestion des archives ou dans un domaine connexe constitue un atout.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·       Capacité à persuader/influencer autrui à considérer un certain point de vue, à adopter une nouvelle idée ou à mettre en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques.

·       Être apte à diriger une équipe d’auditeurs à une formation/de subalternes et à insuffler un esprit d’équipe afin de mobiliser les employés et à réaliser un ensemble bien défini d’activités.

·       Démontrer la capacité à respecter la chaîne de commandement de manière appropriée.

·       Être capable de résoudre les problèmes qui se posent avec un minimum de directives et/ou de recommander et d’expliquer des solutions ou alternatives pour approbation.

·       Capacité à s’appuyer sur le code de déontologie pour se gérer, gérer les autres, gérer les informations et les ressources.

·       Capacité à encadrer autrui et à créer des boucles de rétroaction avec les superviseurs, les collègues et les subordonnés afin d’établir de solides relations de travail et d’améliorer les performances.

·       Contribuer au maintien des objectifs et normes de performance de l’unité organisationnelle.

·       Avoir le sens des relations interpersonnelles et être capable de tenir un client informé des progrès ou des difficultés d’un projet par rapport au calendrier, à la qualité et à la quantité.

·       Être capable d’interagir de manière proactive avec des clients et de nouer de solides relations de confiance fondées sur le respect mutuel et des discussions régulières.

·       Être capable d’établir et de maintenir une crédibilité professionnelle auprès des clients/partenaires d’une manière qui anticipe leurs besoins, atténue les problèmes et équilibre soigneusement les obligations professionnelles avec la nécessité d’être sensible et réceptif à leurs besoins.

·       Être capable de conseiller, d’informer, de consulter et de guider d’autres personnes sur des questions relatives aux responsabilités assignées en matière de service à la clientèle et aux normes de service à la clientèle établies.

·       Faire montre de respect pour les différences culturelles, d’équité et de sa capacité à nouer de bonnes relations avec les personnes d’origines, de nationalités, de sexes, d’ethnies, de races et de religions diverses.

·       Faire preuve de compréhension des divers points de vue culturels, en particulier en Afrique de l’Ouest, avec une sensibilité aux différences entre les groupes ; être capable de remettre en question les préjugés et de pratiquer la tolérance et faire montre d’empathie.

·       Avoir le sens de l’écoute active, de la prise en compte des préoccupations des individus et faire preuve de jugement, de tact et de diplomatie.

·       Être capable de travailler dans un environnement interactif diversifié et inclusif qui tire parti de forces diverses.

·       Être apte à intégrer les perspectives de genre et de garantir la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité et en assumer la responsabilité.

·       Être capable d’encourager les gens, de leurs donner les moyens d’agir et de les défendre de manière impartiale et transparente.

·       Avoir une bonne maîtrise des institutions, secteurs, programmes et politiques de la CEDEAO.

·       Avoir une bonne connaissance des exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, de projets, de services et de systèmes nécessaires à la réalisation des missions et à l’atteinte des objectifs de performance.

·       Avoir une bonne maîtrise des règles et procédures de la CEDEAO liées aux responsabilités assignées et être capable de les expliquer clairement aux autres.

·       Avoir une bonne maîtrise de la culture, des structures et des questions de performance de la CEDEAO et des priorités ayant un impact sur les responsabilités assignées.

·       Avoir une bonne maîtrise des tendances, des indicateurs, des défis et des opportunités de développement des États membres de la CEDEAO en relation avec le projet/programme assigné à son poste.

·       Être capable d’étudier des données/informations provenant de diverses sources, d’identifier des anomalies, des tendances et des problèmes, de présenter des conclusions et de formuler des recommandations.

·       Être capable de décomposer les problèmes ou les processus en composantes clés pour identifier et résoudre les lacunes en matière de service, d’assurance-qualité, de conformité et d’objectifs de performance.

·       Connaissance et aptitude à appliquer des techniques permettant de générer des idées créatives et de nouvelles approches pour atteindre les objectifs.

·       Capacité à utiliser des données probantes et des recherches pour éclairer les politiques et les programmes et à identifier les sources d’information pertinentes et appropriées, y compris les parties prenantes, les institutions régionales et/ou les comités internes.

·       Faire montre d’une maîtrise opérationnelle de l’outil informatique par l’utilisation des outils appropriés.

·       Savoir faire un usage judicieux des graphiques et des tableaux pour présenter efficacement des données numériques ; savoir rédiger des rapports/propositions techniques semi-complexes et réviser/contrôler des modèles, des lettres, etc.

·       Savoir transmettre des informations de manière claire et concise, de façon succincte et organisée, à l’écrit comme à l’oral.

·       Faire preuve de compétences interpersonnelles, faire des présentations, exprimer des opinions et débattre des idées avec les autres de manière constructive.

·       Avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).

·       S’exprimer couramment à l’oral et à l’écrit dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La maîtrise d’une autre langue constitue un atout.

·       Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre un plan d’action individuel pour atteindre des objectifs de travail spécifiques.

·       Assurer l’identification, l’organisation et le suivi des tâches de bout en bout pour en faciliter l’exécution.

·       Être capable de contribuer à des projets et/ou de les diriger conformément aux normes et techniques reconnues en matière de gestion de projet, de coordonner les contributions des autres afin de fixer et de respecter les délais.

·       Être capable d’organiser le travail, de fixer des priorités et de tenir les délais, en prêtant attention aux détails, aux parties prenantes, aux indicateurs et aux risques.

·       Capacité à identifier, collecter et évaluer des indicateurs pour contrôler les performances et prendre des mesures correctives proactives si nécessaire.