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ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

ORGANISATION OUEST AFRICAINE DE LA SANTE (OOAS)

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SOLLICITATION DE MANIFESTATIONS D’INTERET

(Services de Consultation Individuelle)

Référence N°FM/TEND/AMI/2016/011/bk

 

Pour l’Appui à la Gestion des :

Projet Régional de renforcement des capacités en Surveillance des Maladies et Riposte (WARDS)

Projet Régional pour le Renforcement des Systèmes de Surveillance des Maladies (REDISSE)

Projet Autonomisation des Femmes et Dividende Démographique au Sahel (SWEDD)

Projet Paludisme et Maladies Tropicales Négligées au Sahel (P/MTN)

 

 

 

Novembre 2016

 

POSTE : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

 

 

Introduction

 

L’Organisation Ouest Africaine de la Santé (OOAS) est l’institution spécialisée de la CEDEAO en charge des questions de santé, ayant pour mandat d’offrir le niveau le plus élevé en matière de prestation de soins de santé aux populations de la sous-région. Les maladies transmissibles et non transmissibles sont les principales causes de morbidité et de mortalité dans la région. Par conséquent, la lutte contre les maladies et la prévention des épidémies comptent parmi les priorités des 15 pays de l’espace CEDEAO et sont au cœur des activités de l’OOAS.

La Banque Mondiale a accordé des subventions à la CEDEAO pour la mise en œuvre par l’OOAS de plusieurs projets (WARDS, REDISSE, SWEDD et P/MTN) dans le secteur de la santé.

 

C’est dans le cadre de l’exécution desdits projets que L’OOAS souhaite recruter un Assistant Administratif ayant les qualifications et expériences requises.

 

But Principal de la mission

 

L’assistant administratif est chargé d’assister le Coordonnateur Général dans la gestion administrative quotidienne des différents projets  sur financement  de la Banque Mondiale.

 

 

 

Tâches et responsabilités

 

Sous la supervision du Coordonnateur général de l’Unité de Gestion des Projets (UGP), l’Assistant Administratif est responsable de l’exécution des activités administratives de routine telles que la rédaction de correspondances, les formalités de voyage pour le personnel et les visiteurs, de concert avec le service des voyages de l’OOAS, la gestion des fournitures de bureau, la gestion de l’entretien de routine des bureaux et des services utilitaires. De manière spécifique, il ou elle aura à :

  • Préparer les correspondances et assurer leur expédition et leur suivi, le cas échéant ;
  • Assurer la gestion et la fourniture du matériel de bureau ;
  • Aider à faire le suivi des déplacements des membres du personnel ;
  • Aider à faire le suivi des polices d’assurance ;
  • Développer un fichier Excel pour le suivi régulier de l’ensemble des équipements octroyés aux pays et autres partenaires ;
  • Mettre en place un système de maintenance des équipements et fournitures de bureau achetés par les fonds du Projet. ;
  • Tenir à jour la base de données des Prestataires de services ;
  • Assurer les formalités de voyage pour le personnel et les visiteurs, en collaboration avec le service des voyages de l’OOAS ;
  • Mettre en place un système de classement électronique et manuel pour faciliter l’archivage et l’extraction d’informations et de documents ;
  • Fournir des informations et des réponses aux questions et autres requêtes des autres membres du personnel;
  • Aider le personnel du projet pour la finalisation de toutes les correspondances officielles et de tous les rapports ;
  • Aider à la préparation des ateliers et des réunions ;
  • Faire de façon régulière le point des principales activités et la situation des équipements, des contrats et des fournitures de bureau;
  • Exécuter toutes autres tâches assignées par la hiérarchie.

 

 

Qualifications, expériences et compétences requises

 

  • Avoir une licence en Administration, Secrétariat ou tout autre diplôme équivalent ;
  • Avoir au moins six ans d’expérience professionnelle en Administration ou autres fonctions connexes ;
  • Avoir la maîtrise de l’outil informatique et une bonne connaissance des applications Microsoft Office (en particulier Word, Excel et PowerPoint) ;
  • Être bienveillant, serviable, dynamique et disposé à travailler au sein d’une équipe très motivée et très active;
  • Avoir de bonnes aptitudes en communication orale, une bonne capacité rédactionnelle, le sens de l’organisation, être proactif et discret ;
  • Pouvoir maintenir de bonnes relations interpersonnelles ;
  • Avoir une parfaite maîtrise (écrite et orale) du Français et de l’une des deux autres langues officielles de la CEDEAO que sont l’Anglais et le Portugais. Une connaissance pratique d’une troisième langue officielle serait un atout.

 

 

 

 

 

Durée, lieu d’affectation et nature du poste

 

Il s’agit d’un poste de consultant au sein de l’UGP de l’OOAS, financé par la Banque Mondiale. La durée du contrat est d’un (1) an, sous réserve d’une période probatoire d’un (1) mois, et peut être renouvelée suivant la disponibilité des fonds du projet. La rémunération salariale est attrayante.

 

Le lieu d’affectation de l’Assistant Administratif est le siège de l’OOAS à Bobo-Dioulasso au BURKINA FASO. Il ou elle effectuera des missions dans les pays membres de la CEDEAO, si nécessaire.

 

Les consultants intéressés par le présent avis sont invités à manifester leur intérêt. Ils ou elles doivent fournir des informations attestant des qualifications et compétences requises (Lettre de motivation indiquant le poste, un curriculum vitae détaillé, y compris la description de missions et expériences similaires, et copies des documents justificatifs).

 

Le consultant requis sera sélectionné conformément aux procédures de sélection de consultants individuels définies dans les Directives: Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale; (édition de janvier 2011, version révisée en juillet 2014) disponible sur le site web de la Banque Mondiale http://www.worldbank.org

 

 

Information, délai et lieu de dépôt des manifestations

 

Des informations supplémentaires peuvent être obtenues aux heures suivantes :

Lundi-Vendredi 08h00 – 16h00 GMT auprès de la personne ressource à l’OOAS à l’adresse ci-dessous:

Lalaissa AMOUKOU

Téléphone: (226) 20 97 57 75 / 20 97 00 97

Fax: (226) 20 97 57 72

E-mail: lamoukou@wahooas.org

 

Les Consultants individuels intéressés et ayant les qualifications requises sont invités à manifester leur intérêt en soumettant leur dossier (en personne, par courrier ou e-mail) à l’adresse ci-dessous:

 

Dr Xavier CRESPIN

Directeur Général

Organisation Ouest Africaine de la Santé

01 BP 153 Bobo-Dioulasso 01

Burkina Faso

Email: wahooas@wahooas.org; offres@wahooas.org

 

L’angle supérieur droit de l’enveloppe ou l’objet de l’e-mail doivent indiquer le poste de la manifestation d’intérêt. La date limite pour la réception des dossiers est le 08 décembre 2016 à 11H00 GMT.

 

L’OOAS ou la Banque Mondiale ne sauraient être tenues responsables des coûts ou autres dépenses engagés par le Consultant individuel dans le cadre de la préparation ou de la soumission de la manifestation d’intérêt.

 

 

 

 

Dr Xavier CRESPIN

Directeur Général

 

 

 

 

 

Duration, Duty Station and Nature of Appointment

 

This is a World Bank- funded Consultancy position under WAHO’s PMU. The Administrative Assistant will be appointed for one (1) year subject to a three (3) month probationary period. The contract may be renewed based on performance and availability of funds. Attractive consolidated remuneration packages will be paid.

 

The Administrative Assistant will be based at WAHO Headquarters in Bobo- Dioulasso, Burkina Faso, but will travel across the ECOWAS region as required;

 

WAHO now invites qualified individuals to indicate their interest in providing the services. They should provide information that they have the required qualifications and relevant experience to perform the services (Cover letter indicating which of the above positions applied, detailed Curriculum Vitae – including description of past similar assignments, and experience – and copies of supporting documents).

 

The desired consultant will be selected in accordance with the procedures for the selection of individual consultants as set out in the World Bank’s Guidelines: Selection and Employment of Consultants by the World Bank Borrowers (ed. January 2011, revised in July 2014) available on the World Bank web site http://www.worldbank.org

 

 

Information, Deadline and Address for Submission of Applications

 

Further information may be obtained during work hours:

From Monday to Friday 08:00 to 16:00 from the Resource Person at the Address below:

Lalaissa AMOUKOU

Telephone: (226) 20 97 57 75 / 20 97 00 97

Fax: (226) 20 97 57 72

E-mail: lamoukou@wahooas.org

 

Interested and qualified individual Consultants should express their interest by submitting their application (in person, by mail or email) to the address below:

 

Dr. Xavier CRESPIN

Director General

West African Health Organisation

01 BP 153 Bobo-Dioulasso 01

BURKINA FASO

Email: wahooas@wahooas.org; offres@wahooas.org

 

The right corner of the envelope or the subject of the email must indicate the position applied. The deadline for receipt of applications is 08 December 2016 at 11:00 hours GMT.

 

WAHO or the World Bank will not be responsible for any costs or expenses incurred by the individual consultant in connection with the preparation or submission of the EOI.

 

 

 

 

Dr. Xavier CRESPIN

Director General

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